|
„Wir schätzen die jederzeit angenehme und offene Zusammenarbeit mit IBsolution. Darüber hinaus weiß unser Implementierungspartner vor allem mit exzellentem fachlichen Know-how zu überzeugen.“ Marc Fiedler, SAP-Prozessmanager bei der Afriso-Euro-Index GmbH und Projektleiter für die Einführung der SAP Sales Cloud bei Gampper und Afriso |
Das cube berlin gilt aktuell als das am stärksten digitalisierte und vernetzte Bürogebäude Deutschlands. Intelligente Technik sorgt für einen besonders energieeffizienten und ressourcenschonenden Betrieb. Dazu tragen auch die smarten Armaturen der Gampper GmbH für das Regeln der Wassermengen in den installierten Heizungs-, Klima- und Kälteanlagen bei. Seit mehr als 120 Jahren stellt das Unternehmen aus dem rheinland-pfälzischen Alsenz innovative Produkte für die Baubranche her.
Gampper agiert in einem Geschäftsfeld, das von komplexen Projekten mit mehrjährigen Laufzeiten und einer Vielzahl von Beteiligten geprägt ist. Für den Vertrieb des Armaturenherstellers ergeben sich aus dieser Konstellation spezifische Herausforderungen. Eine davon ist es, jederzeit eine einheitliche Sicht auf den gesamten Angebotsprozess sicherzustellen und den Überblick über den aktuellen Status zu behalten. Im Laufe eines Projekts müssen in der Regel zahlreiche Angebote mit individuellen Konditionen und Rabatten an verschiedene Parteien übermittelt werden.
In der Vergangenheit gestaltete sich der Vertriebsprozess aufgrund des manuellen Pricings kompliziert und zeitintensiv. Dadurch war er wenig transparent und bot den Verantwortlichen nur wenige Ansatzpunkte für ein zuverlässiges Reporting. Der fehlende Überblick hinsichtlich Leads und Verkaufsabschlüssen verursachte hohe manuelle Aufwände bei den Folgeaktivitäten. Erschwerend kam hinzu, dass der Vertriebsprozess in mehreren Systemen ablief.
Das Sales Cockpit liefert einen Überblick der aktuellen Vertriebsarbeit.
Gampper hatte den Anspruch, eine Software zu finden, die zu den Voraussetzungen des Unternehmens passt und in der Lage ist, den Sales-Prozess vollständig abzubilden. Der erste Schritt auf dem Weg zu diesem Ziel war Ende 2019 ein Workshop, bei dem die Teilnehmer die genauen Anforderungen definierten und die einzelnen Schritte des Vertriebsprozesses präzise visualisierten. „Gefordert waren unter anderem ein leistungsstarkes Lead- und Opportunity-Management, um Interessenten und potenzielle Kunden entsprechend ihres Potenzials zu klassifizieren, ein einfaches Angebotswesen für den Außendienst vor Ort, ein mobiler Datenzugriff per App, die Integration mit Microsoft Outlook und die Möglichkeit, die Daten aus dem Altsystem per Excel-Import in die neue Software zu übertragen“, erläutert Peter Franz, Gebietsverkaufsleiter Nordwest bei der Gampper GmbH.
Die Aktivitäten sind eines der wichtigsten Arbeitsmittel des Gampper-Vertriebs.
Das umfangreiche Anforderungsprofil konnte die SAP Sales Cloud am besten erfüllen, weshalb sich Gampper schließlich für diese Lösung entschied. Mit der Implementierung wurde das Heilbronner SAP-Beratungshaus IBsolution beauftragt. Im dritten Quartal 2020 schlossen die Projektbeteiligten die Einführung der SAP Sales Cloud bei Gampper erfolgreich ab und nahmen die neue Vertriebssoftware in Betrieb.
Das Projekt bei Gampper bedeutete wichtige Pionierarbeit. Denn die Einführung der SAP Sales Cloud war als Pilotprojekt für die gesamte Afriso-Gruppe konzipiert, zu der Gampper als Tochtergesellschaft gehört. Die Afriso-Euro-Index GmbH ist ein mittelständisches Familienunternehmen, das Mess- und Regelgeräte für Temperatur und Druck produziert und ein breites Portfolio vom preiswerten Serienprodukt bis zur kundenspezifischen Lösung bietet. Der Gedanke, auf die gleiche Vertriebssoftware zu setzen, lag angesichts ähnlicher Voraussetzungen und vergleichbarer Anforderungen der beiden Unternehmen nahe.
Sowohl Gampper als auch Afriso haben ein SAP ERP-System im Einsatz. Daran – und später dann an SAP S/4HANA – lässt sich die SAP Sales Cloud bidirektional anbinden, sodass der Datenaustausch in beide Richtungen erfolgt und die Daten im Falle von Änderungen synchronisiert und aktuell gehalten werden. Bei der vorherigen Vertriebssoftware hatten zwar auch Daten vom ERP-System übertragen werden können, eine Rückschreibung von Daten in das ERP-System war jedoch nicht möglich. Eine weitere Parallele zwischen beiden Unternehmen besteht darin, dass Gampper und Afriso auf bestimmte Stammdaten gemeinsam zugreifen, um sie in der jeweils eigenen Vertriebsorganisation zu verwenden. „Es war sicherlich eine der größten Herausforderungen bei dem Projekt, alle Themen von Beginn an organisationsübergreifend zu betrachten und immer auch mögliche Auswirkungen auf die Prozesse bei Afriso mitzudenken“, betont Marc Fiedler, SAP-Prozessmanager bei der Afriso-Euro-Index GmbH, der die Einführung der SAP Sales Cloud bei Gampper und Afriso als Projektleiter verantwortet.
Der Reiter „Notizen“ umfasst wichtige Informationen rund um ein Projekt.
Die Erfahrungen, die Gampper bisher mit der SAP Sales Cloud gemacht hat, sind durchweg positiv. „Die Komplexität des Bauprojektgeschäfts lässt sich hervorragend abbilden“, sagt Peter Franz. „Somit passt die Lösung ideal zu unseren Anforderungen.“ Im Vertriebsprozess fungieren die Leads als Sammelbecken für sämtliche Informationen, zum Beispiel Kundendaten, Kontaktdaten oder Bauinformationen. Wo vorher aufgrund regionaler Überschneidungen der Vertriebstätigkeiten häufig Dubletten im System entstanden sind, ist jetzt eine Zwischenstufe in den Prozess geschaltet, bei der Projektrecherche, Verifizierung, Dublettencheck und Datenanreicherung im Mittelpunkt stehen – mit äußerst positiven Auswirkungen auf die Datenqualität.
Wird aus einem Lead durch weitere Klassifizierung eine Opportunity, können Aspekte wie Gewerke, Hierarchie, Produkte, Beteiligte – zum Beispiel Architekt, Bauleiter oder Projektentwickler –, Qualifizierung des Projekts und Projektphasen abgebildet werden. Der Aktivitätsberater empfiehlt je nach Projektphase bestimmte Aktivitäten in Form einer Checkliste, um die Opportunity weiter zu bearbeiten. Die Aktivitäten sind das Kernarbeitsmittel des Gampper-Vertriebs und haben den Zweck, den Außendienst nicht mit Aufgaben zu überlasten, sondern ein gezieltes Vorgehen zu ermöglichen. Über das Gebietsmanagement werden Kunden anhand ihrer Postleitzahl automatisch den Außendienstmitarbeitern zugeordnet. Auf der Startseite der SAP Sales Cloud findet jeder Mitarbeiter seine individuelle To-do-Liste. Dort werden auch Termine und Besuche koordiniert und dokumentiert, ebenso die dazugehörige Korrespondenz.
Bei einer Opportunity lassen sich auch Gewerke und weitere Informationen abbilden.
Bei der Angebotserstellung profitiert der Gampper-Vertrieb von der direkten Anbindung des ERP-Systems, aus dem beispielsweise die aktuellen Preise übermittelt werden. Die Integration wird über die SAP Integration Suite (früher: SAP Cloud Platform Integration) realisiert. Dass sich Angebote direkt aus der SAP Sales Cloud verschicken lassen, spart einerseits Zeit und verhindert andererseits Systembrüche. Darüber hinaus stehen zielgruppenspezifische Formulare zur Verfügung. Moderne Oberflächen ermöglichen ein intuitives Arbeiten. Das strukturierte, übersichtliche Dashboard auf der Startseite lässt sich anhand von Filtereinstellungen individuell gestalten.
Die Anbindung der SAP Sales Cloud an das ERP-System vereinfacht die Angebotserstellung.
„Indem wir uns am SAP-Standard orientiert haben, konnten wir zusätzliche Programmieraufwände vermeiden und vereinfachen den Update-Prozess“, sagt Marc Fiedler. „Ein weiterer Erfolgsfaktor war, dass wir die relevanten Stakeholder frühzeitig eingebunden und die Key User aktiv am Projekt beteiligt haben. Zudem war es wichtig, die Stammdaten frühzeitig zu bereinigen und aufzubereiten, um sie in das neue System zu bringen.“
Die SAP Sales Cloud sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit der Außendienstmitarbeiter über Gebietsgrenzen hinweg, da alle Beteiligten jederzeit über die aktuellen Daten und Informationen verfügen. Zu den Stärken der neuen Vertriebslösung gehören die strukturierte Übersicht, die vielen Auswertungsmöglichkeiten, das einfache Aufgabenmanagement und die Möglichkeit, mit mehreren Vertriebsorganisationen zu arbeiten. Die Integration mit Outlook Exchange ermöglicht die Synchronisation von Terminen und E-Mails sowie die Anlage von Kunden und Ansprechpartnern. Durch die bidirektionale Anbindung des ERP-Systems bleiben die Stammdaten immer einheitlich und können von Gampper und Afriso gleichermaßen genutzt werden. Ein weiterer Vorteil sind die regelmäßigen Updates im dreimonatigen Rhythmus, die der SAP Sales Cloud immer wieder neue Funktionalitäten und Innovationen hinzufügen, ohne dass sich Gampper und Afriso selbst um das Einspielen der Updates kümmern müssen.
Die Beteiligten an einem Projekt sind ebenfalls hinterlegt.
Nach den positiven Erfahrungen bei Gampper ist mittlerweile auch die Einführung der SAP Sales Cloud bei der Muttergesellschaft Afriso-Gruppe abgeschlossen. Der Startschuss für die Implementierung, die ebenfalls IBsolution verantwortet, fiel im vierten Quartal 2020 mit der Erarbeitung der umzusetzenden Themen in einem gemeinsamen Workshop von IT, Fachbereichen und Dienstleister. „Wir schätzen die jederzeit angenehme und offene Zusammenarbeit mit IBsolution“, sagt Marc Fiedler. „Darüber hinaus weiß unser Implementierungspartner vor allem mit exzellentem fachlichen Know-how zu überzeugen.“ Der Abschluss des Projekts und der Go-Live der SAP Sales Cloud in der gesamten Afriso-Gruppe fanden zu Beginn von Q4/2021 statt.
|
„Indem wir uns am SAP-Standard orientiert haben, konnten wir zusätzliche Programmieraufwände vermeiden und vereinfachen den Update-Prozess. Ein weiterer Erfolgsfaktor war, dass wir die relevanten Stakeholder frühzeitig eingebunden und die Key User aktiv am Projekt beteiligt haben. Zudem war es wichtig, die Stammdaten frühzeitig zu bereinigen und aufzubereiten, um sie in das neue System zu bringen.“ Marc Fiedler, SAP-Prozessmanager bei der Afriso-Euro-Index GmbH und Projektleiter für die Einführung der SAP Sales Cloud bei Gampper und Afriso |
Foto: Afriso-Euro-Index GmbH
Die neuesten Termine, Einladungen zu kostenlosen Webinaren und spannende Themen aus der SAP-Welt für Ihr Postfach: Abonnieren Sie unseren Newsletter mit der Extraportion SAP-Knowhow.
