Agil zum Ziel

Agiles Projektmanagement bietet in vielen Fällen eine wertvolle Alternative zum traditionellen, planungsorientierten Vorgehen nach dem Wasserfallmodell. Es macht das Steuern von Projekten und Prozessen dynamisch und flexibel. So lassen sich beispielsweise Änderungen mit Blick auf den Leistungsumfang schnell umsetzen. Das agile Projektmanagement hebt die positiven Aspekte einer geringen Planungs- und Führungsintensität hervor: schnelle Umsetzung, enorme Anpassungsfähigkeit und große Eigenverantwortlichkeit.

Flexibel entwickeln

Die hohe Innovationsgeschwindigkeit im IT-Bereich führt zu immer kürzeren Produktlebenszyklen. Verfechter des agilen Projektmanagements betrachten eine herkömmliche Projektplanung für dieses Umfeld als zu starr und zu träge. Das Erstellen von Software ist ein hochinnovativer, kreativer Prozess, bei dem exakte Prognosen über die Aufwände und die Dauer im Vorfeld schwierig zu treffen sind.

Ob Scrum, Kanban oder Extreme Programming – ein Grundprinzip des agilen Projektmanagements ist es, das Produkt durch Iteration, also durch fortlaufende Wiederholung, zu optimieren. Erfahrungen aus vorhergehenden Projektschritten und aus fertiggestellten Systemkomponenten fließen in den weiteren Entwicklungsprozess ein. Am Ende eines Iterationszyklus präsentiert das Projektteam dem Auftraggeber jeweils ein vorläufiges Ergebnis. Dieser erteilt daraufhin entsprechende Teilabnahmen oder stellt Änderungsanträge.

Dieses Vorgehen ermöglicht es, den Projektfortschritt fortlaufend zu kontrollieren. Am Anfang des Entwicklungsprozesses steht eine vage Anwendungs- oder Produktidee, um die Aufgabenstellung grob zu umreißen. Die genaue Spezifikation sowie die notwendigen und sinnvollen Systemanforderungen ergeben sich erst im Laufe des Projekts. So erreicht das Produkt schließlich Anwendungsfähigkeit.

Zeit und Budget fix, Umfang variabel

Das agile Projektmanagement behebt verschiedene Schwächen des traditionellen Ansatzes. Wie die Erfahrung zeigt, reichen die kalkulierte Zeit und das geplante Budget häufig nicht aus, wenn der Umfang der Aufgabe vorab unveränderlich festgelegt ist. Zudem besteht die Gefahr, dass das Projektteam an den Bedürfnissen des Kunden und des Marktes vorbei arbeitet, wenn sich die Rahmenbedingungen im Projektverlauf ändern. So oder so erweist sich das Projekt am Ende als nicht mehr wirtschaftlich.

Anders beim agilen Projektmanagement: Hier sind Zeit und Budget die Konstanten, nicht das gewünschte Ergebnis. Anschließend prüft das Projektteam, welche Anforderungen sich innerhalb dieses Rahmens umsetzen lassen. Der Kunde bestimmt von Beginn an mit und priorisiert Inhalte sowie Aufgaben im Rahmen des Scope-Managements von Iteration zu Iteration. Die Lerneffekte aus den vorangegangenen Iterationen kommen direkt den nächsten Schritten zugute. Den Projektumfang als variable Größe zu betrachten, sorgt für hohe Transparenz; die einzelnen Etappen werden klar erkennbar.

Raum für Alternativen

Mittlerweile greifen immer mehr Branchen auf agiles Projektmanagement zurück, weil auch jenseits der Softwareentwicklung die Lebenszyklen von Produkten immer kürzer werden. Im Gegensatz zur traditionellen Vorgehensweise, bei der die einzelnen Projektschritte einem festen Ablauf folgen, beginnt die Arbeit beim agilen Projektmanagement auf der Grundlage relativ vager Ideen. Da das Projektteam nicht gleich den gesamten Entwicklungsaufwand betreibt, lassen sich alternative Varianten kostengünstig entwickeln und testen. Das agile Projektmanagement kristallisiert sich für eine zunehmende Zahl von Bereichen als ernsthafte Alternative zur linearen Top-down-Planung heraus. Es verspricht effiziente Abläufe, motivierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden.

Stabiler Rahmen

Scrum ist die am weitesten verbreitete Form des agilen Projektmanagements und gilt mittlerweile als Standard für IT-Projekte. Ein sich selbst organisierendes, interdisziplinäres Team entwickelt das Produkt Stück für Stück in Sprints. Für jeden Sprint stehen Aufgaben und Herausforderungen an, die das Projektteam erfüllen muss. Während einer solchen zeitlich begrenzten Arbeitsphase von mehreren Wochen werden keine neuen Anforderungen angenommen. Anwender können sie über das Backlog einsteuern, sodass sie beim nächsten Sprint Berücksichtigung finden.

Die Aufgaben zu priorisieren, hält den Auftrag schlank, setzt Kundenwünsche rasch um und lässt in späteren Projektphasen noch Veränderungen zu. Die Teams arbeiten in kurzen zeitlichen Einheiten, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Regelmäßiger Austausch und das Erfassen von Zwischenergebnissen erhöhen Produktivität. Das Ziel ist es, die Arbeitsprozesse permanent zu optimieren. Die Fortschritte werden in den Backlogs festgehalten und dienen als Grundlage für die Aufgaben in den folgenden Sprints.

Veränderung beginnt im Kopf

Agiles Projektmanagement sorgt für einen Paradigmenwechsel in der Projektdurchführung. Um es erfolgreich anzuwenden, kommt es auf ein Umdenken des gesamten Teams und der Kunden sowie auf eine hohe Disziplin in der Praxis an. Die Voraussetzungen für agiles Projektmanagement sind der Mut zu kontinuierlicher Veränderung, die Bereitschaft, aus Fehlern zu lernen, und der echte Wille, bestehende Prozesse zu verbessern.

Die Geschäftsführung und das Management müssen das agile Projektmanagement vorleben und als wahrnehmbare Förderer des Wandels agieren. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Belegschaft mit den neuen Methoden identifiziert und diese dauerhaft Eingang in den Arbeitsalltag finden. Erfolgreich kann das agile Projektmanagement nur als elementarer Bestandteil der Unternehmenskultur sein. Es geht darum, neben den Inhalten der Arbeit auch die Art der Zusammenarbeit zu reflektieren.

Das agile Projektmanagement rückt die Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt. Damit das zu entwickelnde Produkt einen wirklichen Wettbewerbsvorteil bringt, gilt es, sich verändernde Rahmenbedingungen während des Projekts jederzeit zu berücksichtigen. Das erfordert einen engen Austausch auf täglicher Basis. Das fertige Produkt ist das Ergebnis, an dem sich der Projekterfolg bemisst. Die Erfahrung zeigt, dass Teams, die sich selbst organisieren und eigene Strukturen erarbeiten, die größten Erfolge erzielen.

Fazit

Die Vorteile des agilen Projektmanagements liegen auf der Hand: schnelleres Realisieren von Projekten, durchgängige Qualitätskontrolle sowie rasches Erkennen von Problemen und Fehlern. Anpassungen im Projektverlauf führen zu sinnvollen Verbesserungen. Zudem lässt sich die Vorgehensweise auf nahezu alle Branchen übertragen. Somit ist jedes Unternehmen in der Lage, agiles Projektmanagement zu praktizieren sowie Flexibilität und Effizienz zu steigern.

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