Die Einführung von SAP S/4HANA macht Anpassungen bei den Rollen und Berechtigungen für die Anwender erforderlich. Die sorgfältige Durchführung dieser Anpassungen spielt eine entscheidende Rolle für funktionierende Geschäftsprozesse und einen reibungslosen Betrieb, weil die Anwender ohne passende Rollen und Berechtigungen nicht auf die benötigten Funktionalitäten von SAP S/4HANA zugreifen können. Darüber hinaus stellt ein funktionierendes Berechtigungskonzept auch einen relevanten Sicherheitsfaktor dar. Im Zuge der Einführung von SAP S/4HANA bei der Schluchseewerk AG, einem der größten Betreiber von Pumpspeicherkraftwerken in Deutschland, hat IBsolution als Implementierungspartner und Experte für SAP Security auch das Redesign der Berechtigungen übernommen.
Was das Rollenkonzept und die Berechtigungsstrukturen angeht, war die Schluchseewerk AG in SAP ECC gut aufgestellt. Die Stellenbeschreibungen waren plausibel, die Sammelrollen passten zu den vorhandenen Stellen. Lediglich die Tatsache, dass keine Vorschlagswerte genutzt wurden, verursachte bei Upgrades einen vergleichsweise höheren Aufwand.
Aufgrund der ordentlichen Ausgangssituation wurde das Ziel ausgegeben, so viel wie möglich vom vorhandenen Konzept zu übernehmen. Unausweichlich ist bei der Einführung von SAP S/4HANA die Überarbeitung der Rollen im Kontext der Simplification List, um die mit der neuen ERP-Generation einhergehenden Änderungen berechtigungsseitig abzubilden. Eine Erweiterung des Scopes machte im Laufe des Projekts zusätzliche Entwicklungen erforderlich.
Als Frontend-Technologie setzt die Schluchseewerk AG umfangreich auf SAP Fiori. Dementsprechend galt es im SAP S/4HANA-Projekt, den Zugriff der Anwender auf die Oberflächen über Fiori-Rollen zu steuern. Zunächst wird noch ein Parallelbetrieb von SAP Fiori und den bestehenden SAP GUI-Oberflächen praktiziert. In Zukunft sollen dann immer mehr Altrollen in SAP GUI durch SAP Fiori abgelöst werden, sodass perspektivisch nur noch die moderne und intuitive Oberflächen-Technologie zum Einsatz kommt. Die nativen SAP Fiori-Apps fassen oftmals mehrere Transaktionen prozessorientiert zusammen und ermöglichen eine vereinfachte Benutzererfahrung. Auch im Hinblick auf die Zukunftsfähigkeit ist SAP Fiori entscheidend, da Innovationen in SAP S/4HANA ausschließlich in SAP Fiori umgesetzt werden.
Es gibt zwei grundlegende Konzepte, um die Benutzeroberflächen in SAP Fiori zu organisieren und zu strukturieren: Gruppen und Spaces. Bei Gruppen handelt es sich um Sammlungen von Kacheln, die auf der SAP Fiori-Startseite angezeigt werden. Jede Kachel repräsentiert eine Anwendung oder einen Bericht.
Spaces sind ein relativ neuer Ansatz in SAP Fiori, der die Benutzererfahrung weiter verbessern und stärker personalisieren soll. Als containerartige Struktur innerhalb von SAP Fiori besteht ein Space aus verschiedenen Seiten (Pages). Spaces ermöglichen es, die Fiori-Startseite nach spezifischen Rollen oder Prozessen zu strukturieren, und bieten eine klare, intuitive Navigation, indem sie relevante Inhalte für verschiedene Benutzergruppen organisieren.
Die Schluchseewerk AG hat sich zunächst für Gruppen als Organisationskonzept für die Benutzeroberflächen in SAP Fiori entschieden. Nachträglich soll nun die Umstellung auf Spaces erfolgen, um von der größeren Flexibilität des Ansatzes zu profitieren. Denn neue Features, beispielsweise die neue Startseite in SAP S/4HANA 2023 FPS01, sind nur noch für Spaces verfügbar. Damit wird die Schluchseewerk AG künftig besser in der Lage sein, die Oberflächen an sich verändernde Geschäftsanforderungen anzupassen.
Aufgrund der herausragenden Bedeutung, die Rollen und Berechtigungen für das reibungslose Funktionieren von SAP S/4HANA haben, setzten die Experten von IBsolution auf einen engen Austausch mit den Projektbeteiligten und den betroffenen Unternehmensbereichen der Schluchseewerk AG. Jede Änderung und Anpassung im Projekt hat Auswirkungen auf die Berechtigungen und muss entsprechend berücksichtigt werden. Folglich ist die Kommunikation mit den Verantwortlichen und den Anwendern extrem wichtig, um die Rollen und Berechtigungen stringent aufzusetzen.
Insgesamt war die Zusammenarbeit zwischen der Schluchseewerk AG und IBsolution durch kurze Wege, einen konstruktiven Austausch und Zufriedenheit auf beiden Seiten geprägt. Nicht zuletzt dank dieser Partnerschaft auf Augenhöhe ist es gelungen, die Anforderungen im Hinblick auf Rollen und Berechtigungen passend umzusetzen. Auch nach dem Go-Live von SAP S/4HANA wird die erfolgreiche Zusammenarbeit fortgesetzt: Im Rahmen einer Customer-Success-Vereinbarung kümmern sich die Experten von IBsolution unter anderem um die anstehenden Nacharbeiten in Sachen Berechtigungsstruktur und die sukzessive Umstellung auf SAP Fiori-Oberflächen.
Foto: Schluchseewerk AG