Um auf SAP S/4HANA migrieren zu können, müssen Unternehmen das neue Hauptbuch von SAP einführen. Das SAP New General Ledger (New GL) wurde entwickelt, um die gestiegenen Anforderungen und komplexer werdende Reporting-Aufgaben zu erfüllen. Im Vergleich zum klassischen Hauptbuch bietet das New GL verschiedene neue Funktionalitäten und Verbesserungen. Einige Komponenten des klassischen Hauptbuchs (FI-Classic, UKV-Ledger, Abstimm-Ledger, EC-PCA, Special-Ledger, Konsolidierungs-Ledger) werden im New GL zusammengefasst. Die ursprüngliche Summentabelle GLT0 war nicht für die neuen Anforderungen ausgelegt und musste daher der neuen Summentabelle FAGLFLEXT (siehe unten) weichen.
Der Einführung des neuen Hauptbuchs nähern sich Unternehmen am besten mit einer gründlichen Analyse der Ausgangssituation. Dabei sind folgende Fragestellungen relevant:
Wird die klassische Profitcenter-Rechnung genutzt?
Wird das Umsatzkostenverfahren verwendet?
Werden die speziellen Ledger genutzt? Ist bereits eine Belegaufteilung im Special-Ledger im Einsatz?
Sind andere ERP-Module oder Business-Suite-Module (z. B. HCM) von SAP im Einsatz?
Wie werden die Schnittstellen zu externen Systeme behandelt? Gibt es eine Möglichkeit, die Schnittstellen anzupassen?
Wie wird die Konsolidierung genutzt? Wie erfolgt die Übernahme der Daten?
Wie ist die Offene-Posten-Steuerung von Sachkonten gestaltet?
Wie viele Belege sind im Migrationszeitraum vorhanden?
Wie viele Buchungskreise und buchungskreisübergreifende Verrechnungen existieren?
Gibt es unterschiedliche Geschäftsjahresvarianten?
Gibt es zusätzliche Währungen in den speziellen Ledgern?
Werden parallele Bewertungen durchgeführt?
Das SAP New GL verfolgt den Ansatz, die bisherigen Insellösungen zusammenzufassen, sodass die Nutzung von separaten Komponenten nicht mehr erforderlich ist. Einige zuvor eigenständige Datentöpfe (UKV-Ledger, Profitcenter, Konsolidierungsvorbereitung, Abstimm-Ledger) fallen weg und werden in einen einheitlichen Datentopf überführt.
Im SAP New General Ledger fallen einige Datentöpfe weg, die zuvor im klassischen Hauptbuch eigenständig waren.
Im neuen Hauptbuch führt SAP die Summentabelle FAGLFLEXT ein, wodurch die Summentabellen GLT0, EC-PCA, Konsolidierungsvorbereitung, FI-SL und UKV-Ledger obsolet werden. Das externe Rechnungswesen wird zusammengefasst. Ebenfalls neu ist die Einzelpostentabelle FAGLFLEXA. Die BSEG-/BKPF-Tabellen bleiben als Erfassungssicht erhalten. Das New GL bietet eine Echtzeitintegration zu CO.
Die neue Summentabelle FAGLFLEXT spiegelt die Mehrdimensionalität des neuen Hauptbuchs wider. Alte Datentöpfe leitet SAP in die neue Tabellenstruktur über. Zudem umfasst die Tabelle zusätzliche Felder wie Kostenart, Kostenstelle, Profitcenter, Funktionsbereich und Segment. Mit der neuen Summentabelle sind verschiedene Vorteile verbunden. Es ist jetzt möglich, direkt aus dem Hauptbuch Analysen auf Profitcenter-Ebene zu tätigen, ohne eine Abstimmung zwischen Haupt- und Nebenbuch durchführen zu müssen. Dadurch lassen sich Forderungen und Verbindlichkeiten in Echtzeit auf die einzelnen Profitcenter verteilen.
Mit Einführung der neuen Summentabelle FAGLFLEXT werden einige andere Tabellen obsolet.
Die Belegaufteilung schafft die Möglichkeit, einen Beleg bereits beim Buchen auf unterschiedliche Profitcenter zu verteilen und verschiedene Auswertungen durchzuführen. Als Prämisse gilt dabei, dass der operative Prozess durch die Belegaufteilung nicht gestört werden darf. Der Datenfluss beim Buchen einer Rechnung erfolgt im SAP New General Ledger analog zum klassischen Hauptbuch.
Das neue Hauptbuch bietet die Möglichkeit, eine parallele Rechnungslegung über parallele Konten oder über parallele Ledger abzubilden. Das Standard-Reporting steht für beide Lösungen weiterhin zur Verfügung. In der Regel werden Präfixe für die jeweiligen Konten gestellt: 0 für die gemeinsamen Konten, 1 für HGB und lokale Konten sowie 2 für die IFRS-Konten. Die neuen Bilanzierungsmöglichkeiten lassen sich einfach implementieren, sind leicht verständlich, durchgängig und prüfsicher. Allerdings gehen mit der neuen Struktur auch mehrere Wertansätze im Hauptbuch und eine erhöhte Anzahl von Konten einher.
Der geeignete Lösungsansatz hängt von der individuellen Situation des Unternehmens ab. Sollte beispielsweise die Anzahl der Sachkonten aufgrund von zusätzlichen Konten keine realistische Option mehr sein und die parallele Rechnungslegung viele Bewertungsunterschiede aufweisen, ist die Ledger-Lösung im neuen Hauptbuch durchaus empfehlenswert. Soll die Kontenlösung beibehalten werden, entfällt der Vorab-Umstieg auf das SAP New GL, da während der SAP S/4HANA Conversion die neuen Funktionalitäten (neue Anlagenbuchhaltung und neues Hauptbuch) direkt implementiert werden können. Mit Blick auf SAP S/4HANA gilt, dass Ledger- und Kontenlösung gleichwertig sind.
Bei den parallelen Ledgern gibt es ein führendes und nicht-führende Ledger. Damit lassen sich unterschiedliche Rechnungsvorschiften darstellen. SAP empfiehlt, das führende Ledger nach dem Konzernstandard und die parallelen Ledger nach lokalen Standards zu konfigurieren. Mit dem Konzept der parallelen Ledger sind verschiedene Vorteile verbunden:
Es gibt keine erhöhte Anzahl von Konten.
Für jede Rechnungslegung gibt es ein vollständiges, separates Hauptbuch.
Das Standard-Reporting ist verfügbar.
Unterschiedliche Geschäftsjahresvarianten können abgebildet werden.
Mit dem führenden und den nicht-führenden Ledgern lassen sich unterschiedliche Rechnungsvorschriften darstellen.
Die Ledger-Lösung ermöglicht eine beliebige Anzahl von Büchern und einfache kundenspezifische Erweiterungen. Sie stellt Abschlussarbeiten und das Standard-Reporting für alle Ledger sicher und schafft einheitliche Oberflächen. Außerdem decken Unternehmen damit internationale Anforderungen ab und kommen den gültigen Transparenzbestimmungen nach. Der Fast Close macht weniger Doppelbearbeitungen und Abstimmungen erforderlich.
Die Belegaufteilung wiederum spielt ihre Stärken bei der Abdeckung branchenspezifischer Anforderungen aus. Segmente können als neue Organisationseinheit eingeführt werden. Das eignet sich immer dann, wenn die Profitcenter-Struktur nicht die Struktur der Segment-Berichterstattung darstellt. Weitere Vorteile sind die ausgeglichene Bilanzen auf Merkmalen, der Fast Close und nahezu keine Datenredundanzen.
In einem Fortschreibungsszenario ist festgelegt, welche Felder bei einer Buchung aus anderen Anwendungskomponenten in den Ledgern des Hauptbuchs fortgeschrieben werden. Mit Blick auf die SAP S/4HANA-Umstellung ist es zu empfehlen, im General Ledger Migration Cockpit alle benötigten Szenarien anzulegen und mit Dummy-Werten zu pflegen, damit sie für eine spätere Nutzung vorbereitet sind. Es lassen sich keine eigenen Szenarien definieren, sondern nur von SAP ausgelieferte Szenarien im Customizing festlegen.
Typische Merkmale für eine Belegaufteilung sind Geschäftsbereich, Profitcenter und Segment. Es lassen sich zwei Verfahren unterscheiden: der aktive und der passive Belegsplit. Beim aktiven Belegsplit wird das Regelwerk im Customizing hinterlegt und konfiguriert. Beim passiven Belegsplit stellt das System einen Bezug zu den bestehenden Kontierungen her. Diese bilden die Grundlage für die aufzuteilenden Belegpositionen.
Die Belegaufteilung gilt nur für Belege, die eindeutig einem Geschäftsprozess zugeordnet werden können. Es handelt sich um ein automatisches Verfahren. Die Ableitung erfolgt in der Regel über die Segmentzuordnung in den Profitcenter-Stammdaten. Wird kein Profitcenter verwendet, lassen sich die Segmente zum Beispiel aus bestimmten Stammdatenfeldern ableiten.
Vereinfacht dargestellt, durchläuft die Belegaufteilung vier Phasen: Zunächst werden die Einstellungen im Customizing interpretiert, dann folgen die passive Belegaufteilung (nicht im Customizing einstellbar), die aktive Belegaufteilung und die Saldo-Null-Stellung (beide im Customizing einstellbar). Weitere Details zu den einzelnen Phasen finden Sie hier. Es ist möglich, die Belegaufteilung nachträglich einzuführen, da nach der SAP S/4HANA Conversion neue Datenstrukturen zur Verfügung stehen, die für die Belegaufteilung genutzt werden können.
Das neue Hauptbuch unterstützt den Fast Close, um den Periodenabschluss zu beschleunigen. Durch die Online-CO-FI-Buchung entfallen der Abstimm-Ledger und damit die entsprechenden Nacharbeiten. Durch die Belegaufteilung ist keine Nachbelastung mehr erforderlich. Im Vergleich zu den Periodenabschlussaktivitäten sorgen die Online-Buchungen für eine deutliche Vereinfachung. Es gibt kaum Datenredundanzen, wodurch die Abschlussaktivitäten weniger werden.
Zudem wird der Aufwand für Abstimmarbeiten geringer: Es gibt kein Abstimm-Ledger mehr, UKV-Ledger und Konsolidierungsvorbereitungs-Ledger sind integriert. Der Fast Close sorgt für eine Echtzeitintegration aus dem Controlling in das Finanzwesen. Eine Aufwandsbuchung im Finanzwesen löst die Belastung eine FI-Kontos als Systemaktivität aus. Daraufhin wird auf der Controlling-Seite ein CO-Objekt, zum Beispiel eine Kostenstelle, belastet. Die Umbuchung auf eine andere Kostenstelle im Controlling veranlasst wiederum eine Systemaktivität im ERP-System: Die Abstimmbuchung im FI pro CO-Beleg erfolgt in Echtzeit, das Abstimm-Ledger fällt weg. Alle diese Funktionalitäten stehen Ihnen mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA direkt zur Verfügung.
Vergleicht man einen Kreditorenprozess im klassischen und im neuen Hauptbuch, wird deutlich, welche Vorteile der Fast Close im SAP New General Ledger bringt. Im klassischen Hauptbuch wurde zunächst die Kreditorenrechnung gebucht, dann erfolgte das maschinelle Zahlen. Daraufhin waren verschiedene Monatsabschlussarbeiten erforderlich: das Durchführen der Nachbelastungsbilanz, das Verteilen von Verbindlichkeiten und Steuern auf operative Kontierungen, das Durchführen der „Nachbelastung GuV“ und das Verteilen von Skonto und Kursdifferenzen auf operative Kontierungen.
Am Beispiel des Kreditorenprozesses lassen sich die Vorteile des Fast Close aufzeigen.
Im SAP New General Ledger hingegen geht mit dem Buchen der Kreditorenrechnung die automatische Aufteilung der Verbindlichkeiten und Steuern einher. Auch das Aufteilen der Steuerrückrechnung geschieht nach dem maschinellen Zahlen mit Online-Verteilung der Nachlaufkosten (Skonto, Kursdifferenzen) automatisch. Das Ergebnis: Bei den Monatsabschlussarbeiten sind keine weiteren Aktivitäten erforderlich.
Das neue Hauptbuch bringt einige neue Funktionalitäten mit. Dank seiner Mehrdimensionalität lassen sich Profitcenter, Konsolidierungsvorbereitung, GKV und UKV gemeinsam abbilden. Außerdem ist die Integration von Legal- und Management-Reporting möglich. Die parallelen Ledger ermöglichen eine parallele Bilanzierung nach unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften. Mit dem Objekttyp Segment ist nicht nur eine Bilanz unterhalb des Buchungskreises möglich, sondern auch die Segment-Konsolidierung. Der Fast Close sorgt für die Echtzeit-Integration zwischen CO und FI. Bei der Belegaufteilung können die Bilanz unterhalb des Buchungskreises, Segment-Konsolidierung und Saldo null eingestellt werden. Kundeneigene Felder erhöhen die Flexibilität. Damit lässt sich das SAP New General Ledger um kundeneigene Kontierungen erweitern und Auswertungen nach eigenen Kriterien, zum Beispiel nach Regionen, sind möglich.
SAP hat ursprünglich die Funktionalitäten des neuen Hauptbuchs eingeführt, damit sie optimal zu SAP S/4HANA passen. Dort reduzieren sich die Datenmengen um ein Vielfaches, einzelne Bereiche können sich besser abstimmen. Technische Voraussetzungen für die Migration sind die Aktivierung der notwendigen Business Functions und die entsprechenden Enhancement Packages.