Eigenentwicklungen: Was vor dem Umstieg auf SAP S/4HANA zu tun ist

Mithilfe von kundenindividuellen Entwicklungen sind Unternehmen in der Lage, das SAP ERP-System an ihre Bedürfnisse anzupassen und die Standardprozesse gemäß ihren Anforderungen zu modifizieren. Im Rahmen des Umstiegs auf SAP S/4HANA stehen Unternehmen mit Blick auf ihre Eigenentwicklungen vor einer besonderen Herausforderung: Viele kundenindividuellen Erweiterungen lassen sich nicht eins zu eins nach SAP S/4HANA übertragen – aus unterschiedlichen Gründen.

5 goldene Regeln für den Umgang mit Ihren Eigenentwicklungen bei der SAP S/4HANA-Migration

Warum sich Unternehmen mit ihren Eigenentwicklungen befassen müssen

So ist es beispielsweise möglich, dass bestimmte Programmierschnittstellen nicht mehr unterstützt werden oder das bisherige SAP ERP-System Ansätze verwendet, die mit der SAP HANA-Datenbank nicht mehr funktionieren. Hinzu kommt, dass manche Funktionalitäten, die in der Vergangenheit durch Eigenentwicklungen abgebildet wurden, inzwischen im SAP S/4HANA-Standard enthalten sind, sodass die Erweiterungen überflüssig werden. Und wahrscheinlich haben sich im historisch gewachsenen ERP-System, das bereits seit mehreren Jahren oder sogar Jahrzehnten im Einsatz ist, Eigenentwicklungen angesammelt, die das Unternehmen gar nicht mehr nutzt.

Gründliche Analyse der Eigenentwicklungen

Bevor Unternehmen zu SAP S/4HANA wechseln, sollten sie eine sorgfältige Bestandsaufnahme mit Blick auf ihre Eigenentwicklungen vornehmen und diese hinsichtlich Notwendigkeit und Komptabilität mit SAP S/4HANA analysieren. Damit stellen die Unternehmen sicher, dass ihre Geschäftsprozesse auch in Zukunft reibungslos funktionieren. Für die Analyse der Anpassungen sind folgende Fragestellungen relevant:

• Welche Eigenentwicklungen werden noch verwendet? Welche können bei der Migration auf SAP S/4HANA aufgegeben werden?

• Welche kundenspezifischen Erweiterungen und Anpassungen sind unter SAP S/4HANA im Standard verfügbar und werden dementsprechend nicht mehr benötigt?

• Welche Anpassungen sind erforderlich, um die vorhandenen Eigenentwicklungen auf SAP S/4HANA zu bringen?

• Lohnt sich der Aufwand für die Migration oder ist ein anderer Ansatz, zum Beispiel die Neuentwicklung als Side-by-side-Extension auf der SAP Business Technology Platform, sinnvoller?

Eigenentwicklungen aus mehreren Perspektiven bewerten

Um die richtigen Antworten auf diese Fragen zu erhalten, hat sich ein Best-Practice-Vorgehen in mehreren Schritten bewährt. Der erste Schritt ist die gründliche Überprüfung der kundenindividuellen Anpassungen hinsichtlich ihrer Nutzung. Erweiterungen, die im Unternehmen keine Verwendung mehr finden, können aussortiert werden. Dabei ist zu beachten, dass manche Erweiterungen selten benutzt werden, zum Beispiel nur während des Jahresabschlusses. In solchen Fällen sagt die Häufigkeit der Nutzung jedoch nichts über die Wichtigkeit der Erweiterung für die Geschäftsprozesse aus.

Weiterhin empfiehlt sich eine Analyse der Eigenentwicklungen in Bezug auf den „Fit-to-Standard“: Deckt SAP S/4HANA die gewünschte Funktionalität eventuell bereits im Standard ab, sodass keine Erweiterung mehr benötigt wird? Ebenfalls relevant ist es, die Migrierbarkeit der Eigenentwicklungen zu checken. Ist eine Migration der Erweiterungen nach SAP S/4HANA ohne großen Aufwand möglich, bietet sich eine Realisierung als On-Stack-Erweiterung an. Erweist sich die Migration hingegen als aufwendig, ist es möglicherweise sinnvoller, die Funktionalität als Side-by-side-Extension umzusetzen. Bei der Entscheidung sind auch lizenzrechtliche Aspekte zu beachten: Wenn externe Anwender außerhalb des eigenen Unternehmen Zugriff auf die Erweiterung benötigen, spricht das für eine Side-by-side-Extension. So halten Unternehmen die Zahl der ERP-User klein und sparen mit dem SAP Digital-Access-Lizenzprogramm bares Geld.

Mit Erweiterungen vom Wettbewerb differenzieren

Die Bestandaufnahme und Bereinigung der Eigenentwicklungen wirkt sich vorteilhaft auf die individuellen Geschäftsprozesse von Unternehmen aus. Während Standard-Funktionalitäten mit der SAP-Software abgedeckt werden, können sich Unternehmen auf Erweiterungen konzentrieren, die echte Wettbewerbsvorteile bringen. Diese Herangehensweise spart Zeit und Geld bei der Umsetzung der kundenindividuellen Erweiterungen. Für In-App- bzw. On-Stack-Erweiterungen lässt sich vorhandenes Know-how im Unternehmen nutzen. Side-by-side-Extensions ermöglichen die Integration von neuen Nutzergruppen wie Lieferanten, Kunden und Partnern. Da diese Art der Erweiterungen losgelöst vom digitalen Kern SAP S/4HANA ist, haben sie einen separaten Lebenszyklus und bringen ein hohes Maß an Agilität.

Fazit: Potenziale in Sachen Eigenentwicklungen nutzen

Sich mit den Eigenentwicklungen zu beschäftigen, ist für Unternehmen eine wichtige Aufgabe im Vorfeld der SAP S/4HANA-Migration. Sie sollten die Gelegenheit nutzen, um bei den oft historisch gewachsenen Erweiterungen und Anpassungen aufzuräumen und zu überprüfen, welche Eigenentwicklungen tatsächlich noch benötigt werden und ob sie kompatibel mit SAP S/4HANA sind. Eine sorgfältige Planung und Analyse minimiert den Aufwand und die Kosten beim Umzug der kundenindividuellen Anpassungen. Gleichzeitig eröffnet sich Unternehmen die Chance, den Fokus auf diejenigen Erweiterungen zu legen, die das Unternehmen von der Konkurrenz abheben.