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„Wir brauchten mehr Transparenz und Prozesssicherheit – auch in den Teilkonzernen. IBsolution hat uns für unsere Anforderungen das passende Werkzeug an die Hand gegeben. Jetzt können wir alle Daten der Tochterunternehmen mit einem Mausklick in den Abschluss übernehmen, sparen viel Zeit und profitieren zugleich von deutlich hochwertigeren Daten.“ Andreas Dümmler, Bereichsleiter Informationssysteme, ARBURG GmbH + Co KG |
Schalter, Stecker und Handyschalen − viele alltägliche Dinge werden mit den Spritzgießmaschinen von ARBURG produziert. Der deutsche Maschinenbauer ist einer der Pioniere des Kunststoffspritzgießens und hat dessen Entwicklung maßgeblich beeinflusst. Das Familienunternehmen wurde 1923 gegründet und gehört heute zu den weltweit führenden Herstellern von Spritzgießmaschinen für die Kunststoffverarbeitung. Flexible Robotsysteme, Fertigungszellen und Peripheriegeräte runden das Portfolio ab. Ob für Mikroteile von wenigen Hundertstel Gramm oder rund 2,5 Kilogramm schwere Spritzteile − Kunden aus allen kunststoffverarbeitenden Branchen verlassen sich auf die Qualität von ARBURG-Maschinen. Über ein globales Vertriebs- und Servicenetzwerk ist das Unternehmen für Kunden in aller Welt vor Ort präsent.
Über 2.000 Mitarbeiter sind am Stammsitz in Loßburg und in den Niederlassungen in 23 Ländern für ARBURG tätig. Die Konzerngröße stellt das Unternehmen gerade beim Jahresabschluss vor eine immense Herausforderung. Es gilt, die Bilanzen der Teilkonzerne zu konsolidieren und alle Arbeitsschritte lückenlos zu dokumentieren. Dabei müssen sowohl länderspezifische als auch internationale Richtlinien erfüllt werden. Da die Einzelabschlüsse nach den jeweiligen lokalen Gesetzen erfolgen, muss das zentrale Controlling die Werte vereinheitlichen und sie nach den Richtlinien des Handelsgesetzbuchs (HGB) anpassen. Das betrifft Gewinne und Verluste, aber auch Forderungen, Schulden und Kapitalerträge. Viele Zahlen müssen neu bewertet werden. Um die Bilanzkonsolidierung zu beschleunigen, beschlossen die Verantwortlichen, eine integrierte Software einzuführen. Das Controlling sollte sich wieder stärker auf die Analyse des Gesamtkonzernergebnisses konzentrieren können und der Geschäftsführung wertvolle Daten zur Unternehmenssteuerung liefern.
ARBURG wählte das IT-Beratungshaus IBsolution als Partner für dieses anspruchsvolle Projekt. „IBsolution hat uns vor allem durch ein umfangreiches Expertenwissen in den Bereichen Kapitalkonsolidierung und Währungsumrechnung überzeugt. Aber auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis war unter dem Strich hervorragend“, sagt Andreas Dümmler, Bereichsleiter Informationssysteme bei ARBURG. Der Softwareeinführung gingen mehrere intensive Workshops voraus. Nachdem IBsolution zusammen mit dem Controlling und der IT des Unternehmens alle Anforderungen herausgearbeitet hatte, stellte ein detailliertes Konzept sicher, dass sich die neue SAP-Konsolidierungssoftware reibungslos in die bestehende IT-Landschaft einfügte. Darüber hinaus ließen sich die Funktionen mit echten Daten testen – ein entscheidender Vorteil für die korrekte Konfiguration der Software.
Die Berater integrierten die Lösung in die vorhandene SAP-Umgebung, aber auch verschiedene Systeme von Fremdanbietern wie Microsoft Navision/Microsoft Dynamics NAV wurden eingebunden. IBsolution hat den Konsolidierungsprozess dreistufig aufgebaut. Im ersten Schritt bereitet das feste Ledger mit der Summentabelle GLT3 die Daten aus SAP ERP Financials für die Konsolidierung vor. Dafür legt die Software parallel zu den operativen Buchungen eine Liste an, in der sie die Zahlen anreichert und komprimiert. Danach verarbeitet SAP Business Warehouse (BW) automatisch die Informationen aus der GLT3-Liste und den Nicht-SAP-Systemen, bereitet sie auf und bringt sie in eine einheitliche Form. Das gewährleistet eine deutlich höhere Datenqualität. Die Software greift nicht direkt auf die Buchungssysteme zu, sondern zieht sich die Werte aus SAP NetWeaver BW und verfügt so über eine zweifach bereinigte und rundum zuverlässige Datenbasis.
Für eine gesetzeskonforme Bilanzierung nach HGB müssen die Abschlüsse der Teilkonzerne alle Zahlen aus den Fremdwährungen in Euro umrechnen. Eine zuverlässige und korrekte Währungsbewertung war deshalb ein zentrales Thema für ARBURG. Mit der neuen Lösung lassen sich die Werte übertragen und zugleich Kurschwankungen und andere Veränderungen berücksichtigen.
„Bisher stand das Controlling dabei vor der aufwendigen Aufgabe, die Positionen mithilfe von Tabellenkalkulationen umzurechnen – ein enormer Aufwand angesichts von 33 Einheiten und insgesamt 16 unterschiedlichen Währungen“, erklärt Joachim Wössner, verantwortlicher Abteilungsleiter für das Controlling. ARBURG hat dieses Verfahren nun abgelöst und kann dank automatisierter Prozesse die Werte künftig schnell und zuverlässig ermitteln. Das Unternehmen profitiert dadurch auch von mehr Transparenz im Auslandsgeschäft, weil sich die Buchungen sowohl nach Teilkonzernen als auch nach Währung geordnet anzeigen lassen.
Das transparente Monitoring eröffnet neue Möglichkeiten bei der Prozessgestaltung. Beispielsweise ist das Unternehmen nicht mehr bei allen Arbeitsschritten auf Experten angewiesen. Die Aufgaben lassen sich auf mehrere Schultern verteilen. Die Mitarbeiter profitieren von den standardisierten Abläufen und finden sich schnell in den Systemen zurecht.
Mithilfe von Statusmonitoren kann das zentrale Controlling alle Abläufe genau verfolgen: Welche Zahlen fehlen noch? Wo hakt der Prozess? Diese Aufgabenteilung entlastet die Controller. Sie können zunehmend eine steuernde Funktion einnehmen. „Das Team hat mehr Freiraum und kann sich stärker auf die Analyse konzentrieren“, bestätigt Joachim Weiß, Bereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen. Sobald die Daten korrekt eingetragen wurden, können die Verantwortlichen die Werte automatisch in den Konzernabschluss kopieren. So lassen sich Bilanzen schneller erstellen und Übertragungsfehler vermeiden.
Bereits während der Implementierungsphase hat IBsolution die Mitarbeiter der IT-Abteilung von ARBURG intensiv in die neue Software eingearbeitet. „Durch den guten Wissenstransfer konnten wir die Lösung schnell selbst warten und für den Support sorgen“, sagt Andreas Dümmler. „So verfügen wir stets über zuverlässige, konsolidierte Daten und erfüllen mit unserem Jahresabschluss sicher alle gesetzlichen Anforderungen.“
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„Früher haben wir für den Konzernabschluss 16 Währungen manuell umgerechnet und bewertet. Ein enormer Aufwand. Jetzt haben wir alle Kursschwankungen im Griff und verfügen über eine zuverlässige Datenbasis für akkurate Abschlüsse.“ Joachim Weiß, Bereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen, ARBURG GmbH + Co KG |