Entscheidungen und Aufgaben auf dem Weg zu SAP S/4HANA

Der Umstieg auf SAP S/4HANA dürfte in den kommenden Jahren eines der dominierenden Themen bei SAP-Anwenderunternehmen bleiben. Spätestens 2027 ist endgültig Schluss mit der SAP Business Suite, sieht man einmal von der Möglichkeit der erweiterten Wartung (Extended Maintenance) bis 2030 gegen höhere Gebühren ab.

Die Einführung von SAP S/4HANA ist auch deswegen ein komplexes Projekt, weil sie Auswirkungen auf nahezu alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens hat. Nur mit optimierten Abläufen lassen sich die Möglichkeiten von SAP S/4HANA vollends nutzen. Daher geht mit der Migration idealerweise auch eine digitale Business-Transformation einher, in deren Rahmen die Prozesse an aktuelle Anforderungen angepasst werden. So profitieren Unternehmen einerseits von sämtlichen Funktionalitäten und Technologien, die SAP S/4HANA bietet, und stellen sich andererseits für die Zukunft auf und sichern ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Machen Sie sich auf den Weg zu SAP S/4HANA

Deployment: On-Premise oder aus der Cloud?

Auf dem Weg zu SAP S/4HANA gilt es, verschiedene Herausforderungen und Aufgaben zu bewältigen sowie grundlegende Entscheidungen zu treffen. Eine davon bezieht sich auf die Art der Bereitstellung: Möchte ein Unternehmen SAP S/4HANA mit eigener Infrastruktur (also on-premise) oder als Software-as-a-Service aus der Cloud nutzen? Das muss jedes Unternehmen individuell für sich beantworten. Tendenziell ist die On-Premise-Variante oder der Private-Cloud-Ansatz besser geeignet, wenn ein Unternehmen im bisherigen ERP-System viele kundenspezifische Erweiterungen verwendet und zahlreiche Prozessanpassungen umgesetzt hat, die es auch zukünftig im SAP S/4HANA-Umfeld einsetzen möchte. Das können zum Beispiel branchenspezifische oder umfangreiche individuelle Eigenentwicklungen sein.

Bewegt es sich hingegen nahe am SAP-Standard, sprechen die kürzeren Projektlaufzeiten, der Wegfall der Wartung von Soft- und Hardware aufgrund des ausgelagerten Betriebs und die kürzeren Innovationszyklen durchaus für ein Cloud-Deployment (Public-Cloud-Ansatz). In bestimmten Fällen kann auch ein hybrider Ansatz die bevorzugte Variante sein.

SAP S/4HANA bietet verschiedene Möglichkeiten für die Integration innovativer Technologien in die Geschäftsprozesse. Sie werden auf der SAP Business Technology Platform bereitgestellt und verhelfen SAP S/4HANA zu seiner vollen Leistungsfähigkeit. Daher sollten Unternehmen überlegen, wie sich beispielsweise mithilfe des Internet of Things, künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen oder Blockchain interne Prozesse optimieren, neue Geschäftsmodelle etablieren, zusätzliche Services anbieten, höhere Umsätze generieren und die Kundenzufriedenheit steigern lassen.

Greenfield oder Brownfield?

Im Wesentlichen führen zwei Wege zu SAP S/4HANA: der Greenfield- und der Brownfield-Ansatz. Beim Greenfield-Ansatz handelt es sich um eine Neuimplementierung der ERP-Landschaft. Er bietet die Gelegenheit, das System gewissermaßen auf der grünen Wiese vollkommen neu aufzusetzen und alte Strukturen aufzubrechen, indem sämtliche Prozesse und Eigenentwicklungen hinterfragt und neugestaltet werden. Unternehmen, die ihr ERP-System über die Jahre hinweg mit einer Vielzahl von kundenindividuellen Entwicklungen modifiziert, ihre Daten selten bereinigt und keine harmonisierten Prozesse genutzt haben, wählen häufig den Greenfield-Ansatz, um sich von altem Ballast zu befreien und nur das in SAP S/4HANA abzubilden, was sie wirklich noch benötigen.

Der Brownfield-Ansatz ist eine Systemkonvertierung, welche die Daten, das Customizing und die Eigenentwicklungen aus SAP ERP vollständig in SAP S/4HANA übernimmt. In einem ersten Schritt erfolgt die technische Migration, anschließend werden die Prozesse und die Eigenentwicklungen an neue Anforderungen und innovative Geschäftsideen angepasst. Die reduzierte Komplexität des Migrationsprojekts und die deutlich kürzere Projektlaufzeit sind maßgebliche Argumente für den Brownfield-Ansatz, der sich immer dann anbietet, wenn ein Unternehmen die Prozesse in seinem SAP ECC oder Nicht-SAP ERP bereits standardisiert und harmonisiert hat sowie über ein durchgängiges Stammdatenkonzept verfügt.

Wichtige Vorbereitungen für den Wechsel auf SAP S/4HANA

Stehen die Entscheidungen zum Migrationsweg und zur künftigen Bereitstellungsart, sind in der Folge einige vorbereitende Aufgaben zu erledigen. Dafür stellt SAP verschiedene Tools wie den SAP Readiness Check for SAP S/4HANA zur Verfügung, der das bestehende ERP-System hinsichtlich der S/4HANA-Eignung der vorhandenen Daten, Prozesse und Funktionen überprüft sowie technische Hinweise zu den auszuführenden Tätigkeiten gibt. Ein wichtiger Aspekt bei der Migration ist die Frage, ob die in SAP ERP verwendeten Funktionalitäten in SAP S/4HANA verfügbar sind. Darüber hinaus ist eine Datenbereinigung empfehlenswert, damit keine alten oder nicht mehr benötigten Daten übernommen werden – mit positiven Auswirkungen auf die Datenqualität.

Weiterhin müssen Unternehmen entscheiden, in welchem Umfang sie Fiori-Apps in SAP S/4HANA nutzen möchten. SAP Fiori schafft eine zeitgemäße Benutzeroberfläche und stellt rollen- und benutzerspezifische Kacheln für den Zugriff auf die jeweiligen Transaktionen bereit. Das Arbeiten mit Fiori-Apps macht jedoch Änderungen an Rollen und den zugehörigen Berechtigungsobjekten erforderlich. Diesem Thema sollten Unternehmen ausreichend Aufmerksamkeit widmen, damit die Anwender in den Fachbereichen nicht bereits direkt nach der SAP S/4HANA-Migration und dem Go-Live durch Zugriffsprobleme ausgebremst werden.