Das müssen Unternehmen für eine erfolgreiche Datenmigration tun

Wenn Unternehmen neue Business-Software wie ein ERP-System einführen, müssen sie ihre Daten aus dem alten in das neue System bringen. Häufig wird der Datenmigration jedoch nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt – mit dem Ergebnis, dass es zu Verzögerungen im Projekt, zu höheren Kosten und zu negativen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft kommt. Um das zu verhindern, ist es entscheidend, die Datenmigration detailliert zu konzipieren und sich bereits im Vorfeld einen genauen Überblick zu verschaffen, welche Daten migriert werden sollen und welche Ressourcen dafür erforderlich sind.

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Sorgfältige Analyse vor der Datenmigration

Die Basis eines jeden Datenmigrationsprojekts sind detaillierte Kenntnisse über die betroffenen Daten und Prozesse. Daher ist bereits vor der Datenmigration eine sorgfältige Analyse der eigenen Daten und Abläufe zu empfehlen. Das Ziel ist es, maximale Transparenz zu schaffen und unvorhergesehene Überraschungen im weiteren Verlauf der Datenmigration zu vermeiden.

Der Ablauf einer Datenmigration ist in jedem Projekt relativ ähnlich. Es geht darum, einen bestimmten Umfang an Daten aus einem oder mehreren Quellsystemen in das Zielsystem zu bringen. Das geschieht in der Regel nach dem ETL-Prinzip (Extract – transform – load): Die Daten werden zunächst aus der Quelle extrahiert, dann auf die Zielstruktur vorbereitet und schließlich in das Zielsystem überführt. Es sind verschiedene ETL-Tools verfügbar, welche die Datenmigration anhand von Best Practices unterstützen. Dazu gehören beispielsweise das SAP S/4HANA Migration Cockpit und SAP Data Services.

Mit der richtigen Strategie zum Migrationserfolg

Die größten Chancen auf Erfolg hat eine Datenmigration, wenn Unternehmen im Vorfeld eine entsprechende Strategie erarbeiten, an der sie sich während des Projekts orientieren können. Sie erfüllt den Zweck, ein gemeinsames Zielbild für den Fachbereich zu schaffen und die Akzeptanz der Kollegen zu gewinnen. Dazu trägt auch eine möglichst frühe Einbindung des Fachbereichs bei. Schulungen bringen den Fachbereichskollegen die Vorzüge des neuen Systems näher und sorgen dafür, dass die Kollegen die Veränderungen mittragen.

Darüber hinaus sollte die Datenmigrationsstrategie dazu beitragen, typische Fehlerquellen zu umgehen, die sich nachteilig auf das Projekt auswirken können. Das können ungenaue Daten, Probleme in den Quelldaten oder ein unerwartet komplexes Zielsystem sein. Mithilfe einer passenden Strategie gelingt es besser, einen positiven Verlauf der Datenmigration sicherzustellen sowie Zeit- und Budgetüberschreitungen zu vermeiden.

Typischer Ablauf einer Datenmigration

Worauf es bei der Datenmigration ankommt

Aufgrund ihrer Komplexität sollte eine Datenmigration als eigenständiges Projekt oder als eigener Stream betrachtet werden, der parallel zum Hauptprojekt der Systemeinführung läuft. Bei der Überprüfung der Quelldaten sollte auch eine Datenbereinigung stattfinden, in deren Rahmen die Datenqualität gesteigert und beispielsweise Dubletten beseitigt werden. Ebenso wichtig sind die Scope-Definition – also die Klärung der Frage, welche Daten mitgenommen werden sollen – und die Einplanung der erforderlichen Ressourcen. Nach der Einführung des neuen Systems gilt es, wirksame Kontrollen und Mechanismen einzubauen, um die Datenqualität im Anschluss an die Migration dauerhaft hoch zu halten.

Eine Herausforderung können unterschiedliche Quell- und Zielstrukturen in den Systemen darstellen. Liegen die Daten außerhalb des geforderten Wertbereichs, ist ein entsprechendes Mapping erforderlich. Typisches Beispiel hierfür ist im SAP-Umfeld die Umstellung von einem zweistelligen auf einen dreistelligen Ländercode. Bei der Analyse der Quelldaten können Unternehmen zu dem Ergebnis kommen, dass die Datenqualität nicht den aktuellen Anforderungen und Prozessen entspricht. Ein möglicher Lösungsweg ist die Anreicherung der Daten durch das Anbinden von externen Quellen. Für veraltete Stammdatensätze bieten sich Archivierungskonzepte an: Die Daten werden üblicherweise zunächst für eine gewisse Übergangszeit behalten, wobei ein Löschvermerk für die Archivierung gesetzt wird. Nach Ablauf der Übergangszeit werden die Daten schließlich gelöscht.

Abhängigkeiten berücksichtigen

Normalerweise erfolgt eine Datenmigration nicht isoliert, sondern ist in ein größeres Projekt eingebettet, woraus sich bestimmte Abhängigkeiten ergeben. Aktuell beschäftigen sich viele Unternehmen im Zuge der Einführung von SAP S/4HANA mit einer Datenmigration. Diese ist als wichtiges Element des Gesamtprojekts zu begreifen, das Abstimmungen zu den anderen Streams des Projekts erforderlich macht. Beispielsweise müssen Kollegen mit Daten beliefert werden, wenn sie Integrationstests durchführen.

Um einen reibungslosen Ablauf und eine nahtlose Integration in das SAP S/4HANA-Gesamtprojekt zu gewährleisten, sollte ein präzises Konzept für die Datenmigration vorhanden sein. Dazu gehört in erster Linie ein Zielbild, das in der Regel dem Zielbild der SAP S/4HANA-Einführung entspricht. Auch der genaue Scope der Datenmigration muss in der Konzeption definiert sein. Darüber hinaus ist die Migrationsumgebung zu bestimmen: Mit welchem Tool soll die Migration durchgeführt werden? Was die technische Umsetzung angeht, müssen je nach Typ und Anzahl der Migrationsobjekte unterschiedlich viele Zyklen eingeplant werden. Hierbei ist auch die Frage relevant, ob nur Stammdaten oder auch Bewegungsdaten migriert werden. Abschließend geht es darum, Kriterien für die Abnahme zu definieren, um zu beurteilen, ob die Datenmigration erfolgreich war.

Fazit: Frühzeitige Planung führt zum Ziel

Zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren einer Datenmigration gehört es, so wie früh wie möglich mit der Konzeption zu starten, wenn die Einführung eines neuen Systems wie SAP S/4HANA auf der Agenda steht. Um eine hohe Akzeptanz für das Migrationsprojekt zu schaffen, sollten die betroffenen Kollegen aus dem Fachbereich frühzeitig eingebunden werden. Schließlich sind sie diejenigen, die tagtäglich mit den Daten arbeiten. So ist auch sichergestellt, dass die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen. Die Datenmigration sollte immer als Stand-alone-Projekt oder als eigenständiger Stream innerhalb des Hauptprojekts betrachtet werden. Die Durchführung von Backups ist essenziell, um Datenverluste zu vermeiden. Und auch das intensive Testen nach jedem abgeschlossenen Zyklus stellt einen wesentlichen Bestandteil dar, um die Datenmigration zum Erfolg zu führen.