Mit 4.000 Mitarbeitern und 150 Standorten gehört Trost zu den führenden Autoteilegroßhändlern Europas. Damit das so bleibt, expandiert Trost wie kaum ein anderes Unternehmen der Branche. Umso wichtiger ist es, Kennzahlen, Märkte und Geschäftspotenziale im Auge zu behalten. Das erfordert vor allem eine fundierte Businessplanung. Sie liefert Informationen zu Chancen, Risiken und Investitionsbedarf und damit die Basis für eine gezielte Unternehmensentwicklung.
Lassen sich die erforderlichen Informationen jedoch nur schwerfällig eingeben und auswerten, sinkt die Bereitschaft, sich regelmäßig mit dem Thema Businessplanung zu beschäftigen. Im schlimmsten Fall leidet darunter die Qualität und Verlässlichkeit der Plandaten. Das weiß auch Trost Teamleiter Controlling Elmar Elze. In der Vergangenheit wurden die vorhandenen Analyse- und Reporting-Werkzeuge aus SAP Business Warehouse bei Europas führendem Teilehändler nur unzureichend genutzt. „Lange Lauf- und Ladezeiten der Weblayouts sowie mangelhafte Anwenderakzeptanz erschwerten die Businessplanung“, erinnert sich Elze. Trost suchte deshalb nach einer Möglichkeit, seine Planungsprozesse anwenderfreundlicher zu gestalten und zu beschleunigen.
Bessere Performance und Usability sorgt für mehr Anwenderakzeptanz
„Unser Ziel war es, den Planungsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig die Qualität der zugrundeliegenden Daten durch höhere Anwenderakzeptanz zu verbessern. Mithilfe von IBsolution ist das zweifellos gelungen“, lobt Elmar Elze. Grundlage der verbesserten Businessplanung ist die modular aufgebaute Softwarelösung AGIMENDO der IBsolution. Sie ergänzt die Funktionalität von SAP Business Warehouse, integriert unterschiedliche Teilpläne, lässt sich intuitiv bedienen und beschleunigt so die Abläufe spürbar.
„Mussten die Anwender früher für unterschiedliche Planungen zwischen Weblayouts hin und her wechseln, erleichtert der zentrale Einstieg die Erfassung der Daten enorm“ lobt der Teamleiter Controlling. Und zwar unabhängig davon, ob die Informationen in die 3-Jahresplanung, die Investitionsplanung oder den Forecast einfließen sollen. Die einzelnen Teilpläne werden automatisch der ausgewählten Kostenstelle zugeordnet, der betreffende Zeitraum einfach in einer Parametertabelle hinterlegt. So ist sichergestellt, dass Planungen auch unabhängig vom aktuellen Kalender- oder Geschäftsjahr durchgeführt werden können. Vorschlagswerte für Zinsen und Forderungen lassen sich per Mausklick ermitteln, Daten, Layouts oder Berichte schnell und einfach kommentieren. Der Export der Weblayouts in eine Excel-Tabelle oder in ein PDF-Dokument erfolgt ebenfalls per Knopfdruck. „Die Akzeptanz der Businessplanung ist seit Einführung der neuen Lösung rasant gestiegen. Das erleichtert unsere Geschäftsentwicklung immens“, freut sich Elze.
Neben der verbesserten Nutzbarkeit haben sich auch Performance und Flexibilität verbessert. „Die Lauf- und Ladezeiten der Weblayouts konnten nachhaltig beschleunigt werden“, sagt der Teamleiter Controlling. Das liegt unter anderem daran, dass die Queries konsequent strukturiert wurden und damit im konsolidierten Cube wesentlich geringere Datenmengen verarbeitet werden müssen. Dazu galt es zunächst, sämtliche Ist- und Referenzdaten aus unterschiedlichen Vorsystemen zu harmonisieren und in einem neuen Datentopf zu konsolidieren. „Das war eine enorme Herausforderung“ erinnert sich Elze.
Stammdatenpflege durch den Fachbereich
Zudem können berechtigte Mitarbeiter aus dem Fachbereich Stammdaten über die Software AGIMENDO.edit heute selbst anlegen und pflegen. Früher musste hierzu immer extra die IT-Abteilung bemüht werden. Darüber hinaus beschleunigen auch unterschiedliche Parametertabellen, die zentral gepflegt und automatisch aus unterschiedlichen Anwendungsteilen gespeist werden, den Planungsprozess. Statt nominale und prozentuale Informationen mithilfe von Zellreferenzen aus den Quellsystemen zu ermitteln, werden diese direkt aus den entsprechenden Parametertabellen ausgelesen.
Umgesetzt wurde die optimierte Businessplanung bei Trost innerhalb von nur 12 Wochen. „Das ist vor allem dem Spezialwissen der IBsolution in den Bereichen Geschäftsprozessoptimierung und Business Intelligence zu verdanken“, ist Elze überzeugt.
