Technische Werke Kaiserslautern: Zahlungsentscheidungen sofort und sicher treffen

Mehr Übersicht für die Technischen Werke Kaiserslautern (TWK): Finanzwesen und Controlling verfügen jetzt über ein umfassendes Liquiditätsmonitoring auf der Basis von Business-Intelligence-Lösungen von SAP. So hat das Dienstleistungsunternehmen die aktuelle Zahlungsfähigkeit auch bei hohen Umsätzen und vielen Durchlaufposten jederzeit im Blick. Die Einführung des Liquiditätsmanagemnts erfolgte in Zusammenarbeit mit dem SAP-Beratungshaus IBsolution.

Strom, Fernwärme und Wasser − die TWK Technischen Werke Kaiserslautern beliefern rund 90.000 regionale Kunden in der Westpfalz. Als modernes Dienstleistungsunternehmen betreibt der Energieversorger außerdem den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) im gesamten Einzugsgebiet der Stadt Kaiserslautern. Die Sparten Abwasser und Müll rechnen die TWK im Auftrag als Serviceleistung ab. Insgesamt erwirtschaften die 650 Mitarbeiter jährlich über 150 Millionen Euro. Hohe Umsätze und viele Durchlaufposten gehören für Versorgungsdienstleister wie die TWK zum Alltag – dabei kommt es darauf an, die eigene Liquidität jederzeit im Blick zu halten.

Zahlungsentscheidungen sofort und sicher treffen

Das Dienstleistungsunternehmen beobachtet seinen Eigenkapitaleinsatz sorgfältig – trotz hoher Umsätze und vieler Durchlaufposten. Doch ohne ein durchgängiges Liquiditätsmanagement konnten die Verantwortlichen der TWK die aktuelle Zahlungsfähigkeit nur schwer überschauen. „Deshalb haben wir uns entschieden, ein Liquiditätsmonitoring auf der Basis von SAP-Software einzuführen“, erklärt IT-Leiter Berthold Willig. Unterstützt wurden die Technischen Werke dabei vom Heilbronner Beratungsunternehmen IBsolution, das auf Business-Intelligence-Lösungen spezialisiert ist. „IBsolution hat uns das beste Gesamtpaket angeboten. Der Proof of Concept und die umfangreichen Branchenreferenzen haben uns restlos überzeugt“, betont Berthold Willig. Die Berater implementierten SAP BusinessObjects-Lösungen für Business Intelligence, mit deren Hilfe sich große Datenmengen besonders schnell und einfach analysieren und aufbereiten lassen. Das Ergebnis ist ein umfassendes Liquiditätsmonitoring, das auf Tastendruck tagesaktuelle Zahlen liefert.

Einfache Eingabemasken

Um das Liquiditätsmonitoring übersichtlich abbilden zu können, benötigten die TWK einige technische Hilfsmittel. Dazu konfigurierte IBsolution die Java Platform, Enterprise Edition in SAP Business Warehouse. Mithilfe der skalierbaren Java-Architektur lassen sich die eingesetzten Lösungen problemlos miteinander verbinden. Anders als früher können so beispielsweise Mieten, Gehälter oder Pflichtabgaben manuell über eine gemeinsame Schnittstelle erfasst werden – egal, ob es sich um monatliche, quartalsweise oder jährliche Zahlungen handelt. Dafür hat IBsolution übersichtliche Erfassungsmasken entwickelt.

Einen schnellen Überblick zur momentanen Zahlungsposition liefern SAP BusinessObjects-Dashboards. Drei unterschiedliche operative Kennzahlen lassen sich verfolgen: eingehende und ausgehende Zahlungen sowie der Liquiditätsstatus. Damit können die Finanzexperten im Handumdrehen interaktive Berichte erstellen und Daten professionell visualisieren. Dank einfacher Dropdown-Menüs, Eingabefeldern und Tabs lassen sich auch komplexe Finanzdaten schnell und übersichtlich präsentieren.

Unterstützt wird die Buchhaltung außerdem durch die Analysefunktionen von SAP Business Explorer (BEx) Analyzer. Sie eröffnen eine detaillierte Sicht auf Debitoren und Kreditoren. Damit lassen sich Arbeitsmappen auch in Microsoft Excel anzeigen – mit zusätzlichen Drag-&-drop- und Trace-Funktionen. Nun ist es beispielsweise möglich, Abschlagszahlungen separat auszuweisen und auf unterschiedliche interne Kunden zu aggregieren. Die Fachabteilung erkennt so schnell, welche Rechnungen an Dienstleister verschickt wurden, welche bezahlt und welche noch offen sind.

Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Bisher mussten die Finanzverantwortlichen und Controller mehrere Transaktionen in SAP ERP nachverfolgen, um aussagekräftige Informationen zur Liquidität zu erhalten. Komplizierte Filtereinstellungen erschwerten die Arbeit zusätzlich. „Mithilfe der neuen Lösung läuft dieser Prozess jetzt automatisiert in SAP NetWeaver Business Warehouse ab. Unsere Mitarbeiter erhalten mit einem Klick eine Aufstellung aller Posten – und das übersichtlich aufbereitet“, sagt Markus Vollmer, Geschäftsführer TWK Technische Werke Kaiserslautern GmbH.

Die Liquiditätsdaten aus SAP for Utilities, der Branchenlösung für Versorgungsunternehmen, sind in SAP NetWeaver Business Warehouse integriert und stehen dort für das Reporting bereit. Über die neuen Frontend-Werkzeuge finden Daten aus allen Komponenten zuverlässig und übersichtlich ihren Weg zum Anwender. Dadurch können die TWK ihr operatives Geschäft nun besser überblicken und steuern. Die Verantwortlichen erkennen auf einen Blick, welche Zahlungen sich tätigen lassen. Im Vorfeld größerer Auszahlungen kann die Finanzabteilung außerdem einzelne Konten mit einer ausreichenden Liquiditätsdecke ausstatten. So geht das Unternehmen bestens vorbereitet ins Tagesgeschäft und erkennt frühzeitig mögliche Zahlungsengpässe. Auch kurzfristige Investitionen lassen sich dank tagesaktueller Informationen planen und prüfen. Die TWK gewinnen an Sicherheit und haben mehr Zeit für das Kerngeschäft.

„IBsolution hat uns mit einer schnellen Implementierung in guter Qualität zu günstigen Konditionen überzeugt“, zieht Berthold Willig ein positives Fazit. Folgerichtig führt das Beratungsunternehmen nun auch das operative Liquiditätsmanagement für die Lieferantensysteme ein. Damit behalten Finanzwesen und Controlling auch bei externen Abrechnungen jederzeit den Überblick.