Es ist wahrscheinlich das Thema in der SAP-Welt, das die Unternehmen aktuell am meisten beschäftigt: die Umstellung auf die neueste ERP-Generation SAP S/4HANA. Aber vor der Kür gibt es einige Pflichtaufgaben zu erledigen. Eine davon ist die Einführung des SAP Business Partners als zentrales Stammdatenobjekt für alle natürlichen und juristischen Personen, zu denen ein Unternehmen eine Geschäftsbeziehung hat.
In Bezug auf SAP S/4HANA genießt der SAP Business Partner einen hohen Stellenwert: Ohne ihn ist die Migration auf SAP S/4HANA nicht möglich. Unternehmen müssen also den Business Partner bereits eingeführt haben, bevor sie ihre eigentliche Systemkonvertierung auf SAP S/4HANA angehen können.
Mit dem Business Partner als zentralem Stammdatenobjekt vollzieht SAP zudem einen grundlegenden Wechsel in der Datenstruktur des ERP-Systems. In früheren Versionen gab es verschiedene Datentöpfe für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. SAP S/4HANA soll einen höheren Grad an Prozessautomatisierung ermöglichen. Dafür ist es erforderlich, die verschiedenen Rollen stärker zusammenzuführen, da es häufig zu Überschneidungen kommt – beispielsweise kann ein Unternehmen gleichzeitig Lieferant und Kunde sein. Der SAP Business Partner stellt die Konsistenz der Stammdaten sicher, indem er dem gleichen Stammdatenobjekt die entsprechenden Rollen als Kunde und/oder Lieferant zuordnet.
Der Business Partner weist einem Stammdatenobjekt die entsprechenden Rollen zu.
Die Umstellung auf den SAP Business Partner muss noch vor der S/4HANA-Conversion im ERP-System erfolgen. Die Funktionalität, die den SAP Business Partner mit den Debitoren- und/oder Kreditorenstammsätzen verknüpft, heißt Customer-Vendor-Integration (CVI). Bei der initialen Umstellung wird der Business Partner über die CVI erzeugt. Im laufenden Betrieb hält die CVI die Grunddaten zwischen Business Partner und Kunde/Lieferant synchron.
In SAP S/4HANA ist der Business Partner das führende Stammdatenobjekt. Das bedeutet, dass die Grunddaten im Business Partner gepflegt und an die Objekte Kunde und Lieferant weitergegeben werden. Im ERP-System hingegen haben Unternehmen noch die Wahl und können auch weiterhin Kunden und Lieferanten pflegen, während der Business Partner nur technisch im Hintergrund läuft.
Die Customer-Vendor-Integration (CVI) verknüpft den Business Partner mit den Debitoren- und Kreditorenstammsätzen und hält die Grunddaten synchron.
Welche konkreten Gründe gibt es, den Business Partner im ERP zunächst nur technisch im Hintergrund zu führen? Zum einen können auf diese Weise die notwendigen Schulungen für den Business Partner hinausgezögert; die Anwender pflegen die Stammdaten zunächst noch in den bekannten Transaktionen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass im ERP-Release noch nicht der vollständige Feld- und Funktionsumfang in der Business-Partner-Pflege verfügbar ist – die vollumfängliche Funktionalität ist erst unter S/4HANA gegeben. In der Praxis muss daher auf Basis der konkreten Anforderungen im Unternehmen bewertet werden, ob bereits im ERP der Business Partner als führendes Objekt in der Pflege verwendet werden kann.
Die Einführung des SAP Business Partners läuft in mehreren Etappen ab. Los geht es in der Regel mit einem Workshop, in dem die Teilnehmer das genaue Design und Konzept des Business Partners festlegen. Dabei sind unter anderem folgende Fragen relevant: Welche Szenarien gibt es? Welche Kontengruppen sind im Einsatz? Wie lässt sich die Nummerierung innerhalb des Business Partners abbilden, damit sie optimal mit der Kunden-/Lieferantennummerierung zusammenspielt?
Exemplarischer Ablauf einer Umstellung auf den SAP Business Partner
Aus technischer Sicht ist zunächst die Implementierung der relevanten SAP Notes erforderlich. Je nach Support-Package-Level des ERP-Systems können das mehr oder weniger sein. Das Einspielen der Hinweise ist eine notwendige Voraussetzung für den SAP Business Partner und schafft die optimale Grundlage für dessen Einführung. Anschließend folgt die Implementierung des Customizings für den Business Partner und die CVI. Bei diesem Schritt geht es vor allem um das Mapping zwischen den Kontengruppen und der Business-Partner-Welt, das im Zuge der Konzeptdefinition festgelegt wurde.
Das Data Cleansing ist einer der größten Blöcke bei der Umstellung, wobei zwischen Muss- und Kann-Themen zu unterscheiden ist. Die Bereinigung von Daten-Inkonsistenzen gehört zu den Pflichtaufgaben, um die Business Partner technisch erzeugen zu können. Weitergehende Prüfungen wie der Duplikats-Check und eine Adressvalidierung sind zwar nicht obligatorisch, aber durchaus sinnvoll, um mit wirklich sauberen Daten in die Business-Partner-Ära zu starten.
Saubere Daten sind eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz des SAP Business Partners bei den Anwendern. Die Suche nach Dubletten in den Kunden- und Lieferantendaten sollte nicht nur innerhalb des jeweiligen Datenbestands erfolgen, sondern auch übergreifend. Nur so lässt sich feststellen, wo Verknüpfungen zwischen Kunde und Lieferanten fehlen – mit negativen Konsequenzen für den SAP Business Partner. Denn bei fehlender Verknüpfung zwischen Kunde und Lieferant erzeugt das System zwei Business Partner des gleichen Unternehmens und damit eine Dublette. Wird der Fachbereich nach der Umstellung durch eine Vielzahl an Dubletten in seiner Arbeit behindert, sinkt die Bereitschaft, sich auf die neue Datenstruktur einzulassen.
Unternehmen sollten die Business-Partner-Umstellung für eine gründliche Datenbereinigung nutzen.
Den Aufwand, den das Data Cleansing verursacht, unterschätzen Unternehmen oft. Sie sollten der Datenbereinigung einen angemessenen Stellenwert einräumen und dabei nicht nur die IT, sondern auch den Fachbereich einbeziehen. Generell gilt die Faustregel: Je länger das ERP-System bereits im Einsatz ist, desto mehr Fehler dürften beim Data Cleansing auftreten. Der Grund dafür ist, dass sich über die Jahre beispielsweise Pflichtfelder, Customizing-Einstellungen und Prüfregeln verändert haben. Bei IBsolution gibt es das Data Cleansing mit Dubletten-Check und Adressbereinigung zum Festpreis.
Um den SAP Business Partner effektiv anwenden zu können, müssen die Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Stammdatenobjekt geschult werden. Der Umfang der Schulungen hängt davon ab, ob ein Unternehmen bereits im ERP die Datenpflege auf den Business Partner umstellt. Tut es das, müssen nicht nur die IT-Kollegen, sondern auch die Endanwender rechtzeitig geschult werden.
Bevor Unternehmen den SAP Business Partner im Produktivsystem aktivieren, sollten sie mehrere Testläufe in den verschiedenen Testsystemen durchführen. Eine gängige Empfehlung lautet, mindestens zwei Testumstellungen durchzuführen – beispielsweise auf einer Sandbox-Testumgebung und dem QA-System. Schließlich kann im Vorfeld niemand genau wissen, wie viele Dateninkonsistenzen das System hervorbringen wird.