Ohne SAP Business Partner kein S/4HANA

Die Nutzung des SAP Business Partner als zentrales Stammdatenobjekt ist eine grundlegende Voraussetzung für jedes S/4HANA-Projekt. Er verwaltet alle relevanten Informationen über natürliche und juristische Personen, zu denen ein Unternehmen eine Geschäftsbeziehung unterhält. Somit bildet der SAP Business Partner eine Klammer über Lieferanten und Kunden. Grunddaten wie Name, Adresse, Steuernummern und Bankverbindungen werden in diesem Modell nur noch auf der übergeordneten Ebene des Business Partners gepflegt. Je nach zugeordneter Rolle kann ein Business Partner als Lieferant, als Kunde oder als beides geführt werden.

Wie kann ich meine vorhandenen Kunden und Lieferanten sicher in das Business Partner Modell der SAP überführen? Welche Migrationsszenarien gibt es?

Technische Migration

Ist ein Kunde auch gleichzeitig Lieferant, werden in diesem Szenario zwei Objekte angelegt.

Technische Migration

Technisch gesehen ist diese Variante ausreichend, um eine Umstellung auf S/4HANA vornehmen zu können. In diesem Szenario werden jedoch bei Überlappung zwischen Kunden und Lieferanten getrennte Geschäftspartner angelegt. Duplikate auf Business-Partner-Ebene müssen in Kauf genommen werden.

Migration mit Harmonisierung

Bei der Umstellung auf den SAP Business Partner empfiehlt es sich, geichzeitig eine Harmonisierung der Kunden- und Lieferantendaten durchzuführen. Denn darin liegt der zentrale Nutzen des Modells. Vorbereitend zur Umstellung empfiehlt es sich demnach, zunächst die Überlappungen zwischen Kunden und Lieferanten zu identifizieren. Bei einer Umstellung auf den SAP Business Partner wird in diesen Fällen ein gemeinsamer Geschäftspartner für Kunde und Lieferant erzeugt.

Stufenweiser Ansatz

Beim stufenweisen Ansatz wird zunächst eine rein technische Migration durchgeführt. Dubletten werden dabei bewusst in Kauf genommen. Nach erfolgter Migration und sinnvollerweise erst nach der Umstellung auf S/4HANA können diese dann im laufenden Betrieb harmonisiert werden. Hierfür bietet S/4HANA entsprechende Werkzeuge, die vor einer Umstellung auf S/4 individuell entwickelt werden müssen.

Wo liegen die Vor- und Nachteile der einzelnen Szenarien?

Welche der drei Varianten die geeignetste ist, hängt in erster Linie davon ab, inwieweit die Fachabteilungen in den Prozess eingebunden werden können. Es liegt auf der Hand, dass die Erzeugung von Duplikaten bei getrennten Geschäftspartnern der Idee eines eindeutigen Business Partners widerspricht. Bei Anwendern kann dies in der täglichen Arbeit auch leicht zu Verwirrung führen: Geschäftspartner, die sowohl als Kunde als auch als Lieferant existieren, tauchen in der Geschäftspartnersuche zweimal auf. Sofern sich Grunddatenfelder ändern, müssen diese doppelt gepflegt werden.

Ziel sollte es also sein, Kunden und Lieferanten unter einem gemeinsamen Business Partner zu harmonisieren. Jedoch erfordert die Harmonisierung eine deutlich höhere Einbindung der Fachabteilungen. Potenzielle Duplikate zwischen Kunden und Lieferanten müssen identifiziert und bewertet werden. Weiterhin ist es erforderlich, die Attribute auf Grunddatenebene zu harmonisieren – je nach Verwendung der Attribute kann dies auch Anpassungen der operativen Prozesse erforderlich machen.

Das nachstehende Beispiel verdeutlicht dies anhand der Kommunikationsdaten. Während bei Kunde und Lieferant die Attribute unterschiedlich ausgeprägt sein können, „teilen“ sie sich im Geschäftspartner-Konzept diese Attribute.

Zu Beginn des Business-Partner-Umstellungsprojekts muss daher zunächst der Umfang der möglichen Fachbereichs-Zuarbeit bewertet werden. Der Aufwand hängt dabei maßgeblich vom bestehenden Datenvolumen an Kunden und Lieferanten ab. Bei knappen Kapazitäten in den Fachabteilungen kann das Stufenmodell eine durchaus empfehlenswerte Vorgehensweise sein.

Für eine sukzessive Harmonisierung spricht, dass SAP in künftigen S/4HANA Releases noch erhebliche Weiterentwicklungen des Geschäftspartner-Konzepts plant. Hier ist vor allem das Konzept der mehrfachen Zuordnung zu nennen.

Ausblick: Geplante Erweiterung des Geschäftspartner-Modells in SAP S/4HANA

Während in den momentanen ERP-Versionen nur ein Kunde bzw. Lieferant pro Geschäftspartner zugeordnet werden kann, plant SAP, diese Limitation aufzuheben. Das eröffnet Möglichkeiten für eine weitere Zusammenfassung von Kunden und Lieferanten. So können dann beispielsweise auch alternative Adressen – auf Ebene Kunde/Lieferant als Partnerfunktionen abgebildet – unter einem gemeinsamen Geschäftspartner gruppiert werden.

Es bleibt also spannend, wie sich das Konzept des SAP-Geschäftspartners im Kontext von S/4HANA weiterentwickelt!

Weiterführende Informationen:

• Webinaraufzeichnung „Business Partner als Voraussetzung für S/4HANA”
• Webinaraufzeichnung „Stammdaten-Harmonisierung und -Cleansing im Zuge der Umstellung auf den SAP Geschäftspartner”
• SAP-Note zum Simplification Item „Business Partner Approach” (Login erforderlich)