Auf dem Weg zum perfekten Investitionsplan | Blogreihe Teil 3

[Fachbeitrag | Lesezeit: 3 min.] In Teil 3 unserer Blogreihe werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Teilprozesse innerhalb der Investitionsplanung. Bis ein Investitionsvorhaben tatsächlich im finalen Investitionsplan landet und in eine Bestellung umgewandelt wird, durchläuft der Antrag eine Reihe von Prozessen. Dabei zeigt sich immer wieder: Die erfolgreichsten Planungsprozesse sind einfach strukturiert. Sie werden nicht nur von den Controllern, sondern auch von den Endanwendern – in unserem Fall den Beantragern von Investitionen in den Bereichen und Werken – verstanden.

Budgets freigeben und abrufen

Eigentlich ist das Vorhaben bis hin zum Investitionsplan alles andere als komplex. Zunächst sollen die Organisationseinheiten (Bereiche, Werke, Gesellschaften, ...) ihre Investitionsvorhaben für das nächste Jahr bzw. die nächsten Jahre definieren. Anschließend priorisiert die Geschäftsleitung diese und gibt sie gemäß den (geplanten) finanziellen Mitteln frei, kürzt sie oder lehnt sie ab. Die freigegebenen Budgets befinden sich nun im Investitionsplan. Sie können im entsprechenden Jahr in größeren oder kleineren Summen abgerufen werden. Das heißt, es werden Bestellungen ausgeführt.

Für diesen Abruf wünscht sich das Controlling eine Cashflow-Planung und einen gepflegten Forecast. Mit der Cashflow-Planung wird die Liquidität sichergestellt. Dank dem Forecast kann man auf eventuelle Verschiebungen reagieren. Hinzu kommen eventuell noch sogenannte Kürzungsrunden, etwa aufgrund von prognostizierten negativen Wirtschaftsentwicklungen. Kurzum: Der Weg zum Investitionsplan ist nichts, was man nicht jedem Mitarbeiter im Unternehmen verständlich erklären könnte.

Woher kommt das Prozess-Wirrwarr auf dem Weg zum Investitionsplan?

Die meisten Unternehmen führen aus verschiedensten Gründen nicht alle oben beschriebenen Prozesse aus. Damit berauben sie sich – bewusst oder unbewusst – ihrer Effizienz, Genauigkeit und Arbeitserleichterung. Das liegt oft in historisch gewachsenen Prozessen („Das wurde hier schon immer so gemacht“) und fehlenden Möglichkeiten („Das ist mit unserer aktuellen Infrastruktur nicht möglich“) begründet.

Ein klassisches Beispiel ist der Forecast: Er wäre für das Controlling extrem hilfreich. Da man aber noch nie einen Forecast abgefragt hat und in der aktuellen Infrastruktur keine Ist-Zahlen (Was ist tatsächlich schon an Geld geflossen?) eingebunden werden können, muss das Controlling darauf verzichten.

Wenn das ganze Vorhaben aber so einfach zu erklären ist, warum kann man es dann nicht in einfachen Prozessen umsetzen? Kann man.

Die Kraft der zwei Phasen

Um den Investitionsprozess zu strukturieren, genügen eigentlich zwei wesentliche Teilprozesse, in denen sowohl Anwender als auch Controlling agieren. Auf diesen beiden Prozessen baut dann alles Weitere auf: die operative Planung und der Abruf. In der operativen Planung werden die Investitionsvorhaben für die nächsten Jahre eingesammelt (und freigegeben) und in einem Investitionsplan zusammengefasst. Der Abruf dient dazu, die freigegebenen Budgets abzurufen und in Bestellungen umzuwandeln.

Operative Planung

Jede Controlling-Einheit und jede Geschäftsführung auf dieser Welt strebt danach, die geplanten Investitionsausgaben für das nächste Jahr so genau wie möglich zu kennen. Denn Investitionen sind – egal, wie sehr man die BWL-Begrifflichkeiten dehnt – der Kostenart Ausgaben (Capex, Investitionskosten) zuzuordnen. Damit haben sie einen direkten Einfluss auf das Ergebnis des Unternehmens. Das Ergebnis des nächsten Geschäftsjahrs soll möglichst präzise vorhergesagt werden, um unternehmerische Entscheidungen vorbereiten zu können. Nur auf diese Weise lässt sich ein Unternehmen strategisch und operativ gesund führen. Diese Planung ist also für jedes Unternehmen empfehlenswert, denn sie resultiert in einem sehr genauen Investitionsplan. Daraus ergibt sich ein wesentlicher wirtschaftlicher Vorteil.

Abruf

Der Teilprozess des Abrufs bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dennoch vernachlässigen ihn viele Unternehmen. Die häufigste Begründung: Der Investitionsplan ist nach der operativen Planung erstellt und in die strategische Unternehmensplanung weitergespielt. Damit ist das Thema abgeschlossen. Ein Trugschluss, denn ein funktionierender Prozess für die Realisierung von Investitionen bis hin zum Auslösen einer Bestellung ist für alle Beteiligten mindestens genauso wichtig. Und zwar aus den folgenden drei Gründen:

1. Der Abruf unterstützt die Anwender optimal, weil sie durch ihn eigenständig im Rahmen ihrer Budgets handeln können. Damit reagieren sie zum Beispiel selbstständig auf Verschiebungen. Das freut nicht nur die Anwender, die nicht mit jeder Änderung zum Controlling rennen müssen. Gleichzeitig entlastet es das Controlling, das nur in Notfällen oder bei Nichtbeachtung eingreifen muss.
2. Der Abruf kann für das Controlling – bei cleverer Abfrage der Daten – gleichzeitig als Cashflow-Planung und Forecast genutzt werden. Die Vorteile eines Forecasts in der Investitionsplanung beschreiben wir im weiteren Verlauf der Blogreihe noch genauer.
3. Aus dem Abruf lässt sich im entsprechenden Bestellprogramm (zum Beispiel SAP ERP) direkt eine Bestellung auslösen. Alle für die Bestellung relevanten Daten können auch im Abrufprozess abgefragt werden. Das sorgt für eine immense Zeit- und Aufwandsersparnis.

Fazit

Die beiden Teilprozesse operative Planung und Abruf bilden die optimale Ausgangslage, um alle notwendigen Daten auf dem Weg zum Investitionsplan einzusammeln und die erforderlichen Tätigkeiten auszuführen. Von dort ist es nur noch ein Katzensprung zu Forecast, Cashflow-Planung und sogar einer automatischen Bestellauslösung.

Blogreihe Investitionsplanung

1: Investitionen planen leicht gemacht
2: Mit Excel Investitionen planen?
3: Auf dem Weg zum perfekten Investitionsplan
4: Unterjähriger Forecast - immer Bescheid wissen
5: Budgetvorgaben oder "Wünsch dir was"?
6: Einzelne Investitionen oder Projekte?
7: Schnell und einfach zum Lastenheft