Vom klassischen zum neuen Hauptbuch: So implementieren Sie das New GL

Der Umstieg auf SAP S/4HANA erfordert die Einführung des SAP New General Ledger, wenn Unternehmen künftig die Ledger-Lösung verwenden möchten und aktuell noch die Kontenlösung nutzen. Die Architektur des neuen Hauptbuchs ist ideal auf die Erfordernisse von SAP S/4HANA ausgerichtet. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was Sie bei der Implementierung des New GL beachten müssen.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung des neuen Hauptbuchs

Von einfach bis komplex: Szenarien für den Umstieg

Das General Ledger Migration Cockpit bietet für die Einführung des neuen Hauptbuchs verschiedene Szenarien zur Auswahl. Die einzelnen Szenarien bauen aufeinander auf und werden immer komplexer. Das erste und einfachste Szenario ist das Zusammenführen der FI-Ledger. Dabei wird zunächst die Tabelle GLT0 des klassischen Hauptbuchs (Ledger 00) migriert, womit der Geschäftsbereich für Auswertungen in der Hauptbuchhaltung zur Verfügung steht. Ebenfalls migriert wird die Tabelle GLFUNCT des Umsatzkostenbuchs (Ledger 0F), damit auch der Funktionsbereich für Auswertungen in der Hauptbuchhaltung verfügbar ist. Die Tabelle FLAGLFLEXT ist bei allen Szenarien die neue Summentabelle.

Die Zusammenfassung der FI-Bücher und die Konsolidierung der Ledger in Szenario 1 reduzieren die Datenredundanz, vereinfachen die Abschlussaktivitäten und harmonisieren das Reporting. In diesem Szenario kommen keine Belegaufteilung, keine Segmentberichterstattung und keine parallele Rechnungslegung zum Einsatz. Das einfachste der von SAP bereitgestellten Szenarien findet selten Anwendung, da die Strukturen in den Unternehmen in der Regel komplexer sind.

Szenario 2 umfasst das Zusammenführen der FI-Ledger, der klassischen Profitcenter-Rechnung und/oder der speziellen Ledger. Anders formuliert: Zum oben beschriebenen Szenario 1 kommt die Übernahme der Profitcenter-Rechnung und/oder der speziellen Ledger hinzu. Das dritte Szenario beinhaltet zusätzlich zum Szenario 2 noch die Einführung der Belegaufteilung. Diese ermöglicht die bilanzielle Auswertung der Felder Profitcenter, Geschäftsbereich und Segment sowie kundeneigene Felder. Szenario 4 umfasst neben Szenario 2 auch den Wechsel von der Konten- zur Ledgerlösung. Die Kontenlösung zur parallelen Rechnungslegung wird also durch die Ledgerlösung ersetzt. Szenario 5 stellt das komplexeste Szenario bei der Einführung des SAP New General Ledger dar und vereint die Szenarien 1, 2, 3 und 4.

Dadurch, dass während der SAP S/4HANA Conversion die Funktionalitäten der neuen Anlagenbuchhaltung und des neuen Hauptbuchs (Universal Journal) direkt implementiert werden können, entfallen an dieser Stelle die Szenarien 1 bis 3.

Die verschiedenen Phasen der Umstellung auf das neue Hauptbuch

Der zeitliche Ablauf einer Migration auf das neue Hauptbuch lässt sich allgemein in Phase 0, Phase 1 und Phase 2 gliedern. In Phase 0 ist das klassische Hauptbuch vorhanden, das Customizing für das SAP New General Ledger (New GL) hingegen noch nicht aktiviert. Das neue Hauptbuch wird aber bereits zunächst in das Testsystem (Dev-System), dann in das Qualitätssicherungs-System (QS-System) und schließlich in das Produktivsystem transportiert.

In Phase 1 erfolgt der Übergang vom klassischen zum neuen Hauptbuch. Es ist möglich, das New GL immer zum 01.01. des Kalenderjahrs rückwirkend zu migrieren. Das alte Geschäftsjahr muss vor der Migration abgeschlossen sein. Offene Posten und Salden werden mitgenommen. Das System validiert die Belege auf ihre New-GL-Fähigkeit. Die Aktivierung des neuen Hauptbuchs findet nach dem Jahresabschluss des abgelaufenen Geschäftsjahrs in Phase 2 statt. Ab diesem Zeitpunkt steht die volle Funktionalität des SAP New General Ledger zur Verfügung.

Der zeitliche Ablauf der Migration im Überblick

Hervorzuheben ist der Unterschied zwischen dem Migrationsdatum und dem Aktivierungsdatum. Das Migrationsdatum markiert den Beginn des Geschäftsjahrs, in dem die Migration durchgeführt wird, also den Übergang von Phase 0 zu Phase 1. Das Aktivierungsdatum hingegen bezieht sich auf das Datum, an dem das neuen Hauptbuch aktiviert wird, und damit auf den Übergang von Phase 1 zu Phase 2.

Migration Cockpit gibt Hilfestellung

Das General Ledger Migration Cockpit führt Schritt für Schritt durch die Punkte, die für die Umstellung auf das neue Hauptbuch zu erledigen sind. In Phase 0 werden zunächst die Konzeption und das Customizing der neuen Hauptbuchhaltung festgelegt. Es gilt, das Migrationsdatum, den Migrationstyp – mit oder ohne Belegaufteilung – sowie die Ziel-Ledger und die teilnehmenden Buchungskreise zu definieren. Insbesondere wenn ein Unternehmen die Belegaufteilung einsetzt, sollte es auch seine Geschäftsprozesse analysieren und gegebenenfalls anpassen. Das Customizing muss vor der Migration des Hauptbuchs eingerichtet sein.

In Phase 1 werden die Abschlussaktivitäten für das alte Geschäftsjahr durchgeführt. Danach lassen sich die Buchungen für das neue Geschäftsjahr erfassen. Sie erfolgen nach derselben Logik wie in der klassischen Buchhaltung. Nach der Validierung zur Erprobung der Belegaufteilung wird die Migration durchgeführt. Die Belege werden in die neuen Tabellen übertragen und der Saldovortrag erfolgt. Das Migration Cockpit ermöglicht es, die Migration bei Bedarf bis zu einem bestimmten Punkt rückgängig zu machen und neu zu starten.

In Phase 2 erfolgt die eigentliche Aktivierung des neuen Hauptbuchs. Nun ist das Buchen im klassischen Hauptbuch nicht mehr möglich. Allerdings lassen sich für eine Übergangszeit die Daten in der Tabelle GLT0 fortschreiben. Wird diese Fortschreibung nicht mehr benötigt, kann die GLT0 direkt aus dem Migration Cockpit deaktiviert werden.

Ablauf der Aktivitäten

Je nach Bedarf stellt SAP im Migration Cockpit verschiedene Pakete zur Verfügung, die sich jeweils in die Phasen Setup, Check-up, Preparation, Migration, Validation und Activation gliedern. Das Migration Cockpit zeigt die verschiedenen Aktivitäten, die durchlaufen werden, und den jeweiligen Status der Phase an. Dieser muss auf Grün stehen, um in die nächste Phase zu kommen.

Die Aktivitäten im Rahmen der Migration starten mit dem Einrichten des Customizings der neuen Hauptbuchhaltung. Sind die Abschlussarbeiten inkl. Saldovortrag erledigt und das alte Geschäftsjahr abgeschlossen, beginnt die eigentliche Migration mit dem Erstellen der Arbeitsvorräte. Die offenen Posten werden mit dem Buchungsdatum vor dem aktuellen Geschäftsjahr übernommen. Die Saldensumme der Hauptbucheinzelposten in Periode 0 (Saldovortrag) des aktuellen Geschäftsjahrs werden in die neue Summentabelle eingestellt.

Anschließend erfolgt die Übernahme des Saldovortrags der nicht als offene Posten geführten Sachkonten, die Übernahme aller Belege des aktuellen Geschäftsjahrs und das periodengerechte Einstellen der Salden in die neuen Tabellen. Gegebenenfalls ist ein manuelles Umbuchen des Saldovortrags auf die gewünschten, in der Tabelle GLT0 der klassischen Hauptbuchhaltung nicht enthaltenen Dimensionen (zum Beispiel Profitcenter) erforderlich. Mit dem Aktivieren des neuen Hauptbuchs ist die Migration beendet.

Prinzipien und Voraussetzungen für die Migration

Die Migration ist nur zum Geschäftsjahresbeginn mit dem Stichtag 01.01. möglich. Das alte Geschäftsjahr muss vor der Aktivierung des neuen Hauptbuchs abgeschlossen sein. Voraussetzung für die Migration ist das erfolgreiche Upgrade auf das neueste SAP-Release (mindestens ERP 6.0). Das Migration Cockpit liefert wertvolle Unterstützung bei der Umstellung. Alle relevanten Informationen und Tipps zum neuen Hauptbuch hat SAP im OSS-Hinweis 812919 gesammelt.

Die Implementierung des SAP New General Ledger soll als eigenständiges Projekt betrachtet und durchgeführt werden. Es ist erforderlich, die Projektplanung, die einzelnen Meilensteine sowie die Test- und die Produktivumsetzung vorab ausführlich zu besprechen und zu definieren. Denn zweifellos steht und fällt der Erfolg bei der Einführung des neuen Hauptbuchs mit einer detaillierten Konzeption des Projekts.