[Fachbeitrag | Lesezeit: 3 min.] Im zweiten Teil unserer Blogreihe zur Investitionsplanung fühlen wir mit all denen, die Jahr für Jahr unzählige Tabellen in Excel zur Planung von Investitionen verarbeiten müssen und damit viele, viele Stunden verbringen. Es spielt keine Rolle, ob die Listen zunächst mühsam vorbereitet und dann im Unternehmen verteilt werden müssen. Oder ob es „nur“ um das mühevolle Zusammenkopieren von Hunderten oder Tausenden Investitionsvorhaben geht. Letztendlich ist die „Excel-Master-Liste“ immer eine zeitaufwendige Sisyphusarbeit. Ganz zu schweigen von den Kürzungs- und Überarbeitungsrunden, wenn die Planung eigentlich schon beendet ist.
Wenn die nächste Planung von Investitionen ansteht, treibt das den Verantwortlichen allerorts Schweißperlen auf die Stirn. Wie sagte der Controlling-Leiter eines großen deutschen Mittelständlers einmal so schön: „Hören Sie mir auf mit dem Planen von Investitionen. Es ist Juni und die Planung hat noch nicht mal begonnen. Aber ich habe jetzt schon wieder die Schnauze voll von der ganzen ,Excel-Schieberei' und meinen genervten Mitarbeitern.“ Eigentlich ist das übergeordnete Ziel äußerst banal: Controlling und Geschäftsleitung brauchen eine Übersicht über die geplanten Investitionen der einzelnen Bereiche und Werke im Unternehmen. Diese werden in Microsoft Excel in einer Master-Liste gesammelt, priorisiert und freigegeben. Aber das ist nicht das Ende der Fahnenstange, denn danach muss diese Liste aufgrund von Kürzungsrunden und Änderungen "weiterleben".
Auf dem Weg zu einer solchen Master-Liste in Excel bereiten Controlling-Abteilungen einzelne Listen für jeden Bereich und jede Gesellschaft vor, die bereits die (Überhang-)Investitionen aus den Vorjahren enthalten. Eigentlich müssten die Bereiche und Gesellschaften diese Listen nur noch ergänzen. Doch nun beginnen die Ärgernisse: Falsche/alte Stände von Excel-Dateien werden zurückgesendet. Zellen und Spalten werden hinzugefügt, sodass Makros und Formeln kaputtgehen, usw. Sie kennen das. Damit wird das anschließende Zusammenführen der vielen Excel-Dateien in eine Master-Datei zum Zeitfresser. Die Dateien müssen repariert, Makros neu gesetzt und Daten im schlimmsten Fall manuell zusammenkopiert werden. Genau dieser manuelle Übertrag von Daten in Excel verursacht beim Planen von Investitionen Fehler, die auch STRG+C und STRG+V nicht verhindern können.
Wenn das alles endlich getan und die Master-Liste fertiggestellt ist, gehen die Herausforderungen weiter. Nun werden beispielsweise Kürzungsrunden durchgeführt, da aufgrund schlechterer Wirtschaftsprognosen weniger Investitionsbudget zur Verfügung steht als ursprünglich geplant und freigegeben. „10 % Kürzung über das ganze Investitionsbudget“ kommt als Vorgabe von der Geschäftsführung. Nun müssen die Controlling-Mitarbeiter mit allen Bereichen und Gesellschaften in Kontakt treten und mühsam 10 % einsparen. Ein weiteres Beispiel ist der Kollege, dem kurz nach der Verabschiedung des Investitionsplans einfällt, dass er die beantragte Maschine nun lieber in Gelb anstatt in Blau will. Und so weiter. Der Investitionsplan muss also "weiterleben". In Excel ist das alles nicht so einfach, denn eigentlich ist die Liste „freigegeben, erledigt und vergessen“. Auch wenn die Realität dadurch nicht widergespiegelt wird.
Wie könnte also eine Lösung aussehen, die diese Fehler auf ein Minimum reduziert und bestenfalls die zeitfressenden Aufgaben übernimmt? Nun, hauptsächlich sind Fehler und Zeitfresser der Freiheit geschuldet, die Anwender in den Excel-Listen genießen. Bei aller Schnelligkeit und Flexibilität, die Excel so attraktiv macht, können beispielsweise falsche Datenformate eingetragen und Zeilen an der falschen Stelle eingefügt werden. Hinzu kommen Unachtsamkeit und Leichtsinnsfehler der Benutzer, etwa beim Versenden der falschen Datei.
Möchte man diese Fehler, die einen hohen Zeitaufwand beim Zusammenführen der Excel-Dateien verursachen, vermeiden, bietet sich das Überführen der Planung von Investitionen in ein zentrales System bzw. eine zentrale Datenbank an. Ein Ort fernab von Excel, an dem alle Daten liegen und auf den alle Beteiligten – natürlich innerhalb ihrer Berechtigungen – permanent Zugriff haben. Das Controlling definiert Voreinstellungen und sorgt so dafür, dass bei der Eingabe keine Fehler passieren können.
Denn erstens kosten solche Fehler richtig Zeit (und Geld). Damit verlieren sie nicht nur den Geschwindigkeitsvergleich mit einem systematischen Geschäftsprozess, sondern auch den Kostenvergleich. Und zweitens: Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Davor sind diejenigen, die an der Planung von Investitionen beteiligt sind, genauso wenig gefeit wie der Verfasser dieses Blogbeitrags. Aber wäre es nicht toll, alles zu tun, um zumindest Leichtsinnsfehler zu vermeiden? Die Möglichkeiten dazu gibt es heutzutage allemal.
1: Investitionen planen leicht gemacht
2: Mit Excel Investitionen planen?
3: Auf dem Weg zum perfekten Investitionsplan
4: Unterjähriger Forecast - immer Bescheid wissen
5: Budgetvorgaben oder "Wünsch dir was"?
6: Einzelne Investitionen oder Projekte?
7: Schnell und einfach zum Lastenheft