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„Bei einem Scrum-Projekt muss ein klares Rollenverständnis vorhanden sein und jede Rolle muss eigenverantwortlich wahrgenommen werden. Das Vorgehen erforderte einen Kulturwandel im Unternehmen, weil wir zuvor noch nicht mit agilen Methoden gearbeitet hatten.“ Albrecht Prinzing, IT-Projektmanager bei der Voith Group |
Damit Voith die verschiedenen Produkte, Maschinen und Anlagen herstellen und im Service betreuen kann, spielen Daten eine wesentliche Rolle. Über alle Standorte hinweg – von Europa über Amerika und Afrika bis nach Asien und Australien – greift eine Vielzahl von Personen in ihrer täglichen Arbeit auf Unmengen von Daten zu. Für den gegenwärtigen und zukünftigen Geschäftserfolg ist Voith auf hohe Datenqualität angewiesen. Sauber gepflegte Stammdaten sind der Schlüssel für die erfolgreiche Digitalisierung des Unternehmens sowie für die Möglichkeit, den Kunden neue, innovative Dienstleistungen anzubieten und die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Um die Datenqualität im Unternehmen zu steigern und dauerhaft aufrechtzuerhalten, hat sich Voith entschieden, ein zentrales Stammdaten-System einzuführen und SAP Master Data Governance (MDG) als Single Point of Truth zu etablieren. Das Ziel war die Schaffung einer globalen Instanz und Verantwortung für das Management sämtlicher Kunden- und Lieferantenstammdaten. Alle Daten sollen – unabhängig davon, wo sie entstehen – den gleichen Regeln folgen, in einem einheitlichen System angelegt und konsolidiert sowie anschließend in die angebundenen Systeme verteilt werden. Zu den Zielsystemen gehören unter anderem verschiedene ERP-Systeme – Voith Hydro hat noch SAP ECC im Einsatz, während Voith Paper und Voith Turbo bereits SAP S/4HANA nutzen – sowie als Nicht-SAP-Systeme beispielsweise SLM Astras und Salesforce.
Um Anlagen, Produkte, Services und digitale Anwendungen bereitstellen zu können, ist Voith auf eine hohe Datenqaulität angewiesen.
Das SAP MDG-Projekt bei Voith war jedoch weit mehr als eine rein technische Implementierung. „Für langfristigen und nachhaltigen Erfolg reicht es nicht aus, ein einheitliches System einzuführen“, sagt Nicole Aichele, Head of BP Master Data Management bei der Voith Group. „Es müssen auch entsprechende Regeln vorhanden sein, um eine dauerhafte Qualitätssteigerung und -sicherung mit Blick auf die Stammdaten zu gewährleisten. Darüber hinaus ist es für den Erfolg eines solchen Projekts entscheidend, die betroffenen Mitarbeiter mitzunehmen. Um SAP MDG effizient nutzen zu können, müssen sie sich auf den damit verbundenen Veränderungsprozess einlassen.“
Ein Schlüsselfaktor für die Realisierung des MDG-Projekts war die Schaffung einer weltweiten Stammdaten-Abteilung unter der Leitung von Nicole Aichele. Die klare organisatorische Struktur trägt ihren Teil dazu bei, die gewünschte Datenqualität zu erreichen und zu sichern. Voith hat das Stammdaten-Team als Organisation mit globaler Zuständigkeit etabliert. Es zeichnete nicht nur für die Einführung von SAP MDG, sondern beispielsweise auch für die Schulung der Mitarbeiter verantwortlich. Außerdem war es wichtig, alle Daten und Felder zu Beginn sauber zu definieren, um nicht zu einem späteren Zeitpunkt auf Schwierigkeiten zu stoßen. Die Vollständigkeit der Datendefinition, des Datenscopes und des Datenmappings erwies sich als ein wesentliches Kriterium für das Gelingen des Projekts.
Bei der Implementierung von SAP MDG hat Voith Neuland betreten, denn das Unternehmen entschied sich für ein agiles Projektvorgehen. Für das erforderliche Know-how sorgte Albrecht Prinzing, IT-Projektmanager bei der Voith Group, der über eine Scrum-Master-Ausbildung verfügt. Auch IBsolution brachte als Implementierungspartner seine umfassende Expertise rund um das agile Management von Projekten ein und überzeugte darüber hinaus mit einem tiefen Verständnis für die spezifischen Anforderungen von Voith. „Bei einem Scrum-Projekt muss ein klares Rollenverständnis vorhanden sein und jede Rolle muss eigenverantwortlich wahrgenommen werden“, betont Albrecht Prinzing. „Das Vorgehen erforderte einen Kulturwandel im Unternehmen, weil wir zuvor noch nicht mit agilen Methoden gearbeitet hatten.“
Aus Sicht von Voith bot der agile Ansatz verschiedene Vorteile. Dazu gehörte auch die präzise Projektplanung, in deren Rahmen das Steering Commitee die Aspekte Aufwand, Kosten, Timeline und Ressourcen regelmäßig bewertete. „Eine sorgfältige Planung war wichtig, da wir keine neue Software entwickeln, sondern eine bestehende Software in die vorhandenen Prozesse und Systeme integrieren wollten“, erklärt Albrecht Prinzing. Darüber hinaus bot der Scrum-Ansatz mit seinen Elementen User Stories, Sub-Tasks und Sprints die Möglichkeit, proaktiv auf veränderte Anforderungen zu reagieren.
Als Verantwortliche für das globale Stammdaten-Management nahm Nicole Aichele die Rolle der Product Ownerin ein. „Zu meinen Aufgaben gehörte es, die notwendigen Entscheidungen zu treffen und gegenüber den Stakeholdern zu vertreten sowie die Anforderungen an SAP MDG in Form von User Stories zu formulieren“, berichtet sie. Unterstützt wurde Nicole Aichele von einem Business-Team mit Vertretern aus dem Fachbereich, die frühzeitig in das Projekt eingebunden wurden. Das Development-Team, das sich aus Experten der Voith-IT und des Implementierungspartners IBsolution zusammensetzte, prüfte die technische Machbarkeit der User Stories, kümmerte sich um die Umsetzung der Anforderungen und bearbeitete in diesem Zusammenhang unter anderem die Themen Datenauswertung, Massenpflege und Anpassungen im SAP MDG-System.
Antriebselemente von Voith kommen auf der Straße, auf der Schiene und auf dem Wasser sowie in industriellen Anlagen zum Einsatz.
Schon nach kurzer Zeit stellte sich das agile Vorgehens als Erfolgsfaktor heraus. Die User Stories vermittelten den Beteiligten ein sehr gutes Verständnis für die einzelnen Projektschritte und für den Zeitpunkt, an dem eine einzelne User Story vollständig umgesetzt war. Mithilfe der Definition of Done ließ sich anhand einer Checkliste eindeutig bestimmen, ob sämtliche Akzeptanzkriterien erfüllt waren. Etwaige Änderungswünsche wurden über Change Requests gesteuert.
Die User Stories beschrieben detailliert die Anforderungen und schufen so die Basis für die Implementierung. Abgebildet wurden die User Stories mithilfe der Projektmanagement-Software Jira. Mittlerweile sind bei Voith im Rahmen der SAP MDG-Einführung rund 940 User Stories und Tasks erstellt worden, von denen die meisten abgearbeitet sind.
Umgesetzt wurden die User Stories in Sprints. Die gewählte Länge zwischen zwei und vier Wochen erwies sich als geeignet, um schnell Ergebnisse zu erzielen und etwaige Fehlentwicklungen frühzeitig zu korrigieren. Am Ende jedes Sprint-Reviews wurden die Lessons Learned in Form einer Retrospektive festgehalten. Die Projektbeteiligten erörterten die Ergebnisse im Hinblick darauf, was zu verbessern ist und wie die Umsetzung erfolgen kann. Auf diese Weise realisierte das Projektteam einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Aus dem erfolgreichen Go-Live von SAP MDG nimmt Voith wichtige Erkenntnisse mit, auf die das Unternehmen bei etwaigen künftigen Stammdaten-Projekten zurückgreifen kann. Zu ihnen gehört die Tatsache, dass die Bereinigung und Validierung der Stammdaten, die Korrektur von Fehlern und die Beseitigung von Dubletten durchaus hohen Aufwand erfordern. Aber es lohnt sich, diese Zeit zu investieren, weil sich die Datenqualität dadurch massiv steigern lässt. SAP MDG bietet genau die richtigen Funktionalitäten, um diese Aufgaben zu bewältigen. Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) eröffnet zusätzliches Potenzial für Effizienzsteigerungen. Außerdem ist es empfehlenswert, frühzeitig mit einem repräsentativen Datenmodell zu arbeiten. So lässt sich feststellen, welche Fehler in SAP MDG auftreten.
Rückblickend wertet es Albrecht Prinzing als großen Erfolg, nicht nur die technischen, sondern auch die organisatorischen und mentalen Herausforderungen im Projekt gemeistert zu haben. „Es ist uns gelungen, allen Beteiligten ein Grundverständnis für das agile Projektvorgehen zu vermitteln. Dass wir die Datenqualität mittlerweile als Teil des Kulturwandels und des neuen Bewusstseins im Unternehmen betrachten, wird uns künftig dabei helfen, das erreichte Qualitätsniveau unserer Stammdaten dauerhaft aufrechtzuerhalten. Dieser Erfolg war nur dadurch möglich, dass wir das übergreifende Zielbild von Beginn an kontinuierlich geschärft und weiterentwickelt haben.“
Weitere Erfolgsfaktoren waren die schnelle Fertigstellung der User Stories und das frühzeitige Testen von Prozessen, Migration und Schnittstellen für möglichst alle relevanten Funktionen und sämtliche Daten. Zudem erwies es sich als klarer Vorteil, die zukünftigen User von SAP MDG frühzeitig in die Datenpflege, den Wissensaufbau und den damit einhergehenden Wandel einbezogen zu haben. Schließlich sind sie es, die das globale Stammdaten-Management bei Voith ab sofort mit Leben füllen müssen.
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„Für langfristigen und nachhaltigen Erfolg reicht es nicht aus, ein einheitliches System einzuführen. Es müssen auch entsprechende Regeln vorhanden sein, um eine dauerhafte Qualitätssteigerung und -sicherung mit Blick auf die Stammdaten zu gewährleisten.“ Nicole Aichele, Head of BP Master Data Management bei der Voith Group |
Fotos: Voith GmbH