Der SAP Business Partner wurde in der Vergangenheit in SAP ERP-Systemen nur selten genutzt. Stattdessen sind dort typischerweise Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) als separate Stammdatentöpfe im Einsatz. Als Klammer um Lieferanten und Kunden sind im Business Partner Grunddaten wie Name, Adresse, Steuernummer und Bankverbindung gepflegt. Je nach zugeordneter Rolle kann der Business Partner dann als Lieferant und/oder als Kunde verwendet werden.
Mit SAP S/4HANA macht SAP nun die Nutzung des SAP Business Partner zur Pflicht. Die Einführung des SAP Business Partner muss hierbei bereits vor der Systemumstellung auf SAP S/4HANA erfolgt sein. Vor diesem Hintergrund machen sich zahlreiche Unternehmen aktuell Gedanken zum Vorgehen bei der Einführung des SAP Business Partner.
In den folgenden Abschnitten sind die wichtigsten Best Practices aus bisherigen SAP Business Partner-Projekten zusammengefasst.
Der technischen Umsetzung sollte eine fachliche Definition des Geschäftspartners vorausgehen. Sinnvoll ist, die unterschiedlichen Anwendungsfälle im Unternehmen zu definieren, zu visualisieren und mit Beispielen zu hinterlegen. Ebenfalls zu betrachten ist die Nutzung von Geschäftspartner-Hierarchien, die beispielsweise im Reporting großen Mehrwert bringen.
Häufig findet man eine große Anzahl an (teilweise redundanten) Kontengruppen in den ERP-Systemen vor. Die Umstellung auf den SAP Business Partner bietet die Chance, diese oft historisch gewachsenen Konstrukte zu verschlanken. Dadurch wird die Pflege für die Endanwender wesentlich vereinfacht und die Akzeptanz für den SAP-Geschäftspartner erhöht.
Wenn es an die konkrete Umsetzung des Customizings geht, erscheint es naheliegend, jede Debitoren- bzw. Kreditorenkontengruppe auch als Geschäftspartner-Gruppe anzulegen. Die Customizing-Modelle des SAP Geschäftspartners sind aber nicht direkt vergleichbar. Der SAP-Geschäftspartner hat ein mehrstufiges Customizing, basierend auf Typ, Gruppe und Geschäftspartner-Rolle. Die Nutzung dieser Gruppierungsmerkmale muss daher in einem Geschäftspartner-Customizing-Konzept erarbeitet werden. Andernfalls „verbaut“ man sich unter Umständen eine Zusammenführung von Kunden und Lieferanten sowie die Nutzung neuerer Konzepte in SAP S/4HANA.
Die Einbindung von Datenqualitäts-Funktionalitäten in die Business Partner-Pflege kann die Qualität der Stammdaten nachhaltig erhöhen. Beispiele hierfür sind:
Gleichzeitig wird die Akzeptanz durch den Anwender erhöht – wenn beispielsweise durch regelbasierte Vervollständigung von Feldern die Anzahl der manuellen Eingaben reduziert wird.
Im Zuge der Umstellung ist teilweise ein Daten-Cleansing bzw. eine Datenharmonisierung erforderlich – hierfür muss ausreichend Zeit auch im Business eingeplant werden. Weiterhin können aus der Einführung auch prozessuale Änderungen resultieren. So erfordert beispielsweise die Zusammenführung von Kunde und Lieferant eine engere Abstimmung zwischen Vertrieb und Einkauf in Bezug auf die Pflege von Geschäftspartner-Daten.
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