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„Die wichtigsten Kriterien bei der Einführung des Business Partner sind eine klare Governance, sorgfältiges Testen und das Durchspielen aller erdenklicher Szenarien, um später keine bösen Überraschungen zu erleben.“ Alexander Schmid, Director Master Data, Product Lifecycle & Project Management bei EagleBurgmann |
Kein SAP S/4HANA ohne SAP Business Partner – möchte ein Unternehmen auf das neueste ERP-Produkt von SAP migrieren, ist die Ablösung des bisherigen Debitoren- und Kreditorenmodells zwingend erforderlich. Daher musste sich auch EagleBurgmann mit der Implementierung der Business-Partner-Funktionalität beschäftigen. Das Unternehmen setzte dabei auf die Expertise des Heilbronner SAP-Beratungshauses IBsolution.
EagleBurgmann gehört zu den weltweit führenden Anbietern für Dichtungstechnik und deckt nahezu alle industriellen Prozesse und Anwendungsgebiete ab. Das Joint Venture der Freudenberg Gruppe und des japanischen EKK-Konzerns zählt Unternehmen aus den Branchen Öl & Gas, (Petro-)Chemie, Pharmazie, Nahrungsmittel, Energie, Wasser, Bergbau, Papier sowie Luft- und Raumfahrt zu seinen Kunden. Um von den Vorteilen von SAP S/4HANA zu profitieren, hat EagleBurgmann eine langfristige Roadmap entwickelt, die festlegt, wann die Migration an welchen Standorten erfolgen soll. Gestartet ist das Unternehmen 2019 mit einer S/4-Conversion für die Landesgesellschaften in Deutschland und China aus dem bestehenden SAP ECC-System heraus.
Als ersten Schritt auf dem Weg zu SAP S/4HANA hat die IT-Roadmap die Einführung des SAP Business Partner definiert. Diese Funktionalität vereinfacht und harmonisiert die Stammdatenpflege, indem die Stammdaten von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten zentral angelegt, angezeigt und bearbeitet werden. Sogenannte Partnerrollen ordnen einem Geschäftspartner mögliche Arten von Geschäftsbeziehungen zu, zum Beispiel Debitor, Kreditor, Lieferant, Auftraggeber oder Warenempfänger. Das vermeidet Redundanzen und Inkonsistenzen bei den Stammdaten. Die Nutzung des SAP Business Partner ist für die Einführung von SAP S/4HANA verpflichtend. Dementsprechend stand EagleBurgmann vor der Aufgabe, rund 35.000 Kunden- und bis zu 20.000 Lieferantenstämme in der neuen Funktionalität zusammenzuführen.
Mit der Umstellung auf den Business Partner beauftragte EagleBurgmann IBsolution. „Wir waren auf der Suche nach einem kompetenten Partner, der über umfassende Erfahrung im Stammdatenbereich verfügt“, erläutert Alexander Schmid, Director Master Data, Product Lifecycle & Project Management bei EagleBurgmann. „Unsere Wahl fiel schließlich auf IBsolution, da wir davon überzeugt waren, dass das Unternehmen unsere Anforderungen optimal umsetzen wird.“ Die Einführung des SAP Business Partner musste innerhalb eines engen Zeitfensters gelingen. Dennoch sollte natürlich eine hohe Qualität gewährleistet sein.
Der Hauptsitz der EagleBurgmann Germany GmbH befindet sich im bayerischen Wolfratshausen.
Um die Komplexität bei der SAP S/4HANA-Umstellung zu reduzieren, haben EagleBurgmann und IBsolution den SAP Business Partner als eigenständiges Vorprojekt implementiert. Mit Business byDesign hatte EagleBurgmann ein weiteres SAP-System im Einsatz, das bereits dem Business-Partner-Konzept folgt. Zwischen SAP ERP und Business byDesign gab es Überschneidungen im Stammdatenbestand. Deswegen war es der Wunsch des Unternehmens, keine zusätzlichen Nummernkreise zu eröffnen, sondern die Geschäftspartnernummern aus Business byDesign mit den Kunden- und Lieferantennummern in SAP ERP zu verknüpfen. Darüber hinaus realisierte IBsolution die HCM-Anbindung an den SAP Business Partner, um auch die HR-Stammdaten zu integrieren.
Das gemeinsame Projekt startete im März 2019. Erfolgreich abgeschlossen wurde die Implementierung des SAP Business Partner drei Monate später. Zunächst definierte das Projektteam in einem Konzeptworkshop das künftige Customizing. Dieses wurde anschließend in der Development-Umgebung implementiert.
„Stammdatenkonsistenz ist in allen Projekten von immenser Bedeutung“, betont Tobias Lange, Chief Information Officer bei EagleBurgmann. „Stammdaten kommen in allen Geschäftsprozessen vor und entscheiden über den effizienten Geschäftsdurchlauf. Die Harmonisierung von integrierten Kundenstammdaten ist nicht zu unterschätzen und stellt eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Implementierung von SAP S/4HANA dar. Wir sind deswegen froh, gleich zu Beginn des Projekts die Konsolidierung der Geschäftspartnerstammdaten umgesetzt zu haben.“
Vor der eigentlichen Business-Partner-Transformation führten EagleBurgmann und IBsolution zunächst eine Überprüfung der bestehenden Kunden- und Lieferantenstammdaten durch. Sie brachte mehr als 2.000 Inkonsistenzen in den Stammdaten ans Licht, die es in der Folge zu bereinigen galt. Ansonsten hätten die Inkonsistenzen zum Abbruch im Konvertierungslauf geführt. „Unsere Vorgehensweise mit dem Grundsatz ‚Gründlichkeit vor Schnelligkeit‘ hat sich mehr als bezahlt gemacht“, erklärt Alexander Schmid. „Es war richtig, sich die Zeit zu nehmen, bis wir alle Inkonsistenzen bereinigt hatten.“
Nach der Datenbereinigung erprobte das Projektteam die Business-Partner-Transformation in mehreren Testumstellungen und führte jeweils Feinjustierungen durch. Bei der Umstellung wurden zusammengehörende Kunden- und Lieferantenstämme zu einem harmonisierten Geschäftspartner verknüpft und die Nummernkreise aus Business byDesign überführt. Dabei zahlte sich das von EagleBurgmann gewählte Konzept aus, die vorhandene Nummernlogik beizubehalten.
Für die Anwender bedeutet die Bedienung des SAP Business Partner im Vergleich zum bisherigen Kunden- und Lieferantenstamm durchaus eine Herausforderung. Zwar verfügen sie über viel Know-how in ihrem jeweiligen Fachbereich; sie bringen aber in der Regel nicht das technologische Wissen mit, um nachvollziehen zu können, dass sich veränderte Technologien wie das Schichtmodell zwangsläufig auf die Bedienung auswirken.
Tatsächlich war die Handhabung der neuen Funktionalität durch die Anwender zumindest in der ersten Phase nach der Umstellung auf den SAP Business Partner eine heikle Angelegenheit. „Im Zuge der Implementierung haben wir die Zahl der Personen, die mit der neuen Funktionalität arbeiten, bewusst reduziert“, erklärt Alexander Schmid. „Nicht zuletzt, um einen zu hohen Schulungsaufwand zu vermeiden.“ In Zahlen ausgedrückt: Während in China zuvor 30 Mitarbeiter den Kunden- und Lieferantenstamm befüllt haben, sind es inzwischen nur noch vier Mitarbeiter.
Auch die Abbildung der Berechtigungen erwies sich im Projektverlauf als herausfordernd. Um die komplexen Berechtigungen zur Debitoren- und Kreditorenpflege abzubilden, waren Eigenentwicklungen im ERP-System im Einsatz. Im Zuge der Tests der Business-Partner-Anwendung stellte sich dann heraus, dass hier Adaptionen erforderlich waren. „Im Nachhinein hat sich gezeigt, dass wir dem Berechtigungskonzept eine größere Bedeutung hätten einräumen sollen“, so Alexander Schmid. „Es ist elementar, dass die Benutzerrollen spätestens mit dem Go-Live von SAP S/4HANA sauber definiert sind, damit das System reibungslos läuft.“
Rund 5.800 Mitarbeiter weltweit sorgen für innovative Produktlösungen und Serviceleistungen in der Dichtungstechnologie.
Aus technologischer Sicht bedeutet die Business-Partner-Funktionalität einen erheblichen Fortschritt gegenüber der vorherigen Unterscheidung zwischen Debitoren und Kreditoren. Ein wesentlicher Vorteil ist die Möglichkeit, Daten global zu synchronisieren und sämtliche Geschäftspartnerinformationen zentral zu erfassen und zu verwalten. Das vermeidet im täglichen Betrieb Doppelpflege beziehungsweise Stammdateninkonsistenzen.
Die Einführung des SAP Business Partner legte außerdem den Grundstein, um von künftigen Innovationen in SAP S/4HANA zu profitieren. Exemplarisch sei an dieser Stelle das Zusammenfassen von Legaleinheiten in einem Geschäftspartnerstamm genannt. So bringt der SAP Business Partner in Bezug auf die Geschäftsprozesse und die Compliance einen deutlichen Nutzen mit sich.
Ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg war es, den Zeitpunkt der Umstellung mit Bedacht zu wählen. EagleBurgmann hat sich bewusst für eine Implementierung des SAP Business Partner im Vorfeld der eigentlichen SAP S/4HANA-Migration entschieden, um die anstehenden Aufgaben zu entzerren und den Fokus auf die jeweiligen Teilprojekte legen zu können. Zudem gibt die mehrjährige IT-Roadmap eine langfristige Orientierung, welche weiteren Etappen noch zu absolvieren sind. Nach dem erfolgreichen Go-Live von SAP S/4HANA bei EagleBurgmann in Deutschland und China steht für 2021 der nächste große Roll-out an. Dann werden die Standorte in den USA, Kanada und Mexiko migriert, die bisher SAP EEC im Einsatz haben. Im Anschluss sind weitere Gesellschaften an der Reihe, darunter Produktionsstandorte in Brasilien, der Türkei und Indien. Die gesamte Roadmap von EagleBurgmann ist ab Start ERP-Konsolidierung im Jahre 2017 auf sechs Jahre ausgerichtet.
„Für mich sind die wichtigsten Kriterien, damit die Einführung des SAP Business Partner gelingt, eine klare Governance, das sorgfältige Testen mit einem besonderen Fokus auf Rollen und Berechtigungen sowie das Durchspielen aller erdenklicher Szenarien, um im späteren Betrieb keine bösen Überraschungen zu erleben“, zieht Alexander Schmid Bilanz. Zudem sollte ein fertiges Konzept für die Stammdatenvergabe vorhanden sein und es sollten definierte Regelwerke für die Stammdatenpflege existieren. Was aus Sicht von Alexander Schmid ebenfalls hilfreich ist: „Ein verlässlicher, professioneller Partner, der seine Expertise ganz im Sinne des Projekterfolgs einbringt.“ So wie es IBsolution bei EagleBurgmann getan hat.
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„IBsolution hat uns als kompetenter Partner mit umfassender Erfahrung im Stammdatenbereich überzeugt.“ Alexander Schmid, Director Master Data, Product Lifecycle & Project Management bei EagleBurgmann |
Fotos: EagleBurgmann Germany GmbH