Der Umstieg auf SAP S/4HANA macht die Einführung von SAP Credit Management erforderlich. Das klassische Kreditmanagement-Modul FI-AR-CR existiert unter SAP S/4HANA nicht mehr. Der Hauptzweck von SAP Credit Management ist es, Ausfallrisiken frühzeitig zu erkennen und finanzielle Einbußen zu mindern. Die Lösung berechnet die Bonität von Geschäftspartnern und berücksichtigt dabei das Zahlungsverhalten der Vergangenheit. Alternativ lassen sich für die Berechnung der Bonität auch externe Auskunfteien einbinden. Mit SAP Credit Management gelingt es, eine höhere Effizienz in den Kreditentscheidungen und in den Prozessen zu erzielen. Manuelle Tätigkeiten werden auf ein Minimum reduziert.
Die Unterschiede zwischen dem bisherigen Kreditmanagement FI-AR-CR und SAP Credit Management sind erheblich. Zwar bleiben die Kreditkontrollbereiche aus FI-AR-CR bestehen, zusätzlich werden jedoch Kreditsegmente eingeführt. Sie bilden die organisatorische Einheit von SAP Credit Management. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Kreditkontrollbereiche zu einem Kreditsegment zusammenzuführen.
Weiterhin geht mit SAP Credit Management eine Harmonisierung der Stammdaten einher: Bonität, Risikoklasse, Kreditgruppe und Kreditprüfung werden zentral über alle Kreditsegmente geführt. Entsprechende Parameter sind für jeden Geschäftspartner hinterlegt und werden nicht mehr für jeden Kreditkontrollbereich separat ermittelt. Übergeordnete Kreditkonten und Kreditsachbearbeiter lassen sich im Stammdatensatz des Business Partners im Reiter „Geschäftspartnerbeziehungen“ pflegen.
Das Case Management ist eine Komponente von SAP Credit Management, mit der Anwender Workflows bearbeiten sowie Kreditlimitanträge und gesperrte Belege verwalten und dokumentieren können. Im klassischen Kreditmanagement stand dafür die VKM1-Transaktion zur Verfügung. Nach der Freigabe eines Kreditlimitantrags im Case Management erfolgt automatisch die Heraufsetzung des Kreditlimits im Business Partner.
In seiner Basisversion ist SAP Credit Management im SAP S/4HANA-Standard enthalten. Für SAP Advanced Credit Management ist hingegen eine Zusatzlizenz erforderlich. Im Vergleich zu SAP Credit Management stehen zusätzliche Funktionalitäten zur Verfügung, beispielsweise die automatische Berechnung der internen Kreditwürdigkeit, die Ableitung der Risikoklasse aus der internen Kreditwürdigkeit, die Berechnung von Kreditlimits und das Speichern externer Kreditauskünfte. Ebenso ist das Importieren von Kreditwürdigkeit, Kreditrisikoklasse und Kreditlimits aus Fremdsystemen möglich. Auch das Arbeiten mit Kreditlimitanträgen gehört zum Leistungsumfang. SAP Advanced Credit Management ist geeignet, um ein zentrales Kreditmanagement in einer Mehr-System-Landschaft zu errichten.
Schon in der Basisversion ist SAP Credit Management ein mächtiges Modul und weist eine hohe Komplexität bei den Funktionen und Prozessen auf. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, die Implementierung von SAP Credit Management als eigenständiges Vorprojekt durchzuführen, bevor es an die eigentliche SAP S/4HANA-Migration geht. Eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen ist ein detailliertes Konzept, das genau beschreibt, wie SAP Credit Management eingerichtet werden soll. Damit Migrationsdaten, Prozesse und externe Auskünfte eingespielt werden können, ist eine Validierung erforderlich. In einem Cut-over-Plan lässt sich festhalten, welche Aufgaben vor, während und nach der Migration zu erledigen sind. Es gibt viele neue Transaktionen in SAP Credit Management in SAP S/4HANA. Dementsprechend müssen die Jobs und Reports eingeplant und ausgeführt werden, die im neuen SAP Credit Management notwendig sind, um die Daten aktuell zu halten.
Um sich bestmöglich auf die Einführung des neuen Kreditmanagements vorzubereiten, sollten Unternehmen vorab eine Reihe von Fragen klären. In Bezug auf die Organisationseinheiten gilt es beispielsweise festzulegen, welche Kreditkontrollbereiche weiter genutzt und welche Kreditsegmente eingeführt werden sollen. Ebenso ist relevant, welche Kreditsegmente welchen Kreditkontrollbereichen zugeordnet und welche Buchungskreise für SAP Credit Management genutzt werden. Zudem stellt sich die Frage, welche Vertriebsbereiche am SAP Credit Management teilnehmen.
Was die Stammdaten im SAP Business Partner angeht, müssen Unternehmen die Berechtigungen von Vertrieb und Kreditverantwortlichen hinsichtlich der Pflege der Kreditdaten definieren. Dazu gehört die Entscheidung, wer (Vertrieb, Kreditverantwortliche, Stammdatenverantwortliche) die entsprechenden Stammdaten anlegen darf und wie das genaue Vorgehen (Genehmigungsworkflow, Vier-Augen-Prinzip) sein soll. Darüber hinaus ist die Frage relevant, in welchem System die Pflege der Stammdaten erfolgen soll: in SAP S/4HANA oder beispielsweise in einem Stammdaten-Tool wie SAP MDG, sofern es im Unternehmen vorhanden ist.
In Bezug auf Kreditlimitanträge muss bestimmt werden, wer eine Erhöhung oder Reduzierung des Kreditlimits beantragen darf und wer die Entscheidung über die Genehmigung von Kreditlimitanträgen trifft. Zur Ermittlung von Kreditlimits kommen interne Bonitätsberechnungen, ein internes Rating oder externe Auskunfteien wie Creditreform oder BaFin als Grundlage für die Entscheidungsfindung infrage.
Bei Kreditprüfungen im Beleg ist eine Entscheidung erforderlich, welche Belege (Angebot, Auftrag, Lieferung) und welche Parameter (zum Beispiel Kreditlimit, Mahnstufe, Auftrag, Lieferung) geprüft werden sollen. Eine weitere Frage bezieht sich darauf, was bei einer negativen Kreditprüfung passiert: Gibt das System lediglich eine Fehler- oder Warnmeldung heraus oder kommt es zur Belegsperre? Für die Definition der Risikoklassen bietet sich beispielsweise eine Unterscheidung in niedriges, mittleres und hohes Ausfallrisiko an.
Mit Blick auf die dokumentierte Kreditentscheidung zur Belegfreigabe gilt es, Regelungen für den Umgang mit gesperrten Belegen zu definieren. Auch hier stellt sich zunächst die Frage, wer berechtigt ist, dokumentierte Kreditentscheidungen zu bearbeiten. Um über gesperrte Belege zu entscheiden, bieten sich die interne Bonität, externe Auskunfteien und die bisherigen Geschäftsbeziehungen als Entscheidungsgrundlage an. Weiterhin ist zu definieren, welche Felder in der Bearbeitungsmaske gesperrter Belege relevant sind und daher beispielsweise als Pflichtfelder festgelegt werden sollen.
Die automatisierte Bonitätsberechnung dient dazu, bei Neukunden Ausfallrisiken frühzeitig zu identifizieren. Die Grundlage dafür ist die Prüfung der Kreditwürdigkeit. Sie lässt sich als vorgelagerter Prozess bei der Angebotsanbahnung durchführen. Eine automatische Berechnung von Bonität und Kreditlimit ist jederzeit möglich.
Darüber hinaus trägt die automatisierte Bonitätsberechnung zur Optimierung der Geschäftsbeziehungen bei. Durch proaktives Handeln lassen sich etwa Zahlungsbedingungen anpassen oder Kreditsicherheiten einfordern. Die Vorteile der automatisierten Bonitätsberechnung sind die Minderung finanzieller Ausfälle und die Steigerung der Effizienz in den Prozessen durch eine Automatisierung ohne Medienbrüche. Als Parameter für die Ermittlung der Bonität können zum Beispiel das Zahlungsverhalten (Mahnstufen, überfällige Posten), die Rechtsform des Unternehmens, das Land, aus dem das Unternehmen stammt, oder die Informationen externer Auskunfteien dienen. Grundsätzlich gilt festzulegen, wie die Parameter gewichtet und welche Risikoklassen bei welchem Bonitätswert vergeben werden sollen. Mögliche K.-o.-Kriterien sind Insolvenzverfahren, eidesstattliche Erklärungen oder Zwangsvollstreckungen.
Das neue SAP Credit Management bringt im Vergleich zum klassischen Kreditmanagement-Modul FI-AR-CR diverse grundlegende Neuerungen bzgl. Funktionalitäten und Logik mit sich. Die wichtigsten sind der Business Partner als Stammdatenobjekt, neue Transaktionen und Reports, die zur Verfügung stehen, sowie das Case Management. Wichtig ist, dass die Unternehmen ein Verständnis für die Neuerungen entwickeln und sich der weitreichenden Auswirkungen bewusst sind, die mit SAP Credit Management einhergehen. Idealerweise realisieren Unternehmen die Einführung von SAP Credit Management in einem eigenständigen Teilprojekt. Zu empfehlen ist die Erstellung eines fachlichen Detailkonzepts, das nicht zuletzt die Berechtigungen von Vertrieb und Kreditverantwortlichen klären sollte.