Schnell und einfach zum Lastenheft – Blogreihe Teil 7

[Fachbeitrag | Lesezeit: 2 min.] Die Investitionsplanung stellt einen Sonderfall im Bereich der Planung dar. Sie erweist sich in der Praxis als äußerst vielfältig und hat zahlreiche Facetten, die es spätestens bei einem Lastenheft zu berücksichtigen gilt. In den meisten Unternehmen hat die Investitionsplanung bisher nur einen geringen Grad an Standardisierung erreicht. Häufig tragen Abteilungen und Werke ihre Investitionsvorhaben in Excel-Tabellen ein und schicken sie zur Genehmigung an das Controlling. Die Nachteile dieses Verfahrens: hoher Aufwand und enorme Fehleranfälligkeit.

Der Weg zum effizienten Prozess

Wenn Unternehmen den Prozess der Investitionsplanung in ein vorhandenes SAP-System integrieren würden, könnten sie einige Schmerzpunkte beseitigen und ihrem Controlling die Arbeit deutlich erleichtern. Die erste Etappe auf einem solchen Weg ist das Festlegen der Anforderungen an die künftige Wunschlösung.

Solche Anforderungen werden üblicherweise in einem Lastenheft zusammengefasst. Es definiert die gewünschten Funktionalitäten und dient als Leitfaden bei der Suche nach einer passenden Lösung. Das Erstellen eines Lastenhefts ist oft mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden. Aber es geht auch anders: Mit unserer kostenfreien Lastenheft-Vorlage erstellen Sie Ihr Lastenheft für die Investitionsplanung in nur 15 Minuten.

Lastenheft: Ist-Situation vs. Wunschlösung

Der formale und inhaltliche Aufbau der Vorlage folgt den allgemein anerkannten Standards für Lastenhefte. Zunächst wird die aktuelle Situation (Ist-Situation) der Investitionsplanung beschrieben: Wie läuft der Prozess derzeit ab? Welche Herausforderungen ergeben sich daraus?

Im nächsten Schritt formuliert der Verfasser die Zielsetzung im Hinblick auf die gewünschte Lösung in der Zukunft. Dabei nennt er die wichtigsten übergeordneten Ziele und Verbesserungen. Zu den häufigsten Zielen zählen die Integration der Investitionsplanung in die unternehmensweite IT- und SAP-Landschaft, das Arbeiten mit intuitiven Oberflächen und die Realisierung von Genehmigungsworkflows direkt im Tool.

Damit das Lastenheft für alle Beteiligten im Auswahlprozess einer neuen Lösung eine wirkliche Hilfe ist, nennt der Verfasser im nächsten Kapitel die konkreten Anforderungen. In diesen Teil fließt bei der Erstellung eines „normalen“ Lastenhefts (also ohne Vorlage) die meiste Zeit. Denn der Verfasser kann nie sicher sein, ob er wirklich sämtliche Anforderungen für alle am Prozess beteiligten Kollegen zusammengetragen hat. Anders ist es, wenn er mit unserer Vorlage für das Lastenheft arbeitet. Sie führt Anforderungen aus vielen Anforderungskatalogen und Lastenheften zusammen. Der Verfasser kreuzt einfach die für sein Unternehmen relevanten Anforderungen an.

Realistischen Zeitplan aufsetzen

Zu guter Letzt erhöht ein präziser Zeitplan die Verbindlichkeit des Themas. Er legt fest, bis wann welche Schritte erledigt sein sollen. Vor allem ist darauf zu achten, vor dem offiziellen Go-Live genug Zeit für das Testen einzuplanen. Nichts ist unbefriedigender als eine Lösung, die nach dem Produktivstart nicht reibungslos läuft. Damit erreicht man das genaue Gegenteil des Projektziels: Diejenigen, die am Prozess der Investitionsplanung beteiligt sind, nehmen das Tool nicht als Arbeitserleichterung, sondern als zusätzliche Belastung und als Ärgernis wahr.

Hier geht's zur kostenfreien Vorlage für Ihr Lastenheft.