Aktuell ist es für Unternehmen alles andere als leicht. Pandemie, Krieg, Rohstoffknappheit, unterbrochene Lieferketten, hohe Inflation und explodierende Energiepreise machen die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen äußerst herausfordernd. Zwar gehören Veränderungen seit jeher zum (Geschäfts-)Leben dazu, neu ist jedoch die rasante Geschwindigkeit, mit der sich die Veränderungen vollziehen. Damit Unternehmen auch künftig erfolgreich und wettbewerbsfähig sind, muss sich die Unternehmenssteuerung an die neuen Gegebenheiten anpassen.
Die Digitalisierung und der Technologiewandel stellen eine Chance dar, um mit den gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen besser fertig zu werden, die Komplexität der Rahmenbedingungen zu bewältigen und somit schneller und flexibler reagieren zu können. Es lassen sich verschiedene Faktoren identifizieren, welche die Wirksamkeit der Unternehmenssteuerung deutlich erhöhen.
Unternehmen müssen sich bewusst machen, dass sie Teil eines Ökosystems sind und wechselseitigen Abhängigkeiten unterliegen. Es gilt, den Markt, die Wettbewerber, neue Teilnehmer und Geschäftsmodelle, das gesellschaftliche Umfeld sowie die Umwelt kontinuierlich zu beobachten, um potenzielle Auswirkungen auf das eigene Business möglichst frühzeitig zu erkennen.
Unternehmen sind heutzutage in komplexe Ökosysteme eingebettet.
Der Weg der Kooperation ist künftig deutlich zielführender als der Weg der Konfrontation. Wer die globalen Zusammenhänge versteht und auf gemeinsames Wachstum hinarbeitet, profitiert auf verschiedene Weise. Beispielsweise könnten Großunternehmen und Start-ups verstärkt zusammenarbeiten, um innovative Ideen voranzutreiben. Auch die digitale Plattformökonomie eröffnet neue Vertriebswege und damit neue Chancen für Unternehmen.
Die Unternehmensstrategie spielt eine entscheidende Rolle bei der Frage, wie die Unternehmenssteuerung gestaltet wird. Im Endeffekt verfolgt jedes Unternehmens das Ziel, ein profitables Wachstum sicherzustellen. Aber die Wege, die zu diesem Ziel führen, können unterschiedlich sein. Um in neue Märkte vorzudringen, setzen Unternehmen häufig auf eine Wachstumsstrategie, deren Fokus auf den Kunden, Services und Produkten liegt. Kosteneffizienz und Profitabilität sind zunächst weniger relevant. In Branchen wie der Automobilindustrie und dem Anlagenbau hingegen haben die Themen Effizienz- und Umsatzsteigerung, Kostenreduktion sowie Profitabilität eine deutlich größere Bedeutung.
Wenn es die äußeren Umstände erfordern, muss die Unternehmensstrategie an veränderte Rahmenbedingungen angepasst und neu ausgerichtet werden. Der Regelkreis der Unternehmenssteuerung fungiert dabei als Bindeglied zwischen der übergeordneten strategischen Ebene und der operativen Ausgestaltung der Unternehmensstrategie. Das Top-Management legt die Rahmenparameter (Umsatz, Mitarbeiter, Profitabilität, Wachstum) fest. Diese Leitplanken überführt das Controlling in eine strategische Planung, die dann auf die operative Planung auf Kostenstellen- und Kostenartenebene heruntergebrochen wird.
Der Regelkreis der Unternehmenssteuerung
Aus der realisierten operativen Planung und einer entsprechenden Dokumentation ergibt sich ein Reporting mit den Plan-Ist-Abweichungen. Auf dieser Basis erfolgen Analysen sowie eine Definition und Simulation von Handlungsoptionen, um die bestmögliche Entscheidung für das Unternehmen zu treffen. Diese fließt wiederum in den Forecast und von dort ins Management Cockpit, das diskutiert, ob die Maßnahmen den gewünschten Erfolg gebracht haben und ob eine Anpassung der strategischen Planung notwendig ist.
Die Auswahl, Verfügbarkeit und Qualität von Daten gehört zu den größten Herausforderungen für die Entscheidungsfindung. Letztlich basieren die gesamte Unternehmenssteuerung und jede Geschäftsentscheidung auf Daten; ihre Qualität hängt also maßgeblich von der Qualität der ihnen zugrunde liegenden Daten ab. Daher stellt es für Unternehmen einen elementaren Schritt dar, die für sie relevanten Daten zu identifizieren und zu nutzen sowie in Informationen zu transformieren, die als Grundlage für die Analysen dienen. Die Analyseergebnisse werden schließlich in Maßnahmen übersetzt, sodass sich bestimmte Handlungsoptionen für verschiedene Zukunftsszenarien herauskristallisieren. Dann gilt es, sich für die beste Option zu entscheiden und die Maßnahmen entsprechend umzusetzen.
Dem Controlling kommen im Rahmen der Unternehmenssteuerung verschiedene Aufgaben zu: Die Dokumentation einer bestimmten Datenbasis ergibt sich aus einem Reporting mit Zahlen. Diese Zahlen müssen interpretiert und analysiert werden. Was folgt, ist die Entwicklung von Maßnahmen, die dazu dienen sollen, wieder auf Plan zu kommen. Ein Tracking erfasst die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen. Entsprechende Prognosen sollen möglichst präzise vorhersagen, was passiert, wenn die Maßnahmen realisiert werden.
Was die aktuelle Aufgabengewichtung angeht, beschäftigt sich das Controlling zu 72 % mit retrospektiven Tätigkeiten, die sich mit der Vergangenheit beschäftigen. Dabei entfallen rund 55 % auf die Ermittlung und Bereitstellung des Zahlenmaterials und 17 % auf die qualitative Analyse dieses Materials (siehe die Ergebnisse unserer aktuellen Studie). Damit die Unternehmenssteuerung angesichts der veränderten Rahmenbedingungen weiterhin zum Geschäftserfolg beitragen kann, muss sich die Aufgabengewichtung umkehren: Künftig sollte sich das Controlling zu 59 % mit prädiktiven Tätigkeiten befassen, welche die Zukunft in den Blick nehmen. Innovative Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML) und künstliche Intelligenz (KI) unterstützen die Mitarbeiter dabei, diese konsequente Zukunftsorientierung zu realisieren.
Von einer vergangenheits- zu einer zukunftsorientierten Unternehmenssteuerung
Für dauerhaften Erfolg reicht es nicht mehr aus, dass Unternehmen Marktmacht besitzen und über Kapital verfügen. Der Schlüssel liegt vielmehr darin, schnell zu entscheiden und zu handeln. Nur so können Unternehmen mit der rasanten Geschwindigkeit mithalten, mit der sich die wirtschaftlichen, technologischen und politischen Rahmenbedingungen heutzutage verändern.
Der Einsatz neuer Technologien ist sinnvoll, weil er die Entscheidungsfindung beschleunigt und verbessert. So kann RPA repetitive und standardisierte Prozesse im Bereich der datenbasierten Dokumentation übernehmen. Machine Learning optimiert das Vorschlagswesen, indem das System lernt, ob eine getroffene Entscheidung gut oder schlecht war. Der Controller und das System interagieren im Sinne eines hybriden Ansatzes.
Grundlage ist eine Datenbank mit einer gewissen Zahl an Handlungsempfehlungen inklusive der Wahrscheinlichkeit, inwieweit sie sich für Abweichungen eignen. Die UI wählt nun den Vorschlag aus, der die höchste Wahrscheinlichkeit hat, um die Abweichung zu reduzieren. Der Controller akzeptiert diesen Vorschlag, wählt einen anderen Vorschlag aus der Datenbank oder definiert eine neue Handlungsempfehlung. Im Nachgang bewertet er, wie gut die Entscheidung war und ob sie das Problem gelöst hat. Das System lernt von den Bewertungen der unterschiedlichen Maßnahmen und wird um neue Vorschläge angereichert. Die nach Eignungswahrscheinlichkeit bewerteten Empfehlungen fließen in die Datenbank ein und können bei künftigen Vorschlägen berücksichtigt werden.
Die Rahmenbedingungen, unter denen Unternehmen agieren, haben such grundlegend geändert. Die Unternehmenssteuerung muss sich den neuen Gegebenheiten anpassen, um ihre Aufgaben weiterhin erfüllen zu können. Dazu spielen bestimmte Erfolgsfaktoren eine wichtige Rolle. Begreift sich ein Unternehmen als Bestandteil von Ökosystemen, ist es in der Lage, die Potenziale einer verstärkten Zusammenarbeit mit anderen Playern des Ökosystems zu erschließen. Die Unternehmensstrategie muss die Richtung vorgeben, in die es für das Unternehmen gehen soll.
Daten sind als Entscheidungsbasis essenziell für die Unternehmenssteuerung – allerdings nur, wenn sie in hoher Qualität verfügbar sind. Unternehmen sollten sich auf das fokussieren, was in der Zukunft passieren wird, anstatt auf das, was in der Vergangenheit passiert ist. Und auch Schnelligkeit im Entscheiden und Handeln ist für den Unternehmenserfolg künftig essenziell.