In einem umfangreichen Projekt bei der Vaillant Group hat IBsolution zentrale, konzernweit genutzte Workflows stabilisiert und in Zusammenarbeit mit SAP die Workflow-Software von SAP BPM 7.31 auf SAP PI/PO 7.50 migriert. Neben der Projektplanung und -steuerung übernahm das Heilbronner SAP-Beratungshaus auch das Demand Management und stellte den operativen Betrieb durch 2nd- und 1st-Level-Support sicher.
Die Vaillant Group, einer der weltweiten Markt- und Technologieführer in den Bereichen Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik, setzt im Tagesgeschäft sehr stark auf Prozesse. Workflows, die nahezu von der gesamten Business-Organisation genutzt werden, sind systemseitig abgebildet. Das trifft beispielsweise auf verschiedene Workflows aus dem Finanzbereich zu, etwa den Monats- und Jahresabschluss im External Accounting.
Diverse Eigenentwicklungen und die Verwendung von Nicht-Standardkomponenten haben die Workflow-Landschaft bei der Vaillant Group zunehmend komplex und unübersichtlich gemacht. Traten beim Monats- oder Jahresabschluss Schwierigkeiten in den Abläufen auf, waren zeitaufwendige manuelle Nacharbeiten erforderlich, die sich auch auf Folgeprozesse auswirkten.
Prozesse fit für die Zukunft machen
Vor diesem Hintergrund setzte sich die Vaillant Group das Ziel, die Performance, die Stabilität und den Support der Workflows zu verbessern, die etablierten Prozesse zu modernisieren und für die Verwendung in Cloud-Umgebungen vorzubereiten. Das Heilbronner SAP-Beratungshaus IBsolution übernahm die Leitung des Stabilisierungsprojekts für das Workflow-Umfeld und migrierte die Prozesse auf eine zeitgemäße Grundlage. Die Experten nutzten dafür verschiedene Ansatzpunkte: die Infrastruktur, die Software-Architektur, die Supportorganisation und die Prozesskultur.
Wichtige Voraussetzung für Großprojekt
IBsolution gelang es in dem Projekt, die Stabilität, Flexibilität und Performance der Workflows zu verbessern, einen funktionierenden Support und Betrieb sicherzustellen, Altlasten zu beseitigen sowie den Code und die Implementierungen zukunftsfähig zu machen. Dass Architektur und Software auf eine zeitgemäße Grundlage gestellt werden, war für die Vaillant Group auch in anderer Hinsicht entscheidend: Im Rahmen eines separaten Großprojekts sollte ein einfacher Wechsel auf eine neue IT-Architektur ermöglicht werden.
„Unser SAP BPM-Upgrade-Projekt ist eine außergewöhnliche Erfolgsgeschichte“, sagt Marc Stöver, Teamleader Group IT – Shared Technology Services bei der Vaillant Group. „Aufgrund der hohen Komplexität der Umgebung ist ein derart reibungsloser Projektverlauf keinesfalls selbstverständlich. Daher möchte ich allen Projektbeteiligten herzlich danken. Jetzt sind die Workflows der Vaillant Group bereit für den Umzug auf unsere neue IT-Architektur.“
Flexibel, performant und leicht zu warten
Das komplexe Projekt umfasste zahlreiche Einzelmaßnahmen. Um eine höhere Flexibilität zu erzielen, wurde das Workflow-System von On-premise-Servern in eine Platform-as-a-Service-Umgebung (PaaS) in der Cloud umgezogen. Aus der Umstellung des Betriebssystems des BPM-Servers von Windows auf Linux resultierten eine leichtere Wartung und größere Stabilität. Das Upgrade der Workflow-Software von SAP BPM 7.31 auf SAP PI/PO 7.50 wirkte sich ebenfalls positiv auf Stabilität und Leistung aus. Der Datenbankwechsel von MaxDB zu SAP HANA sorgte für eine höhere Geschwindigkeit der Workflows.
Mittels eines intensiven Know-how-Transfers wurde der Support befähigt, die Anwender bei Problemen mit den modernisierten Workflows zu unterstützen. Ein Konzept, das aufging: Die Zahl der monatlichen Incidents ist um mehr als die Hälfte zurückgegangen und die Bearbeitungszeit wurde deutlich verkürzt. Zudem ist die Zufriedenheit der Anwender wesentlich höher, da die Prozesse zuverlässig funktionieren und die Anwender kaum noch manuelle Aufwände und Workarounds betreiben müssen.
Optimierte Prozesseffizienz
Innerhalb weniger Monate ist es IBsolution gelungen, die Workflows wieder funktional, zuverlässig und performant zu machen. Zudem wurde die Stabilität des Systems wiederhergestellt. So konnte der Jahresabschluss 2018 bereits erfolgreich und ohne Vorkommnisse auf der neuen Umgebung durchgeführt werden.
„Mit dem erfolgreichen Projektabschluss ist es uns gelungen, ein Umfeld zu stabilisieren, in dem in den vergangenen Jahren mehrfach Schwierigkeiten aufgetreten sind – mit erheblichen Auswirkungen auf die Prozesseffizienz in der Vaillant Group“, sagt Steffen Ascher, Group IT Director bei der Vaillant Group. „Darüber hinaus stellt der Erfolg auch einen wichtigen Schritt in unserer gesamten IT-Architektur-Roadmap dar.“
Bild: Vaillant GmbH
Über die Vaillant Group
Die Vaillant Group ist ein international tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Remscheid, Deutschland, das in den Bereichen Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik tätig ist. Als einer der weltweiten Markt- und Technologieführer entwickelt und produziert die Vaillant Group maßgeschneiderte Produkte, Systeme und erbringt Dienstleistungen für Wohnkomfort. Das Produktportfolio reicht von effizienten Heizgeräten auf Basis herkömmlicher Energieträger bis hin zu Systemlösungen zur Nutzung regenerativer Energien. Im Geschäftsjahr 2019 erzielte das Unternehmen, das sich seit seiner Gründung 1874 in Familienbesitz befindet, mit rund 14.000 Mitarbeitern einen Umsatz von 2,6 Milliarden Euro.
