Der Fachkräftemangel wird die Unternehmen in Deutschland in den kommenden Jahren noch stärker als bisher beschäftigen. Experten gehen davon aus, dass bis 2030 mehr als eine Million Fachkräfte fehlen werden. Diese Perspektive macht deutlich, dass das Personal ein kritischer Faktor in jeder Unternehmensstrategie ist. Um die Ziele eines Unternehmens zu erreichen, müssen die richtigen Mitarbeiter rekrutiert, weiterentwickelt und gehalten werden.
HR Analytics hat den Anspruch, qualitätsgesicherte Kennzahlen für faktenbasierte Entscheidungen bereitzustellen, um daraus Handlungsoptionen und wirksame Maßnahmen für die Unternehmenssteuerung abzuleiten. Als strategische Unternehmensfunktion gewinnt HR Analytics angesichts der Rahmenbedingungen eine immer größere Wertigkeit im Gesamtunternehmen. Darüber hinaus eröffnen die stetig steigende Zahl an verfügbaren Daten und die zunehmende Integrationsfähigkeit der HR-Systeme neue Potenziale für HR Analytics.
Derzeit sieht die Wirklichkeit in vielen Unternehmen noch so aus: Verteilte Systeme mit heterogenen Stammdaten und Prozessen führen zu fehlerhaften Berichten und Datenlücken. Aufgrund der mangelhaften Datenbasis bieten die Reports lediglich eine eingeschränkte Steuerungsfähigkeit. Außerdem wird die Vergleichbarkeit von verschiedenen Landesgesellschaften innerhalb eines Unternehmens erschwert. Insgesamt sind in der Personalabteilung hohe manuelle Aufwände erforderlich, um Daten zu sammeln, zu konsolidieren und aufzubereiten.
Eine wirksame Unternehmenssteuerung erfolgt auf der Grundlage von Kennzahlen (KPIs), die idealerweise aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden. Um die relevanten Personalkennzahlen zu ermitteln, müssen sich Unternehmen folgende Fragen stellen:
Wie sieht meine Unternehmens- und die daraus abgeleitete Personalstrategie aus?
Welche strategischen Personalziele verfolgen wir?
Welche Kennzahlen benötigen wir, um unsere Ziele zu erreichen?
Die KPIs für den HR-Bereich müssen zur Unternehmensstrategie passen. Zielt ein Unternehmen auf eine Steigerung der Profitabilität ab, zum Beispiel in gesättigten Märkten mit geringem Wachstumspotenzial, liegt der Fokus auf der Entwicklung der bestehenden Belegschaft. Typische Kennzahlen sind Produktivität, Fehlzeitenquote und auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Verfolgt das Unternehmen hingegen eine Wachstumsstrategie, muss das Personal mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten. Es gilt also, die richtigen Mitarbeiter zu finden und zu halten. In diesem Fall stellen Kriterien wie Fluktuation, Austrittsgründe oder Time-to-hire die relevanten KPIs dar.
Wir empfehlen, sich auf fünf bis zehn Kennzahlen aus dem HR-Bereich festzulegen, die gegenüber dem Management und den Führungskräften regelmäßig berichtet werden. Es sollte eine zyklische Überprüfung erfolgen, ob die KPIs und ihre Erhebungsweise nach wie vor zu den Unternehmenszielen passen, um ggf. erforderliche Anpassungen vornehmen zu können.
Zu einem effizienten Zielbild von HR Analytics gehört es, die Unternehmens- und die Personalstrategie durch die gesamte Organisation zu kaskadieren. Ein automatisiertes Self-Service-Reporting mit standardisierten Kennzahlen entlastet die Personalabteilung, da die Führungskräfte ihre KPIs selbst abrufen können. Die Berichte lassen sich je nach Bedarf flexibel in unterschiedlichen Sichten und Aufrissen bereitstellen – unter der Voraussetzung, dass sich die Kennzahlen inhaltlich nicht verändern. Dank der gewonnenen Freiräume hat die Personalabteilung die Chance, sich zu einer strategisch beratenden Funktion zu entwickeln und gemeinsam mit den Fachbereichen wirksame Maßnahmen zu initiieren, mit denen sich neue Mitarbeiter gewinnen und bestehende Mitarbeiter entwickeln lassen.
Darüber hinaus gilt es zu gewährleisten, dass den unterschiedlichen Zielgruppen die Inhalte im jeweils passenden Format bereitgestellt werden. Für das Management reicht ein aggregierter, zielorientierter Blick auf die gesamte Organisation in Form von Dashboards und sollte außer zum Zweck von Datenvalidierungen nicht auf einzelne Mitarbeiter hinuntergehen. Für Power-User wie HR Controller sind flexible Tools mit hoher Usability gefragt. Mobile Szenarien können dort etabliert werden, wo sie sinnvoll sind. Für das operative Geschäft stellen sie jedoch keinen entscheidenden Treiber dar.
Ein wichtiges Merkmal eines leistungsfähigen HR-Analytics-Konzepts ist es, unternehmensweite Standards für die Darstellung der Inhalte zu schaffen. Gleichartige Formate sorgen für hohe Wiedererkennbarkeit und gute Vergleichbarkeit. Dazu gehören beispielsweise Gap-Analysen nach dem IBCS-Standard. Gleichzeitig sind etwaige unternehmensweite Reporting-Vorgaben zu berücksichtigen. Eine hohe Performance stellt die Akzeptanz für das HR-Analytics-System sicher.
Die Wirksamkeit von HR Analytics steht und fällt mit der klaren Definition, Dokumentation und Kommunikation der Personalkennzahlen. Dazu gehört u.a., die Führungskräfte bei der Identifizierung der relevanten Kennzahlen frühzeitig einzubeziehen. So können die Beteiligten über Inhalte diskutieren anstatt über die Ermittlungswege der KPIs. Ebenso wichtig ist es, klare Verantwortlichkeiten hinsichtlich der Prozesse, Daten und Kennzahlen festzulegen und eine kontinuierliche Optimierung der Stammdatenqualität anzustreben.
Moderne HR-Analytics-Tools bieten deutlich mehr Self-Service-Funktionalitäten als in der Vergangenheit. Daher ist es relativ einfach möglich, die entsprechende Expertise für die Bedienung im Fachbereich aufzubauen, was die Abhängigkeit von der IT verringert. Die Akzeptanz des Managements für HR Analytics lässt sich am besten sicherstellen, indem frühzeitig ein breites Stimmungsbild im Unternehmen eingeholt wird und die entsprechenden Bedarfe so gut wie möglich berücksichtigt werden.