Unternehmen erkennen immer stärker die Bedeutung der Geschäftsprozesse für den Unternehmenserfolg. Demzufolge steigt die Zahl der Unternehmen, die sich mit Prozessmanagement beschäftigen und aktiv darauf hinarbeiten, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und nachhaltig zu verbessern. Diese Erkenntnisse liefert die Studie „Process Management & Analytics 2021“, die von der Management- und Technologieberatung Bearing Point im deutschsprachigen Raum durchgeführt wurde.
Die wichtigsten Treiber für das zunehmende Interesse am Prozessmanagement sind Effizienzsteigerungen und die digitale Transformation. Mittlerweile halten 83 % der Unternehmen das Prozessmanagement für wichtig oder sehr wichtig. Angesichts von herausfordernden Rahmenbedingungen geraten Unternehmen im internationalen Wettbewerb immer stärker unter Kostendruck und erhoffen sich von optimierten Prozessen höhere Effizienz und geringere Kosten.
Mit der größeren Wertschätzung, die das Prozessmanagement in den Unternehmen genießt, geht aber nicht automatisch auch eine erfolgreiche Umsetzung einher. Insbesondere die angestrebten Kosteneinsparungen bleiben häufig hinter den Erwartungen zurück. Nur 36 % der Befragten geben an, dass sich die tatsächlich erzielten Kostensenkungen in dem zuvor erwarteten Ausmaß bewegen. Nach Einschätzung der Studienautoren liegen die Ursachen hierfür einerseits an übertriebenen Erwartungen und andererseits an fehlenden Kompetenzen im Unternehmen, um geeignete Maßnahmen zu identifizieren und umzusetzen.
Ein weiterer Aspekt, der zwar nicht in der Studie untersucht wurde, aber dennoch eine Ursache für den ausbleibenden Erfolg bei der Prozessverbesserung sein kann, sind die mangelnden technologischen Voraussetzungen eines Unternehmens. Um die Prozesskosten zu senken, ist beispielsweise ein hoher Automatisierungsgrad erforderlich. Häufig laufen jedoch zumindest einzelne Teilprozesse noch manuell und papierbasiert ab, weil die notwendigen Technologien zur Prozessunterstützung entweder nicht vorhanden sind oder nicht konsequent eingesetzt werden. Darüber hinaus bedarf es einer nahtlosen Integration der verschiedenen Systeme, damit Unternehmen ihre Business-Prozesse ganzheitlich und digital abbilden können. Auch hier besteht vielerorts Nachholbedarf.
Qualitative Mehrwerte – höhere Transparenz, bessere Zusammenarbeit, klares Rollen- und Aufgabenverständnis – sind zweifellos wichtige Errungenschaften, die sich aus dem Prozessmanagement ergeben. Gleichzeitig streben Unternehmen aber auch nach messbaren Ergebnissen, um die positiven Auswirkungen des Prozessmanagements belegen zu können. 66 % der Unternehmen führen regelmäßig entsprechende Messungen durch, aus denen zum Teil deutliche Nutzeneffekte hervorgehen. Typische Benefits sind zum Beispiel die Erhöhung des Automatisierungsgrads, die Steigerung der Kundenzufriedenheit, die Reduzierung der Fehlerquote oder die Beschleunigung der Prozesslaufzeiten.
Process Mining bezeichnet die Visualisierung von Prozessabläufen anhand der Transaktionsdaten aus den zugrundeliegenden IT-Systemen. Unternehmen erkennen darin zunehmend ein wertvolles Hilfsmittel, um ihre Prozesse zu analysieren, zu optimieren und zu automatisieren. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass sich eine Vielzahl von Unternehmen bereits mit Process Mining beschäftigt hat. Die meisten von ihnen befinden sich allerdings noch in der Findungs- und Bewertungsphase. Von den Unternehmen, die Process Mining bereits operativ im Einsatz haben, sind 48 % mit den Ergebnissen zufrieden und nur 15 % unzufrieden. Diese Zahlen lassen durchaus erkennen, dass Process Mining erhebliches Potenzial bietet, um Erkenntnisse über die eigenen Prozesse zu gewinnen und auf dieser Basis wirksame Maßnahmen für die Prozessoptimierung zu ergreifen.