Schneller zum Fast Close mit einheitlichen Finanzstammdaten

Quartalsabschluss, Jahresabsschluss, M & A – Unternehmen müssen ihren Stakeholdern pünktlich aussagekräftige Berichte vorlegen. Dabei gilt es, Compliance-Richtlinien sowie gesetzliche Regelungen einzuhalten. Grundlage all dieser Berichte sind die Finanzstammdaten. Wie also gelingt es, Finanzstammdaten unternehmensweit aktuell und „sauber“ zu halten?

Die Herausforderung: Sauber bleiben

In einem Unternehmen arbeiten täglich viele organisatorische Einheiten mit den Finanzstammdaten, zum Beispiel Konten- bzw. Konzernkontenrahmen, Hauptbuchkonten, Gesellschaften, Profitcenter, Kostenstellen und ihre Hierarchien. In Abteilungen wie Controlling, Rechnungslegung oder interner Revision sowie in Tochtergesellschaften und Niederlassungen werden diese Daten abgerufen, geändert, neu angelegt oder auch mal gelöscht.

Häufig finde ich bei unseren Kunden folgende Situation vor: Es liegen dezentrale Pflegeprozesse vor, die auf rein organisatorischer Basis ablaufen. Innerhalb der Prozesse finden sich häufig manuelle Workflow-Schritte. Schlimmstenfalls werden diese sensiblen Daten teilweise oder gar ausschließlich in Excel-Listen gepflegt. Außerdem fehlen regelmäßig klar definierte Verantwortlichkeiten. Keine Chance, hier Fehler und Inkonsistenzen zu vermeiden. Geschweige denn, dass man von transparenten und nachvollziehbaren Anlage- und Pflegeprozessen sprechen könnte.

Insbesondere im SAP-Kontext ergeben sich folgende Schwachpunkte:

• Hohe Abhängigkeiten zwischen Modulen

• Unterschiedliche Verantwortlichkeiten

• Zentrale Pflege vs. dezentrale Pflege

• Transaktionen bieten keine Prozessunterstützung

• Stammdaten liegen in unterschiedlichen Systemen

• Kein zentrales Business-Rule-Repository

• Fehlende Unterstützung von Data-Quality-Management-Mechanismen

• Standard-SAP-Oberflächen überfrachtet

Hinzu kommen stetig wachsende, heterogene Systemlandschaften und ein ständiger Wandel der rechtlichen Grundlagen sowie der internen Anforderungen. Es braucht also zwingend eine systemübergreifende Lösung, um die nötige Prozesseffizienz bei geforderter Transparenz und Flexibilität zu gewährleisten. Daraus entwickeln sich automatisch die folgenden Treiber für konsistente Finanzstammdaten.

Die Lösung: SAP Master Data Governance for Financials

Zentrale Verwaltung von Finanzstammdaten

SAP Master Data Governance for Financials (SAP MDG-F) ist eine Lösung für die zentrale Anlage und Pflege von Finanzstammdaten mittels IT-gestützter Prozesse. Denn nur eine zentrale Verwaltung gewährleistet unternehmensweit eine konsistente Datenbasis. Die Anwendung für SAP ERP kommt bereits mit vordefiniertem Content wie Workflows, Datenmodellen und Validierungs- bzw. Ableitungsregeln. So kann selbst in der Standardauslieferung eine zentrale Stammdatenverwaltung für den Finanzstamm betrieben werden.

Des Weiteren sind bereits bestimmte Data-Quality-Mechanismen integriert, unter anderem die Dublettenprüfung, erprobte Datenreplikationsmechanismen für die Verteilung auf mehrere Systeme und die Wiederverwendung vorhandener Business-Logiken.

Automatische Workflows

Die Pflege von Datensätzen wird an sogenannte Änderungsanträge gebunden. Jeder Änderungsantrag wiederum ist einem bestimmten Prozess zugeordnet. Folgendes Beispiel veranschaulicht den Prozessablauf für die Pflege von Stammdaten mit SAP MDG. Zunächst werden Rollen definiert, die innerhalb des Prozesses verschiedene Aufgaben übernehmen:

• Datenerfassung

• Datenanreicherung

• Prüfungs- und Genehmigungsschritte

So gibt es innerhalb der Pflege klare Verantwortlichkeiten und die Transparenz ist zu jeder Zeit gewährleistet. Gemäß dem Vier-Augen-Prinzip sind mehrere Benutzer an der Pflege beteiligt, um potenzielle Fehler zu identifizieren und sofort beheben zu können.

Master Data Governance for Financials kommt bereits mit einer Vielzahl von Standardoberflächen. Und getreu SAPs jüngstem Motto „Run Simple“ mit ergonomischem und schlichten Erscheinungsbild. Jede dieser Benutzeroberflächen beinhaltet ausschließlich die Informationen und Funktionen, die für den jeweiligen Bearbeitungsschritt innerhalb des Prozesses relevant sind. Flexibilität ist dennoch gewährleistet, da sich nahezu jede dieser Oberflächen an spezifische Anforderungen anpassen lässt.

Der Startpunkt einer jeden Anlage oder Änderung ist auch in MDG-F zunächst eine Suchanfrage. So lassen sich am sichersten mögliche Dubletten vermeiden. Nachdem der Anwender mit der Dateneingabe fertig ist, startet er den Workflow und der Prozess geht zum nächsten definierten Schritt über. Der Datensatz wird dabei an einen Änderungsantrag angehängt und mit allgemeinen Informationen wie dem Zeitpunkt der Änderung sowie dem verantwortlichen Benutzer angereichert.

Ich gehe davon aus, dass aus Gründen der Compliance im nächsten Prozessschritt ein anderer Anwender für die Überprüfung der Daten zuständig ist. In der Übersichtstabelle seiner Bearbeitungsmaske kann er alle laufenden Änderungsanträge einsehen, einschließlich derer, die von ihm zu bearbeiten sind. Nutzt er zusätzlich die Funktion des Sidepanels, kann der Anwender bereits an dieser Stelle detailliertere Informationen zum aktuellen Prozessschritt einsehen.

Der Anwender wählt nun einen Änderungsantrag aus, den er bearbeiten möchte. Hier kommt er dann in den Genuss der mit MDG 7.0 Support Package 02 ausgelieferten Highlighting-Funktion. Diese hebt die für die Überprüfung relevanten Felder hervor, wodurch der Anwender auf einen Blick alle beantragten Änderungen erfassen kann. Das spart dem Benutzer viel Zeit und strafft deutlich die Durchlaufzeiten derartiger Prozesse.

Unternehmensweit hohe Datenqualität dank automatischer Verteilung

Nach erfolgreichem Durchlaufen des Prozesses werden die Daten in MDG-spezifischen Tabellen abgelegt (Staging-Bereich) und dann über eine manuelle oder automatische Replikation in die Zielsysteme verteilt. MDG-F nutzt im Gegensatz zur Anwendung für Material- oder Geschäftspartnerstammdaten den Flex Mode. Der bei SAP MDG für Material und Geschäftspartner verwendete Re-Use-Mode hat ein definiertes Mapping zwischen den Entitäten des MDG und den Tabellen des ERP. So kann direkt nach der Aktivierung die Replikation in das ERP-System erfolgen. Für die Replikation stehen mehrere Technologien zur Auswahl.

Flexibilität dank Editionskonzept

Die Edition ist ein Element, um die Gültigkeit der Änderung zu steuern. Sie enthält ein Stichdatum, das aussagt, ab wann die Änderungen gültig sein sollen. Das Editionskonzept ist beim Einsatz von MDG-F bindend. Jeder Änderungsantrag muss also an eine Edition gebunden sein. Nur so können Änderungen durchgeführt werden, die zum Beispiel bei der Vorbereitung von Kontenplänen erst zu einem späteren Zeitpunkt aktiv werden dürfen.

Zudem gewährleistet das Konzept jederzeit die Transparenz über vergangene und zukünftige Änderungen. SAP bezeichnet diese Komponente auch als flexibles Editionsmanagement, da in puncto Replikationszeitpunkt Auswahlmöglichkeiten vorhanden sind:

• In jedem Änderungsantrag wird der Replikationszeitpunkt festgelegt

• Replikation nach erfolgreichem Durchlauf des Prozesses

• Replikation nach Freigabe der Edition

Weitere Prozess- und Usability Features stellt dieser Überblick zu Master Data Governance for Financials der SAP dar.

Kritische Erfolgsfaktoren für SAP MDG-F

• SAP empfiehlt eindringlich, MDG 7 für den Finanzstamm zu verwenden.

• Der Fachbereich muss das Editionskonzept verstanden haben.

• Es ist genau zu prüfen, ob dritte Transaktionen Stammdaten ändern.

• Durch Nutzung des Flex-Mode sind jegliche Updates im Zielsystem ein Problem.

• Synchronisation des Customizing muss geklärt sein.

Fazit

Eine zentrale Datenverwaltung mit SAP Master Data Governance for Financials erhöht die Abschlussgeschwindigkeit im Finanzbereich und gewährleistet termingenaue Quartals- und Jahresabschlüsse. Das gelingt vor allem durch die gesteigerte Prozesseffizienz und die verringerten Prozessdurchlaufzeiten dank durchgängig IT-gestützter Prozesse, eindeutiger Verantwortlichkeiten und einer höheren Datenqualität. Eine einheitliche und aktuelle Datenbasis garantiert zudem valide, aussagekräftige Berichte und erhöht so das Vertrauen in das unternehmensweite Reporting, insbesondere auf Executive-Ebene.