Digitales Work Order Management

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Was ist eine Work Order?

Unter einer Work Order versteht man üblicherweise eine Aufgabe oder einen Arbeitsauftrag für einen Kunden, der beispielsweise einem Service-Mitarbeiter zugewiesen werden kann. Der Begriff wird häufig im Kundendienst verwendet, wo Arbeitsaufträge bzw. Work Orders an Außendiensttechniker vergeben werden. Work Orders weisen den Außendiensttechnikern verschiedene Aufgaben wie Geräteinstallationen, Reparaturen oder Wartungsarbeiten zu.

Normalerweise sind Arbeitsaufträge (Work Orders) das Ergebnis einer Kundenanfrage. Eine Work Order oder ein Arbeitsauftrag kann allerdings auch die Folgeaktion einer zuvor durchgeführten Inspektion oder Prüfung sein. So kann die geplante Instandhaltungsprüfung einer Fertigungsanlage die Notwendigkeit aufzeigen, Teile zu wechseln, Schmiermittel hinzuzufügen oder Komponenten abzustimmen − dies kann eine oder mehrere Work Order für den Servicetechniker zur Folge haben.

Der Work-Order-Prozess

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Schritt #1: Identifikation und Klassifizierung der Work Order

Die Instandhaltungsmaßnahmen lassen sich in zwei Gruppen einteilen: geplante und ungeplante Instandhaltung.

  • Die geplante Wartung umfasst alle Ihnen im Voraus bekannten Arbeiten, zum Beispiel Routineinspektionen.
  • Die ungeplante Wartung umfasst hingegen alle Aufgaben, die Sie nicht vorhersehen können, zum Beispiel Reparaturen.

Schritt #2: Erstellen der Work Order 

Die Einzelheiten der Arbeit werden zusammengestellt und dem Wartungsteam zur weiteren Bearbeitung vorgelegt.

  • Wenn eine Maschine ausfällt, erstellt der Serviceleiter eine Arbeitsanforderung (Work Order) und reicht sie bei der Wartung ein.
  • Wenn eine Aufgabe geplant ist, wird eine Work Order erstellt und terminiert, damit sie zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden kann.

Schritt #3: Arbeitsauftrag (Work Order) priorisieren und planen

Einige Serviceaufträge sind zeitkritischer als andere. Eine durchgebrannte Glühbirne muss nicht sofort repariert werden, ein gebrochenes Förderband schon. Deshalb müssen Sie bei jeder Work Order, die auf Ihren Schreibtisch kommt, Prioritäten setzen.

Nach der Priorisierung ist es an der Zeit, einen Zeitplan zu erstellen. Work Orders können auf der Grundlage eines festgelegten Termins, geplanter Wartungsauslöser oder zugeordneter Zeitblöcke geplant werden.

Schritt #4: Work Order zuweisen und ausführen

Die Work Order wird einem Techniker zugewiesen, der die Aufgabe erledigt. Dabei kann es sich sowohl um eine nur fünfminütige Überprüfung der Ausrüstung handeln als auch um eine komplexe Reparatur, die mehrere Tage dauert.

Schritt #5: Den Arbeitsauftrag (Work Order) abschließen und dokumentieren

Sobald alle Aufgaben innerhalb einer Work Order bearbeitet sind, kann sie abgeschlossen werden. Der Abschluss der Arbeiten wird in der Regel vom Serviceleiter überprüft und freigegeben. Nach ihrem Abschluss wird die Work Order abgelegt. Ein ordnungsgemäß organisiertes Arbeitsauftragsprotokoll ist entscheidend für den Aufbau von Anlagenhistorien, die Überprüfung früherer Lösungen, die Vorbereitung auf Audits und vieles mehr.

Schritt #6: Work Order analysieren und Prozesse überprüfen

Abgeschlossene Work Orders enthalten wertvolle Informationen. Sie können Einblicke in Ihre Prozesse und Systeme geben, die zur Feinabstimmung Ihres Betriebs genutzt werden können. Ein Arbeitsauftragsprotokoll ermöglicht es den Technikern auch, verpasste Schritte oder alternative Lösungen schnell zu erkennen, wenn ein Problem wieder auftritt.

Work

Ein solides System zur Verwaltung des Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags stellt sicher, dass er reibungslos von einem Schritt zum nächsten übergeht.

Order

Dadurch können Sie alle möglichen Probleme wie mangelnde Verantwortlichkeit, hohe Kosten, erhöhte Ausfallzeiten und erdrückende Rückstände vermeiden.

Management

Einfach nur einen guten Arbeitsauftrag zu erstellen, garantiert noch keinen Erfolg. Dieser Arbeitsauftrag muss auch richtig verwaltet werden. 

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