Materialstammdaten? Das lässt sich regeln

Eine hohe Stammdatenqualität ist für viele Geschäftsprozesse relevant, da zahlreiche Abteilungen innerhalb des Unternehmens auf die Stammdaten zugreifen. Veraltete und unsauber gepflegte Daten sind häufig die Ursache für ineffiziente Abläufe und führen zu Verzögerungen in den Geschäftsprozessen. SAP Master Data Governance (MDG) vereinfacht die Pflege von Stammdaten mit vordefinierten Prozessen und automatisierten Regeln.

Sind Ihre Stammdaten vollständig, strukturiert und aktuell?

Effizient und einheitlich

Die Arbeit mit SAP MDG bringt verschiedene Vorteile: Die Web-Oberfläche sorgt für eine komfortable Bedienung. Der Anwender kann das Anlegen und Pflegen von Stammdaten in einem einzigen Tool erledigen. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Suche nach vorhandenen Materialstämmen im ERP-System erfolgen musste und der Wechsel zwischen den Systemen nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig war. Hinzu kommt, dass alle Beteiligten in SAP MDG nur die Felder und Informationen sehen, die sie wirklich für ihre Arbeit benötigen. Auch Benachrichtigungen werden innerhalb von SAP MDG übermittelt, ergänzt durch automatisch verschickte E-Mails, die den Nutzer beispielsweise darauf hinweisen, dass es für ihn eine Aufgabe innerhalb des Workflows zu erledigen gibt.

Vorbelegungen, Regeln und Validierungen nutzen

Weiterhin bietet SAP MDG die Möglichkeit, mit Vorbelegungen zu arbeiten und die erforderlichen Eingaben dadurch auf ein Minimum zu reduzieren. Das gibt dem Nutzer eine wichtige Orientierung bei der Pflege der Stammdaten. Als besonders hilfreich erweist sich die Funktionalität, wenn das Anlegen eines neuen Materialstamms dezentral erfolgt, sodass viele potenzielle Benutzer beteiligt sind, die nur gelegentlich am System arbeiten. Dadurch kennen sie nicht immer alle Abhängigkeiten, was das Risiko für Fehler erhöht. Passende Regeln lassen sich automatisch abbilden und unterstützen die Anwender bei der Pflege. Validierungen prüfen, ob die eingegebenen Informationen stimmig und vollständig sind.

Nachdem der Anforderer einen Antrag auf Anlegen des Materials gestellt hat, startet ein definierter Workflow, sodass der Antrag die involvierten Abteilungen nacheinander in einer festgelegten Reihenfolge durchläuft. Auch das Problem ausbleibender Rückmeldungen der Kollegen löst SAP MDG. Der aktuelle Stand des Antrags lässt sich jederzeit einsehen. So kann der Antragsteller immer nachvollziehen, wie weit der Prozess fortgeschritten ist.

Workflow am Beispiel Materialstammdaten

Der Workflow mit SAP MDG soll am Beispiel des Materialstamms exemplarisch dargestellt werden. Zunächst prüft der Nutzer mit der Suchfunktion, ob das Material bereits in den Stammdaten vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, muss er das Anlegen des Materials beantragen. Je nach Art des Materials, etwa Rohmaterial, Fertigmaterial oder Handelsware, sind unterschiedliche Abteilungen am folgenden Workflow beteiligt. Der Prozess endet schließlich mit der Aktivierung des Datensatzes. Der Antragsteller erhält daraufhin eine Nachricht, dass das Material erfolgreich angelegt wurde.

Vom Fiori-Launchpad aus kommen alle Beteiligten zu ihren jeweiligen Aufgaben im Workflow.

Zentraler Einstiegspunkt in SAP MDG ist das Fiori-Launchpad. Hinter jeder Kachel verbirgt sich eine andere Anwendung. Eine davon bezieht sich auf das Suchen und Anlegen von Materialstammdaten. Die Suche erfolgt webbasiert. Wenn ein Unternehmen S/4HANA als ERP-System nutzt, lässt sich auch eine Schlagwortsuche mit Freitext als Funktionalität der HANA-Datenbank verwenden. War die Suche erfolglos, lässt sich direkt aus der Suchmaske heraus ein neuer Materialstamm beantragen – durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu“. Die Oberfläche besteht aus mehreren Bereichen. Im Workflow-Kopf findet der Antragsteller die Änderungsantrags-ID und die Beschreibung des Materials. Er kann Dokumente wie Konstruktionszeichnungen anhängen und relevante Informationen für die anderen Prozessbeteiligten im Notizfeld vermerken. Um Eingabefehler zu vermeiden, lässt sich zum Beispiel das Feld „Branche“ vom System vorbelegen.

Zunächst prüft der Anwender über die Suchfunktion, ob das Material bereits vorhanden ist.

Abhängig von der Materialart greifen bei der Antragsbearbeitung Vorbelegungen anhand von Regeln. Über das „Prüfen“-Feld validiert das System bestimmte Eingaben und gibt Fehler sowie Warnungen aus. Erst wenn er alle Pflichtfelder ausgefüllt hat, kann der Anforderer den Antrag abschicken. Im weiteren Verlauf ist es ihm möglich nachzuverfolgen, in welchem Status sich der Antrag befindet. Veränderungen kann er hingegen nicht mehr vornehmen, der „Bearbeiten“-Knopf ist ausgeblendet.

Beim Anlegen eines neuen Materialstamms werden einige Grunddaten abgefragt.

Rolle bestimmt, was zu sehen ist

Der nächste Workflow-Schritt ist die Pflege der Werksdaten. Auch hier sieht der zuständige Bearbeiter im Fiori-Launchpad entsprechend seiner Rolle nur bestimmte Kacheln. Die Workflow-Inbox enthält eine Übersicht zu den zu bearbeitenden Anträgen. Zudem bekommt der Anwender angezeigt, dass eine Aufgabe für ihn vorliegt. Da in diesem Prozessschritt andere Angaben relevant sind, sieht der Bearbeiter auch andere Felder als zuvor der Antragsteller. Nachdem er die Werksdaten gepflegt hat, klickt er auf „Bearbeitung abschließen“. Nun geht der Workflow weiter an den Vertrieb.

Die Auswahl des Disponenten ist Bestandteil der Werksdaten.

Auch beim Sales-Mitarbeiter das gleiche Spiel: eine Benachrichtigung in seiner Workflow-Inbox und Oberflächen in SAP MDG, die auf seine Rolle abgestimmt sind. Die Grunddaten des Antrags sind immer sichtbar, zudem werden dem Sales-Anwender die Vertriebslinien und -segmente angezeigt, die er befüllen soll. Dazu gehört beispielsweise die Zuordnung der Verkaufsorganisation, die Mindestliefermenge und die Steuerklassifikation. Ebenso ist die Produkthierarchie als Pflichtfeld festgelegt.

Zum Abschluss in den Finanzbereich

Anschließend schickt der Sales-Mitarbeiter den Antrag weiter zum Bereich Finance/Controlling. In seinem Arbeitsbereich sieht der Finance-Kollege neben dem Änderungsantrags-Kopf und den Grunddaten auch die Bewertungskreise, bei denen Materialbewertung, Standardpreis, Preissteuerung etc. anzugeben sind. Wenn die Finanzabteilung ihre Daten gepflegt hat, wird das Material aktiviert und mit einer eigenen Materialnummer versehen. Anschließend können die Stammdaten in nachgelagerte Systeme (SAP und Non-SAP) verteilt werden.