Leitfaden für die elektronische Archivierung von Eingangsrechnungen

Alle Monate wieder liegt sie auf dem Tisch, die gute, alte Eingangsrechnung zum Abzeichnen. Brav macht sie ihre Runde durch die Abteilung, bis auch für den letzten Posten ein Verantwortlicher gefunden ist. Und dann sucht sie sich ein gemütliches Plätzchen im Aktenordner bis zur nächsten Betriebsprüfung. Die Freigabe und Archivierung von Eingangsrechnungen auf Papier (oder sogar das Ausdrucken von elektronisch eingegangenen Rechnungen zum selben Zweck) hat bisher in weiten Teilen der Wirtschaft hartnäckig allen Versuchen der Digitalisierung standgehalten. Klar, Rechnungen verarbeiten ist kein Kerngeschäft und gehört zu der Kategorie von Prozessen, die „halt schon immer so” gemacht wurden. Wahrscheinlich ist es auch besser so, dass sich kaum einer die Mühe macht zu berechnen, wie viel Zeit und Geld durch solch altertümliche Methoden verschwendet werden. Die Erkenntnis wäre wahrscheinlich niederschmetternd. Bei einer einzelnen Rechnung sind es zwar nur ein paar unbeachtete Minuten Extraaufwand. Aber bei Hunderten von Rechnungen ...

Der Energieversorger RWE hat sich kürzlich an das heiße Eisen gewagt und die automatisierte Erfassung, Analyse und Archivierung der Eingangsrechnungen samt des damit verbundenen Schriftverkehrs im Konzern eingeführt. Alle Eingangsrechnungen werden von einem Tochterunternehmen sortiert, gebündelt und mit einem Barcode versehen. Die gebündelten Dokumente kommen so zielgerichtet gleich zum richtigen Bereich und zum Team, das für die Freigabe zuständig ist. Der Server, der mit einem SAP-Ticketsystem verbunden ist, kann übrigens sogar die Inhalte von E-Mails auslesen und basierend darauf den passenden Workflow einleiten. Die Rechnungen werden anschließend als PDF in einer Ordnerstruktur abgelegt und archiviert. Im Projektbericht auf CIO.de finden Sie noch ein paar weitere Details zur Lösung. Ein tolle Sache und ein echter Schritt hin zur Digitalisierung, finden wir!

Dass sich viele CIOs und CFOs bisher selbst nicht an das Thema elektronische Erfassung und Archivierung trauen, hat durchaus nachvollziehbare Gründe. Schließlich dürfen der Gesetzgeber und der Fiskus bei diesem Thema nicht außer acht gelassen werden, die Vorgaben zur gesetzeskonformen Archivierung von steuerrelevanten Dokumenten sind nicht so einfach zu überblicken. Ein kleines Versäumnis kann bei der nächsten Betriebsprüfung ziemlich unangenehme Folgen nach sich ziehen. Die Rahmenbedingungen für die elektronische Archivierung hat das Bundesfinanzministerium Ende 2014 festgelegt – unter dem sperrigen Namen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, kurz GoBD.

Da viele der Regelungen im Grunde jedoch vom Sachverhalt her simpler sind, als es die Formulierungen vermuten lassen, hat der bitkom einen Leitfaden veröffentlicht, der die wichtigsten Aspekte in zehn prägnanten Merksätzen erklärt. Für einen schnellen Überblick listen wir Ihnen die Merksätze hier mit kurzen Kommentaren auf:

• Elektronische Archivierung ist technologieneutral. Sie sind grundsätzlich frei bei der Auswahl einer technischen Lösung.

• Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen. Ein Beleg muss schnellstmöglich nach dem Eingang im System hinterlegt werden.

• Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen. Die reine Ablage im Dateisystem reicht nicht aus. Über technische oder organisatorische Lösungen muss gesichert werden, dass ein Beleg im Originalzustand abgelegt ist.

• Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden. Damit alle Belege schnell auffindbar sind.

• Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben. Es dürfen keine steuerrelevanten Daten verloren gehen.

• Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.

• Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.

• Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden. Er muss direkten Zugang zum System bekommen, Papierausdrucke oder ein Export der Daten reichen nicht aus.

• Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.

• Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren. Vor allem muss dokumentiert werden, wie die gesetzlichen Vorgaben umgesetzt werden. Bei kleinen Betrieben oder einfachen IT-Systemen reicht auch eine kurze Dokumentation aus.

Den kompletten Leitfaden können Sie auf der bitkom-Webseite herunterladen, die gesamten GoBD finden Sie beim Bundesfinanzministerium.

Nehmen Sie das Thema bitte auf die Agenda, wenn Ihr Unternehmen noch zu den Papier-Eingangsrechnungen-Freigebern und Aktenordner-Archivierern gehört. Es ist doch irgendwie paradox, überall Kosten zu senken, aber dann bei der Verarbeitung der Rechnungen qualifizierte Mitarbeiter mit organisatorischem Kleinkram vom Arbeiten abzuhalten und damit jedes Mal bares Geld liegen zu lassen.

Bild: Fotolia - mickyso