Wie Change-Management zum Erfolg der IT-Transformation beiträgt

Unternehmen stehen mit Blick auf Ihre IT-Landschaft vor vielfältigen Herausforderungen. Dazu gehören beispielsweise die Implementierung von SAP S/4HANA als ERP-System oder die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) oder Robotic Process Automation (RPA). Diese Herausforderungen haben eines gemeinsam: Der Erfolg der Veränderung ist abhängig von den Menschen, die das Change-Projekt durchführen. IT-Projekte bringen komplexe Veränderungen mit sich: Anwender müssen sich mit neuen Systemen, angepassten Prozessen und ungewohnten Arbeitsweisen vertraut machen. Ängste, Sorgen und Ablehnung gefährden den Projekterfolg.

5 Handlungsempfehlungen für erfolgreiches Organizational Change Management

Bei Digitalisierungsprojekten wie der Einführung von SAP S/4HANA handelt es sich in der Regel um eine ganzheitliche Business-Transformation im Sinne einer umfassenden Erneuerung der IT-Landschaft mit SAP S/4HANA als digitalem Kern. Die Komplexität der Transformation ist erheblich. Die Auswirkungen finden auf prozessualer, struktureller und kultureller Ebene statt und rufen in der gesamten Organisation entsprechende Wechselwirkungen hervor.

Fokus von OCM liegt auf den Menschen

Ein umfassendes Organizational Change Management (OCM) im Projekt legt den Fokus nicht auf die technische Implementierung, sondern auf die Menschen sowie deren Beteiligung und Befähigung. Das heißt, die frühzeitige Einbindung des OCM als Teilprojekt in die Projektstruktur ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, um Veränderungsprojekte wirksam zu managen.

Oft erreichen Unternehmen ihre Ziele mit Veränderungsprojekten nicht, weil die Akzeptanz fehlt und es Widerstände gegen die Veränderung oder schlichtweg Angst vor dem Neuen gibt. Wenn die Menschen in den Unternehmen nicht frühzeitig über die Veränderungen informiert und daran beteiligt werden, führt das zu sinkender Motivation und einer geringeren Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.

Die Fähigkeit, Veränderungen managen zu können, ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von Projekten. In Unternehmen mangelt es jedoch oft an den notwendigen Fähigkeiten für das Organizational Change Management und an einem Verständnis dafür, was diese Disziplin leisten kann. Zudem fehlt schlichtweg die Zeit, da auch das Tagesgeschäft weiterhin erledigt werden muss.

Kultur des Wandels etablieren

Wer sein Change-Projekt zum Erfolg führen möchte, setzt beim Menschen an und macht ihn zum Beteiligten. Die Befähigung von Menschen, eine Veränderung umzusetzen, ist der zentrale Aspekt des OCM. Mit einer strukturierten Methodik, die eng mit dem Projektmanagement verbunden ist, und mit einem Werkzeugkoffer voller Vorlagen und Maßnahmen schafft das Organizational Change Management für alle Beteiligten eine Kultur des Wandels. Es unterstützt dabei, alte Strukturen aufzubrechen, damit Neues entstehen kann. Bei komplexen Transformationsprojekten bedeutet OCM, das Zusammenspiel aus Prozessen, Technologie, Kultur und Mensch zu betrachten.

Was Organizational Change Management im Projekt leistet:

• Ausführliche Analysen über die Auswirkungen der Veränderung für die betroffenen Personen oder Personengruppen

• Methoden, um die Ängste oder Widerstände aufzugreifen und aufzulösen

• Gezieltes Stakeholder-Management durch die Erstellung eines Kommunikations- und Beteiligungsplans mit allen Maßnahmen

• Bedarfsorientierte Schulungs- und Trainingskonzepte

• Überwachung der durchgeführten Maßnahmen (Erfolgscontrolling)

• Schnelles Set-up und Off-Boarding bei geringen Kosten

• Gebrauchsfertige Tools und Vorlagen

• Projektspezifische systemische Interventionen (Coachings, Pulse Checks etc.)

Steigende Anforderungen an das Projektmanagement

IT-Projekte werden zunehmend komplexer. Dadurch steigen auch die Anforderungen an das Projektmanagement. Die Möglichkeiten, Digitalisierungsprojekte erfolgreich durchzuführen, sind in Unternehmen erfahrungsgemäß eingeschränkt. Oftmals existiert wenig Projektmanagement-Expertise oder es fehlt die entsprechende Erfahrung. Darüber hinaus reichen die personellen Ressourcen nicht aus, um Projekte parallel zum Tagesgeschäft adäquat zu handhaben. Zu guter Letzt sind keine geeigneten Tools für das Projektmanagement vorhanden. Ihre Entwicklung und Anschaffung kann durchaus kostspielig sein.

Projektmanager und Change-Manager haben unterschiedliche Aufgaben

Der Projektmanager hat einen anderen Fokus im Projekt als der Change-Manager. Er arbeitet mit einer standardisierten Projektmethode (zum Beispiel IPMA, Scrum, SAP Activate) und nutzt die passenden Tools (Templates, Jira, MS Project etc.) für eine professionelle Projektdurchführung. Er ist dafür verantwortlich, die IT-Lösung zu implementieren (in time, budget und quality). Die Unternehmen stehen vor der Herausforderung, gut ausgebildete Projektleiter zu finden, die über entsprechendes IT-Know-how verfügen.

Der Change-Manager trägt die Verantwortung, die Akzeptanz der betroffenen Menschen für die neue IT-Lösung sicherzustellen, Widerstände und Ängste zu verringern und eine Befähigung zu erreichen, damit die Veränderung umgesetzt werden kann. Kurz gesagt: Der Projektmanager und der Change-Manager sind komplett unterschiedliche Rollen und haben verschiedene inhaltliche Aufgabenschwerpunkte. Deshalb ist es wichtig, OCM von Anfang an als eigenständiges Teilprojekt oder Arbeitspaket im Projektaufbau zu integrieren.

Die Rolle des Projekt Management Office

Ein Projekt Management Office (PMO) wacht über den Einsatz der Projektmethodik und unterstützt die Projektbeteiligten dabei, die Methodik mit den entsprechenden Vorgaben und Templates umzusetzen. Das PMO sorgt für einen reibungslosen Projektablauf, indem das Projekt zielgerichtet und kontinuierlich durchstrukturiert wird. Die Entlastung für die Projektleitung ist enorm: Termine setzen und dokumentieren, Präsentationen vorbereiten, die Projektablage organisieren und wichtige Kennzahlen für das Projektcontrolling aufbereiten – diese Tätigkeiten des PMO stellen einen durchgängigen Projektablauf sicher.

Das Management von Projekten verursacht einen hohen administrativen Aufwand. Aufgrund von knappen Ressourcen ist dieser Aufwand für Unternehmen alles andere als leicht zu stemmen. Das bedeutet, dass entweder die Projektadministration oder die Projektdurchführung unter dieser Konstellation leidet. Mithilfe eines projektübergreifend und zentralisiert arbeitenden Project Management Office wird eine optimale und gleichmäßige Auslastung aller Projektbeteiligten sichergestellt und die Projektleitung von administrativen Tätigkeiten entlastet.

Fazit: Besser mit PM, OCM und PMO

Der harmonische Dreiklang aus qualifiziertem Projektmanagement, Organizational Change Management und Projekt Management Office stellt einen Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Umsetzung einer IT-Transformation dar. Damit schaffen die Unternehmen eine gelungene Verbindung zwischen Business, IT-Know-how und den Menschen – und legen den Grundstein dafür, dass der Wandel nachhaltig gelingt.