Praxisbeispiele für den Nutzen von Data Governance

Data Governance stellt das strukturelle Fundament bereit, auf dem ein wirkungsvolles und erfolgreiches Stammdaten-Management im Unternehmen errichtet werden kann. Im Tagesgeschäft gibt es immer wieder Situationen, in denen Data Governance dazu beiträgt, Probleme zu lösen, Herausforderungen zu meistern und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die folgenden Praxisbeispiele sollen zeigen, wie Data Governance den Unternehmenserfolg konkret fördert.

Sie möchten Data Governance in Ihrem Unternehmen etablieren?

Beispiel 1: Falsche Lager- und Transportbedingungen vermeiden

Ein Pharmahersteller produziert einen Impfstoff und versendet ihn an seine Kunden. Als die Ware beim Kunden eintrifft, stellt sich heraus, dass der Impfstoff während des Transports nicht in dem Maß gekühlt wurde, wie es eigentlich erforderlich gewesen wäre. Aufgrund der falschen Transportbedingungen mit einer zu hohen Temperatur ist der Impfstoff nicht mehr zu gebrauchen und muss entsorgt werden.

Wie es dazu kommen konnte? In den Stammdaten des Impfstoffs ist die benötigte Lagertemperatur nicht explizit hinterlegt, stattdessen wird ein Default-Wert verwendet, der für den Impfstoff deutlich zu hoch ist. Durch die beschädigte Ware entsteht ein wirtschaftlicher Schaden in Höhe von einer Million Euro. Außerdem ist der Kunde verärgert, weil er einen deutlichen Mehraufwand hat und sich die Nachlieferung des intakten Impfstoffs verzögert. Dass der Vorfall öffentlich wird, führt zu einem erheblichen Imageschaden für den Hersteller.

Wäre auf dem Feld „Lagertemperatur“ eine Governance, gäbe es dafür einen eindeutigen fachlichen Verantwortlichen. Dieser hätte im Pflegeprozess sichergestellt, dass der korrekte Wert für die Lagertemperatur eingetragen ist bzw. dass entsprechende Fachprüfungen dazu vorhanden sind.

Beispiel 2: Logistikabläufe ohne böse Überraschungen

Ein Hersteller von Fertigungskleinteilen hat regelmäßig einen erhöhten logistischen Aufwand beim Versand – mit der Konsequenz, dass Sendungen zu spät eintreffen oder die Versandkosten höher sind als geplant. Die Ursache: Die Maße bzw. das Gewicht der produzierten Teile sind gar nicht oder nicht sauber in den Stammdaten gepflegt. Dadurch lassen sich die benötigten Verpackungsgrößen und die entstehenden Transportkosten erst unmittelbar beim Versand im Lager feststellen.

Es kommt also immer wieder zu größeren Aufwänden beim Versand, zu längeren Lieferzeiten und zu erhöhten Versandkosten. Die Kunden sind wegen der unerwarteten längeren Lieferzeiten verärgert und nicht bereit, die höheren Versandkosten zu tragen, sodass der Hersteller darauf sitzen bleibt.

Erst im Rahmen eines Data-Governance-Projekts zeigt sich, dass die Zuständigkeit für die Pflege der Maße und Gewichte in den Materialstammdaten zuvor nicht eindeutig geklärt war. Indem alle beteiligten Abteilungen an einen Tisch gebracht werden, kann jeder Bereich die Sichtweise der anderen besser nachvollziehen. Gemeinsam klären sie, wann und wo die Daten verlässlich vorhanden sein müssen und wer sie pflegt.

Beispiel 3: Datenschutzbestimmungen einhalten

Eine Krankenkasse aus Baden-Württemberg sammelt im Rahmen von verschiedenen Gewinnspielen personenbezogene Daten. Für eine spätere Werbeaktion verwendet das Unternehmen diese Daten und kontaktiert die Personen aktiv. Wie sich herausstellt, ist die Datenverarbeitung rechtswidrig, wodurch die baden-württembergische Datenschutzbehörde auf den Plan gerufen wird.

Sie kommt zu dem Schluss, dass die beim Gewinnspiel verwendeten Einwilligungsformulare missverständlich waren, und stuft die Datenverarbeitung als rechtswidrig ein. Obwohl die Krankenkasse ihre unmittelbare Kooperation im Verfahren zusichert, verhängt die Datenschutzbehörde ein Bußgeld in Höhe von 1,24 Millionen Euro, da es sich um eine schwere Missachtung des Datenschutzes handelt.

Data Governance kann bei der Umsetzung von rechtlichen und regulatorischen Anforderungen unterstützen. Klare Zuständigkeiten im Governance-Rollenmodell, das Etablieren von internen Kontrollmaßnahmen im Rahmen der Datenverarbeitungsprozesse und regelmäßige Überprüfungen minimieren bzw. eliminieren entsprechende Risiken und schützen das Unternehmen vor Strafzahlungen und Imageschäden.

Fazit: Data Governance bringt Vorteile im täglichen Business

Die ausgewählten Beispiele machen deutlich, dass sich eine funktionierende Data Governance und die daraus resultierende einheitliche, disziplinierte Verwaltung und Pflege von Daten an vielen Stellen im Tagesgeschäft positiv auswirken und Schaden vom Unternehmen abwenden – sei es in finanzieller Hinsicht oder mit Blick auf die Reputation. Angesichts dieser Mehrwerte ist es für Unternehmen erstrebenswert, ihr (Stamm-)Daten-Management auf das stabile organisatorische Fundament der Data Governance zu stellen.