MVV Energie: Transparentes Reporting und Berichtswesen

Mithilfe von IBsolution verfügt die MVV Energiedienstleistungen GmbH über eine zentrale IT-Plattform für ihr Berichtswesen. In dem Projekt ist es gelungen, für die bestehende heterogene Sytemlandschaft von rund 40 Gesellschaften eine übergeordnete Berichtsplattform zu implementieren. Das verschafft den Beteiligten eine klare Sicht auf sämtliche steuerungsrelevante Daten − auf Knopfdruck und in einer einheitlichen Portaloberfläche.

Der liberalisierte Energiemarkt ist geprägt von einem harten Wettbewerb, der den Verbrauchern zu möglichst günstigen Konditionen verhelfen soll. Die Energieversorger sind gefordert, ihre Geschäftsprozesse effizient abzuwickeln und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen, um sich am Markt zu behaupten. Vor diesem Hintergrund entschloss sich die MVV Energiedienstleistungen GmbH (MVV EDL), eine zentrale IT-Plattform für das kaufmännische Berichtswesen aufzubauen, die sämtliche Unternehmensbereiche zuverlässig abdeckt.

Die Herausforderung dabei: Als Teil der MVV Energie AG besteht die MVV EDL aus rund 40 Gesellschaften, die auf unterschiedlichen SAP-Plattformen mit eigenständigen Mandanten und mit Nicht-SAP-Produkten arbeiten. Das führte zu einer Datenfülle, die Vergleiche und ganzheitliche Entscheidungen nur schwer zuließen. Aus diesem Grund beauftragte die MVV die 24/7 IT-Services GmbH – den unternehmenseigenen IT-Dienstleister –, eine übergeordnete Berichtsplattform für die heterogene Systemlandschaft zu implementieren und so den Weg für ein integriertes Berichtswesen frei zu machen.

IBsolution unterstützte die 24/7 IT-Services GmbH bei diesem Vorhaben mit der Expertise ihrer erfahrenen Berater aus dem Umfeld der Systemintegration, die zudem als Spezialisten für Geschäftsprozesse in der Energiebranche gelten. „Wir wollten eine Möglichkeit schaffen, dass die erhobenen Daten frei analysiert und ausgewertet werden können“, sagt Ulf Dunker, Geschäftsführer der 24/7 IT-Services GmbH. „Dazu gehören auch aussagekräftige Berichte zur Bilanz, zur Gewinn- und Verlustrechnung, zum Vertriebswesen sowie zu offenen Forderungen und Verbindlichkeiten“.

Wie aus Daten wertvolle Informationen werden

In der Vergangenheit wurden die Daten, mit denen Buchhalter, Controller und Mitarbeiter der Personalabrechnung in den verschiedenen Gesellschaften arbeiten, nur bedingt in ein übergeordnetes Reporting übertragen. Die Prozesse verliefen zu uneinheitlich, die Daten waren nicht kompatibel. Das hatte zur Folge, dass sich Projekte nicht zügig abwickeln ließen – insbesondere, weil viele Informationen nur zeitversetzt zur Verfügung standen. Daher mussten sich die einzelnen Fachbereichsmitarbeiter immer wieder austauschen und abstimmen, was zeitlichen und finanziellen Mehraufwand bedeutete.

Mit dem SAP Business Warehouse wurde eine zentrale Plattform geschaffen, die alle Geschäftsinformationen unter einem Dach bündelt. Dazu gehört auch die passende Schnittstelle für Gesellschaften, die nicht mit SAP-Software arbeiten. Mithilfe von SAP Process Integration (SAP PI) lassen sich diese systemübergreifenden Geschäftsprozesse realisieren und Systeme unterschiedlicher Hersteller miteinander verbinden. „SAP PI beruht auf einer offenen Architektur und bietet der MVV Dienste, die in einer heterogenen und komplexen Systemlandschaft unentbehrlich sind“, erklärt René Stöttinger, Leiter SAP Anwendungen bei der 24/7 IT-Services GmbH.

Steuerungsrelevante Informationen ermitteln, aufbereiten und darstellen

Heute trägt die MVV EDL jeden Monat Daten aus den verschiedenen ERP Systemen zusammen, um offene Forderungen und Verbindlichkeiten zu ermitteln. Dabei profitiert die MVV entscheidend vom mailgesteuerten Daten-Upload, der automatisiert im Hintergrund abläuft. Gesellschaften, die keine SAP-Software nutzen, liefern ihre Daten mittels sogenannter Flatfiles per E-Mail. Alle Stamm- und Bewegungsdaten werden automatisch mithilfe komplexer Logiken und Ableitungen in der Transformationsebene von SAP Business Warehouse harmonisiert. „Anhand präziser Mappings bilden wir nun einheitliche Kostenarten, Positionspläne oder das Profitcenter ab“, erklärt Claudio Popa, Projektmanager bei IBsolution. „Das ermöglicht eine vollständige Konsolidierung und ein akkurates Berichtswesen über alle Gesellschaften hinweg, sowohl in kaufmännischer als auch technischer Hinsicht.“

Die Berichte werden mittels Crystal Report ausgegeben. Diese Software aus dem SAP BusinessObjects-Lösungsportfolio bietet umfassende Funktionen für das Reporting. Damit kann die MVV Informationen formatieren und grafisch aufbereiten, Daten analysieren und sie miteinander verknüpfen. „Wir sind jetzt wesentlich flexibler und verfügen über ein deutlich transparenteres Berichtswesen. Das hilft uns, unsere betriebswirtschaftlichen Prozesse weiterzuentwickeln und den Vertrieb zu stärken“, ergänzt Michael Ludwig, Geschäftsführer der MVV Energiedienstleistungen GmbH. Und nicht zuletzt entwickelte das Projektteam ein sicheres Berechtigungskonzept, das jedem MVV-Mitarbeiter individuelle Rechte einräumt und so den personalisierten Zugang zu relevanten Daten ermöglicht.

Insgesamt verfügt die MVV EDL dank des zentralen Berichtswesens und der einheitlichen Portaloberfläche auf Knopfdruck über alle wesentlichen Geschäftsdaten ihrer rund 40 Gesellschaften. „Auf diese Weise stellen wir sämtliche innerbetrieblichen Prozesse transparent dar und reduzieren unseren administrativen Aufwand deutlich“, zieht Michael Ludwig eine positive Bilanz.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Neben dem Projekt zum integrierten Berichtswesen wurden zahlreiche weitere Projekte zwischen der 24/7 IT-Services GmbH und IBsolution realisiert. Der Grund: ein vertrauensvoller und offener Dialog zwischen allen Beteiligten. „So macht das Beratungsgeschäft richtig Spaß. Es ist ein tolles Gefühl, als zentraler Ansprechpartner auch zu anderen Themen vom Kunden um Rat gefragt zu werden. Selten habe ich ein so harmonisches Zusammenspiel von Personen und Themen erlebt“, sagt Tim Merkle, Kundenbetreuer bei IBsolution.