PROFI AG legt mit SAP S/4HANA den Grundstein für Innovationen

Die PROFI Engineering Systems AG, ein mittelständisches IT-Lösungshaus mit Sitz in Darmstadt, ist erfolgreich auf SAP S/4HANA migriert. Als Implementierungspartner hat IBsolution die System Conversion im Brownfield-Ansatz unterstützt, nachdem das Heilbronner SAP-Beratungsunternehmen in einem früheren Projekt bereits den SAP Business Partner – eine zwingende Voraussetzung für SAP S/4HANA – bei PROFI eingeführt hatte.

Die PROFI AG gehört seit vielen Jahren zu den erfolgreichsten Systemhäusern Deutschlands. Mit hochwertigen individuellen Lösungen optimiert sie seit über 30 Jahren die IT-Prozesse und Systemlandschaften ihrer Kunden. Im SAP-Umfeld unterstützt PROFI als SAP-Partner die Kunden überwiegend im Bereich des System-Sizings sowie bei der Konfiguration, Beschaffung und Installation der notwendigen Hardware. Außerdem übernimmt das Unternehmen die Implementierung und Betreuung aller wichtigen Prozesse im Basis-Umfeld von SAP S/4HANA.

Überzeugendes Gesamtkonzept

Beim Inhouse-Projekt der Migration auf SAP S/4HANA konnte die PROFI AG auf das Know-how und die Erfahrungen der eigenen Mitarbeiter aus deren erfolgreichen Kundenprojekten im Bereich der SAP-Infrastruktur und SAP-Basis zurückgreifen. Für die fachliche Unterstützung bei der Konvertierung der SAP-Anwendung von ERP auf SAP S/4HANA hat man sich zur Zusammenarbeit mit IBsolution entschlossen. Das Heilbronner SAP-Beratungshaus hatte bereits die Einführung des SAP Business Partner, eine zwingende Voraussetzung für SAP S/4HANA, in einem früheren Projekt sehr erfolgreich begleitet.

Die damalige erfolgreiche Zusammenarbeit spielte durchaus eine Rolle bei der Entscheidung von PROFI, auch bei der SAP S/4HANA-Migration auf IBsolution als Implementierungspartner zu setzen. „Außerdem sprachen die strukturelle Vorgehensweise, die zeitliche Planung und die Kostenabschätzung für das Angebot von IBsolution“, sagt Alexander Frank, Consultant bei der PROFI Engineering Systems AG. „Die Kollegen konnten uns in den Vorgesprächen mit der Darlegung der notwendigen Schritte für die Geschäftsprozesse unseres Unternehmens und mit ihrem umfassenden Know-how, vor allem in den Bereichen Finanzen und Controlling, restlos überzeugen.“

Entscheidung für den Brownfield-Ansatz

Bei PROFI herrschte weitgehende Zufriedenheit mit den in SAP ERP vorhandenen Prozessen, die relativ nah am SAP-Standard waren. Eigenentwicklungen gab es nur wenige. Daher wählte PROFI als Methode für den Wechsel auf SAP S/4HANA den Brownfield-Ansatz.

Der Start des SAP S/4HANA-Projekts erfolgte im März 2020. Bei der System-Konvertierung verzichtete das Unternehmen zunächst auf ein Redesign der Prozesse und auf die Einführung neuer Funktionalitäten. Damit wollten sich die Verantwortlichen erst nach dem erfolgten Go-Live von SAP S/4HANA beschäftigen. Entsprechend dieser Strategie wurde also das bestehende System inklusive aller historischer Daten auf SAP S/4HANA gebracht. Der System Conversion ging eine gründliche Datenbereinigung voraus. Ausführliche Prüf- und Korrekturreports bereiteten den Datenbestand auf die neuen Strukturen in SAP S/4HANA vor. So ließen sich viele potenzielle Schwierigkeiten bereits vor der eigentlichen Umstellung lösen.

Parallele Implementierungen als Herausforderung

„Die Voraussetzungen für SAP S/4HANA machten in einigen Bereichen weitreichende Änderungen erforderlich“, berichtet Alexander Frank. „Eine wesentliche Herausforderung bestand darin, verschiedene Aufgaben aus dem Bereich Finanzbuchhaltung/Controlling in größerem Umfang parallel zu implementieren.“ Dazu gehörten das neue Hauptbuch (SAP New General Ledger), das neue Kreditmanagement und Änderungen in der Anlagenbuchhaltung. Da PROFI unter SAP ERP die parallele Kontenlösung nutzte und diese unter SAP S/4HANA weiterverwenden wollte, konnte die Umstellung vom alten auf das neue Hauptbuch im Zuge der SAP S/4HANA System Conversion realisiert werden und musste nicht vorab erfolgen. Dadurch reduzierte sich die Komplexität des Projekts.

Während des Go-Live des Produktivsystems stellten die Projektbeteiligten beim Abgleichen der Berichte fest, dass die Daten im Bereich der alten und der neuen Anlagenbuchhaltung nicht übereinstimmen. Diese Diskrepanz war zuvor bei der Umstellung des Entwicklungs- und des Qualitätssicherungssystems nicht aufgetreten. Gemeinsam gelang es den Experten von PROFI und IBsolution, die Ursache dafür zu finden und den Fehler zu beseitigen, ohne dass es dadurch zu einer zeitlichen Verzögerung im Projekt gekommen ist. Eine weitere Herausforderung war die Tatsache, dass der SAP-Standard bei der Einführung des neuen Kreditmanagements für eine vollständige Datenmigration nicht ausreichte. Um diese durchführen zu können, setzte IBsolution eine Eigenentwicklung um, welche die notwendigen Anreicherungen auf der Datenbank sicherstellte.

HCM-BP-Anbindung und erste Fiori-Apps

Auch das notwendige Customizing wurde im Zuge der Umstellung angepasst. Darüber hinaus realisierte IBsolution die sogenannte Employee-Business-Partner-Synchronisation. Durch die Verknüpfung von SAP Business Partner und HR-Software lassen sich die Stammdaten von Mitarbeitern von zentraler Stelle im Personalwesen pflegen. Änderungen an den Personaldaten werden in Echtzeit übernommen. Mit Blick auf die Benutzeroberflächen haben PROFI und IBsolution das technische Setup für die Nutzung von SAP Fiori aufgesetzt. Der Fokus lag dabei auf zwei bis drei Standard-Apps, die in SAP GUI nicht mehr nutzbar sind. In Zukunft sollen weitere Programme durch Fiori-Apps ersetzt werden.

Die Anwender mit ins Boot holen

Neben den technischen Aspekten der Migration legte PROFI auch Wert darauf, die Fachbereiche von Beginn an bei dem Projekt mitzunehmen. „Ein wichtiges Projektziel war, die Akzeptanz unserer Anwender nicht zu verlieren, obwohl es einige Änderungen in deren Tagesgeschäft gab“, sagt Alexander Frank. „Das haben wir erreicht, indem wir die User schon in der Planungsphase eingebunden und auch bei der Umsetzung in den Testteams verstärkt beteiligt haben. Ebenso hat eine offene, umfangreiche und aktuelle Kommunikation über den jeweiligen Projektstand geholfen.“

Positive Projektbilanz

Die Produktivsetzung von SAP S/4HANA fand im November 2020 statt. „Durch einen detaillierten Cut-over-Plan konnten wir die zeitlich kritische Downtime während der Umstellung unseres Produktivsystems auf einen sehr kurzen Zeitraum beschränken“, betont Alexander Frank. Damit hatten PROFI und IBsolution das Projekt zeit- und budgetgerecht abgeschlossen.

Dementsprechend fällt die Bilanz mit Blick auf die SAP S/4HANA-Migration äußerst positiv aus. IBsolution wusste nicht nur mit technischem Know-how zu überzeugen, sondern bewies auch ein ausgeprägtes Verständnis für die Anforderungen und Wünsche von PROFI. Beide Seiten pflegten einen offenen Austausch, wie Alexander Frank bestätigt: „Während der gesamten Projektlaufzeit und vor allem in der kritischen Phase der Produktivsetzung haben wir neben der fachlichen Kompetenz der Kollegen von IBsolution auch die sehr angenehme Zusammenarbeit auf zwischenmenschlicher Ebene schätzen gelernt. Es war sehr wichtig, einen Partner an der Seite zu haben, der uns mit seiner Erfahrung aus anderen SAP S/4HANA-Projekten unterstützt und den Fokus unserer Arbeit auf die entscheidenden Aufgaben gelenkt hat.“

Jetzt folgen Optimierungen und Innovationen

Mit dem erfolgten Go-Live war die Zusammenarbeit von PROFI und IBsolution jedoch keineswegs zu Ende. Vielmehr arbeiten beide Partner aktuell daran, verschiedene Prozessverbesserungen und weitere Innovationen umzusetzen, damit PROFI künftig in vollem Umfang von den Möglichkeiten von SAP S/4HANA profitieren kann. Unter anderem ist fest geplant, einen automatisierten Workflow bei Überschreitungen des Kreditlimits zu etablieren. Der Sachbearbeiter soll in einem solchen Fall eine entsprechende Warnmeldung direkt in der Transaktion angezeigt bekommen. Eine mögliche Freigabe erfolgt dann nach dem Vier-Augen-Prinzip.

Es sieht also danach aus, dass PROFI und IBsolution ihrer erfolgreichen Zusammenarbeit in naher Zukunft weitere Kapitel hinzufügen werden. Alexander Frank ist jedenfalls bereit dafür: „Nachdem wir unsere neue Plattform auf das neue Produkt gehoben haben, können wir nun gemeinsam mit den Kollegen aus den Fachbereichen und unserem Partner die Möglichkeiten prüfen, die das neue System bietet, und daraus einen Plan für die weiteren Entwicklungsschritte erarbeiten.“

Foto: PROFI AG