SAP Dispute Management: Klärungsfälle in SAP S/4HANA bearbeiten

Als Komponente von SAP Financial Supply Chain Management (FSCM) dient SAP Dispute Management dazu, forderungsbezogene Klärungsfälle abzuwickeln. Wenn ein Geschäftspartner vereinbarte Zahlungen eigenmächtig kürzt, müssen Unternehmen den Fall weiterverfolgen und klären. Mögliche Gründe für den reduzierten Betrag können etwa beschädigte Waren oder veraltete Preise sein, die fälschlicherweise noch im System hinterlegt waren. Ohne die passende Software-Unterstützung sind solche Nachverfolgungen aufwendig und mit langen Bearbeitungszeiten verbunden, da sich mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen dazu abstimmen müssen und auch der Austausch mit dem Kunden gesucht werden muss. Somit stehen die Kapazitäten der Mitarbeiter, die mit dem Klärungsfall befasst sind, nicht für andere Aufgaben zur Verfügung.

SAP Dispute Management ist ein Teil von SAP Financial Supply Chain Management (FSCM)

Klärungsfälle strukturieren und Vorgänge dokumentieren

Für solche Szenarien bietet SAP Dispute Management einen effizienten Lösungsansatz, indem es Klärungsfälle im SAP S/4HANA-System anlegt, strukturiert und koordiniert. Jeder Klärungsfall erhält eine eigene Fall-ID und sämtliche Vorgänge sowie alle relevanten Informationen für die Klärungsfallbearbeitung werden unter dieser Fall-ID dokumentiert, sodass sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehbar sind. Die Debitorenbuchhaltung hat mit SAP Dispute Management jederzeit den Überblick, welche Klärungsfälle noch offen sind, wie der jeweilige Stand der Klärung ist und um welche ausstehenden Beträge es geht. Die Integration mit der SAP S/4HANA-Anwendung SAP FI (Finanzbuchhaltung) sorgt dafür, dass der offene Posten direkt ausgeglichen und der Klärungsfall automatisch auf „Abgeschlossen“ gesetzt wird, sobald die ausstehende Zahlung eingegangen ist.

Mit SAP Dispute Management lassen sich Klärungsfälle schnell und einfach anlegen.

Ablauf und Zuständigkeiten bei einem Klärungsfall

Typischerweise läuft der Prozess bei einem Klärungsfall folgendermaßen ab: Es entsteht ein offener Posten, da ein Kunde dem Unternehmen Geld für ein Produkt oder eine Dienstleistung schuldet. Beim Zahlungseingang wird eine Unterzahlung festgestellt und ein Restposten über die noch offene Summe gebildet. SAP Dispute Management erstellt nun einen Klärungsfall, da es eine Differenz zwischen der ursprünglichen Forderung und dem beglichenen Betrag gibt. Der Klärungsfall kann entweder durch eine Ausgleichszahlung des Kunden oder durch eine Gutschrift abgeschlossen werden, sodass der Restposten beglichen ist.

Bei der Erstellung des Klärungsfall bietet SAP Dispute Management die Möglichkeit, einen Bearbeiter, einen Verantwortlichen und einen Koordinator zu hinterlegen. Der Bearbeiter ist dafür zuständig, den Klärungsfall und die weitere Vorgehensweise mit dem Kunden abzustimmen und zu dokumentieren. Diese Aufgabe kann beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter übernehmen, der ohnehin mit dem Kunden in Kontakt steht.

Dank der Integration in SAP FI können detaillierte Informationen zu den Debitoren abgerufen werden.

Der Verantwortliche, etwa ein Debitorenbuchhalter, legt den Klärungsfall an und überprüft die ihm zugewiesenen Klärungsfälle regelmäßig per Einzelpostenanzeige. Der Koordinator – hierbei kann es sich um den Leiter der Debitorenbuchhaltung handeln – überwacht alle Klärungsfälle und hat die Möglichkeit, über Fiori-Apps strukturierte Auswertungen vorzunehmen und dafür unterschiedliche grafische Darstellungsmöglichkeiten zu nutzen. So kann er beispielsweise visualisieren, wie viele Klärungsfälle in einem bestimmten Zeitraum abgearbeitet wurden und welches Gesamtvolumen die aktuell offenen Klärungsfälle haben.

Fazit: Effiziente und schnelle Abwicklung von Klärungsfällen

SAP Dispute Management ermöglicht eine höhere Effizienz und kürzere Bearbeitungszeiten bei der Abwicklung von Klärungsfällen. Sämtliche relevanten Informationen liegen in einem System ohne Medienbrüche vor. Durch die Integration mit SAP FI werden Klärungsfälle automatisch abgeschlossen, wenn Ausgleichsbuchungen eingehen.

Die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten per Fiori-Apps ermöglichen aussagekräftige Reportings.

Die analytischen Fiori-Apps bereiten alle relevanten Informationen rund um die Klärungsfälle eines Unternehmens übersichtlich auf. Verschiedene Steuerungsparameter lassen sich flexibel wählen, um beispielsweise die Klärungsfälle nach Bearbeiter oder Status darzustellen. Außerdem lassen sich so Geschäftspartner identifizieren, die ihren Zahlungsverpflichtungen häufiger nicht nachkommen. Damit schafft SAP Dispute Management eine geeignete Grundlage, um mit diesen Geschäftspartnern gezielt das Gespräch zu suchen.