IT-Transformationen bewegen sich in der Regel an der Schnittstelle zwischen Business und IT. Für die Beteiligten sind sie oftmals mit Neuerungen verbunden und werden in mittelgroßen bis großen Projekten organisiert. Neben der technischen Komplexität spielt hierfür auch die organisatorische Komplexität mit vielen unterschiedlichen Akteuren eine große Rolle. Ein konsequentes Projekt-Management ist daher entscheidend für den Erfolg von IT-Transformationen. Dabei stehen die Planung, die Organisation, die Steuerung und die Kontrolle der Projekte im Mittelpunkt des Projekt-Managements. Um Transformationsprojekte erfolgreich abschließen zu können, müssen die Aspekte Zeit, Geld, Personal und Material perfekt aufeinander abgestimmt sein.
Zahlreiche Studien und die Erfahrungen aus der Praxis zeigen jedoch, dass IT-Transformationen zu einem erheblichen Teil die intendierten Ziele nicht erreichen (überzogenes Budget, überschrittene Termine etc.). Das lässt sich anhand von Zahlen klar belegen (Quelle: The Standish Group, Chaos Report 2020):
Nur 31 % aller IT-Transformationen sind uneingeschränkt erfolgreich: Das Projekt wird in time, in budget und in quality abgeschlossen.
50 % der IT-Projekte haben eingeschränkten Erfolg: Das Projekt wird zwar mit einem funktionsfähigen Ergebnis beendet, allerdings wird der gesetzte Zeit- oder Kostenrahmen überschritten oder die gewünschte Qualität nicht erreicht.
19 % aller IT-Projekte scheitern vollständig: Das Projekt wird ohne Erreichen der gesetzten Projektziele vorzeitig abgebrochen.
Die Gründe für diesen ernüchternden Befund liegen in den seltensten Fällen in den IT-Systemen, die sich nicht transformieren lassen. Die deutliche Mehrzahl der Projekte scheitert unter anderem an fehlender Kommunikation und an mangelnden Ressourcen in den Organisationen (siehe Grafik), denn insbesondere für das Business laufen IT-Transformationen oftmals zusätzlich zum Tagesgeschäft. Außerdem sind häufig wenig Kenntnisse und Erfahrungen mit den Werkzeugen des Projekt-Managements in den Unternehmen vorhanden.
Quelle: Projektmanagement Blog
Damit IT-Transformationsprojekte erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen werden können, spielen verschiedene Schlüsselfaktoren im Projekt-Management eine entscheidende Rolle. Die wichtigsten Elemente lassen sich wie folgt zusammen:
Eine klare Zielvision formulieren
Die Zielvision dient als Rahmen und als Referenzpunkt, setzt die richtigen Schwerpunkte für den Projektverlauf und reduziert die Komplexität. Sie verbindet das Projekt mit den Unternehmenszielen und ermöglicht eine erste Abgrenzung gegenüber den Nicht-Zielen des Projekts.
Die Unterstützung der Führungskräfte sichern
Eine IT-Transformation wird nur erfolgreich sein, wenn sie vom Top-Management gesponsert und vom mittleren Management getragen wird.
Das Vorhaben in kleinere Teilvorhaben untergliedern
Diese Vorgehensweise verringert die Komplexität, ermöglicht eine leichtere Übersicht, schafft eine klare Struktur und bietet Orientierung. In der täglichen Projektarbeit können sich die Beteiligten präzise auf einzelne Teilprojekte und Arbeitspakete beziehen. Das reduziert die Gefahr von Missverständnissen und schafft Transparenz.
Die „weichen Faktoren“ nicht unterschätzen
IT-Projekte scheitern hauptsächlich an den „weichen Faktoren“, während der Einfluss der „harten Faktoren“ in der Praxis nach wie vor überschätzt wird. Tatsächlich ist Kommunikation der wichtigste Schlüsselerfolgsfaktor in Projekten. Darüber hinaus gehören Transparenz, Verbindlichkeit sowie ein professioneller Umgang mit Risiken, Unsicherheiten und Spannungen unabdingbar zu einem erfolgreichen Projekt-Management dazu.
Die erforderlichen Rahmenbedingungen schaffen
Das Verhalten von Führungskräften und Kunden im Umfeld des Projekts wirkt sich wesentlich auf den Erfolg aus. Es ist die Aufgabe der Unternehmensleitung, die notwendigen Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Projektabwicklung zu schaffen. Dazu gehören beispielsweise eine klare IT-Strategie, eindeutige Rollen, ausreichende Ressourcen, gemeinsame Spielregeln und Best Practices für das begleitende Projekt-Management bei der IT-Transformation (Vorgehensweise, Methoden, Analysen, Werkzeuge etc.).
Der ausschließliche Blick auf die Technik setzt bei einer IT-Transformation zu kurz an. Projekte sind geprägt durch eine professionelle Organisation der Abfolge, die frühzeitige Identifikation der Stakeholder-Interessen und der Risiken sowie die effiziente Steuerung der Interaktion zwischen den Beteiligten. Der ausschlaggebende Faktor in jedem Projekt sind die Menschen. Das Projekt-Management bindet sie bestmöglich ein und führt die IT-Transformation zum Erfolg.