Schluchseewerk AG etabliert SAP S/4HANA als integrierte Systemplattform

Mit der Einführung von SAP S/4HANA hat die Schluchseewerk AG, einer der größten Betreiber von Pumpspeicherkraftwerken in Deutschland, ihre IT-Landschaft grundlegend modernisiert. Als Projektpartner hat IBsolution das Unternehmen mit Sitz im südbadischen Laufenburg vollumfänglich unterstützt und agierte dank ihres ganzheitlichen Portfolios als kompetenter Experte in sämtlichen Projektphasen – vom Vorprojekt über die Implementierung bis hin zum Support nach dem Go-Live.

Der Ausbau von Solarenergie und Windkraft sowie der zunehmende Wegfall von konventionellen Stromerzeugungsanlagen führen zu einem erhöhten Bedarf an Stromspeicherung in Deutschland. Denn vorhandene Stromüberschüsse müssen gespeichert werden, um regenerative Energien auch dann nutzen zu können, wenn keine Sonne scheint und kein Wind weht. Pumpspeicherkraftwerke sind derzeit die einzige großtechnische Speicherlösung für riesige Strommengen. Insofern leistet die Schluchseewerk AG als Betreiber von fünf Pumpspeicherkraftwerken in Süddeutschland einen wesentlichen Beitrag zum Gelingen der Energiewende und erfüllt eine unverzichtbare Stabilisierungsfunktion für das Stromnetz.

Schaffung einer zeitgemäßen IT-Infrastruktur

Um dem eigenen Anspruch, ein leistungsfähiger, zuverlässiger und stets verfügbarer Partner zu sein, wenn es um die Gewährleistung der Versorgungssicherheit geht, nachzukommen, ist die Schluchseewerk AG auf eine zeitgemäße IT-Infrastruktur angewiesen. Daher hat sich das Unternehmen aus dem Südschwarzwald entschieden, auf die neueste ERP-Generation SAP S/4HANA zu wechseln.

„Zuvor hatten wir ein historisch gewachsenes SAP R/3-System betrieben, das seit 1999 im Einsatz war und in den Folgejahren nur in Details weiterentwickelt wurde“, sagt Ralf Brugger, SAP-Betreuer bei der Schluchseewerk AG und Projektleiter für die SAP S/4HANA-Einführung. „So war zwar die Funktionsfähigkeit sichergestellt, allerdings konnten wir kaum von Innovationen und neuen Features profitieren.“

Ziel: Harmonisierung der Geschäftsprozesse

Es galt also, das vorhandene SAP R/3-System abzulösen und die Technologie auf den aktuellen Stand zu bringen, um die Herausforderungen einer sicheren Energieversorgung sowie einer sauberen Stromerzeugung und -speicherung bewältigen zu können. Entsprechend formulierte die Schluchseewerk AG als oberstes Projektziel die Optimierung, Harmonisierung und Standardisierung der Geschäftsprozesse durch die Einführung einer integrierten Prozess- und Datenplattform auf der Basis von SAP S/4HANA. So sollen die Potenziale von SAP S/4HANA zukünftig bestmöglich genutzt und Innovationen künftig schneller realisiert werden. Im Zuge der SAP S/4HANA-Einführung wurden zudem Altlasten aus dem SAP R/3-System beseitigt und von modernen Lösungsansätzen abgelöst.

Vorprojekt mit wichtigen Weichenstellungen

„Unsere Vorgehensweise beim SAP S/4HANA-Projekt der Schluchseewerk AG gliederte sich in die Phasen Vorprojekt, Hauptprojekt und Betrieb bzw. Folge-Releases und war angelehnt an die Methodik von SAP Activate“, erläutert Andreas Fritzler, Senior Project Manager bei IBsolution. Im Vorprojekt standen zunächst die Analyse der Ist-Situation und das Design der zukünftigen Lösung im Vordergrund. Nach der Zusammenstellung des Projektteams, der zeitlichen Planung und der Initiierung des Projekts galt es, einen konkreten Umsetzungsplan für das SAP S/4HANA-Hauptprojekt zu erarbeiten. Dabei wurden beispielsweise auch die für die Schluchseewerk AG relevanten Prozesse ermittelt, die durchgängig mit SAP S/4HANA abgebildet werden sollten: Materialmanagement, Finanzen & Controlling, Human Resources und Service. Funktionierende Prozesse sollten weitestgehend übernommen, gleichzeitig aber auch die innovativen Features, die SAP S/4HANA im Hinblick auf die Ausgestaltung der Prozesse bietet, berücksichtigt werden. Insgesamt orientierte sich die Schluchseewerk AG bei der Prozessgestaltung nah am SAP-Standard.

Aus den Ergebnissen der Prozess- und Systemlösung ergaben sich schließlich die Anforderungsspezifikationen und die Lösungskonzeption von SAP S/4HANA. Auf dieser Basis fiel auch die Entscheidung, SAP S/4HANA mithilfe des Greenfield-Ansatzes einzuführen und auf ein On-Premise-Deployment zu setzen. Neben wirtschaftlichen Aspekten war hierfür unter anderem auch die Tatsache ausschlaggebend, dass die Schluchseewerk AG als Energieversorger zu den kritischen Infrastrukturen zählt, die besonderen gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.

Kommunikation als Erfolgsfaktor

Bei einem komplexen und langwierigen Projekt wie der SAP S/4HANA-Einführung spielt die umfassende Kommunikation eine elementare Rolle für den Projekterfolg. In regelmäßigen Meetings hat der Steuerungskreis alle relevanten Stakeholder über den jeweiligen Status des Projekts und die weitere Vorgehensweise informiert. Entscheidungen, die weitreichende Bedeutung für das Projekt hatten, wurden der Geschäftsführung vorgelegt. Diese Treffen fanden im sechswöchigen Turnus statt und haben dafür gesorgt, dass das Commitment der Stakeholder für das Projekt durchgehend hoch blieb.

Go-Live im Januar 2024

Die Produktivsetzung des SAP S/4HANA-Systems als integrierter Prozess- und Datenplattform erfolgte schließlich zum Jahreswechsel 2023/2024. So konnte die Schluchseewerk AG die Bilanzierung und den Jahresabschluss noch im bisherigen ERP-System durchführen, was den Umstieg auf SAP S/4HANA maßgeblich vereinfachte. Dem Go-Live gingen ausführliche Tests voraus, außerdem führten die Experten von IBsolution umfassende Anwenderschulungen durch, um ein reibungsloses Arbeiten und eine hohe Akzeptanz des neuen Systems von Beginn an sicherzustellen.

Mittelständische Partner auf Augenhöhe

Die Zusammenarbeit mit IBsolution bewertet der Projektleiter der Schluchseewerk AG äußerst positiv: „Wir sind uns als ebenbürtige Partner auf Augenhöhe begegnet und haben jederzeit einen offenen, ehrlichen Austausch gepflegt“, betont Ralf Brugger. Auch nach dem Go-Live von SAP S/4HANA setzen beide Unternehmen ihre erfolgreiche Partnerschaft fort. Mithilfe von Application Management Services (AMS) sorgt IBsolution für einen reibungslosen Support der Software. Außerdem ist die Umsetzung von verschiedenen Folgeprojekten geplant, beispielsweise in den Bereichen HR und SAP S/4HANA Service.

Dank SAP S/4HANA verfügt die Schluchseewerk AG über eine hochmoderne ERP-Lösung und ist bestens für die digitale Zukunft der Energiebereitstellung gerüstet. Über regelmäßige Aktualisierungen lassen sich die von SAP bereitgestellten Innovationen künftig schnell und einfach nutzen. In dem erfolgreich abgeschlossenen Projekt ist es der Schluchseewerk AG und IBsolution gelungen, eine unternehmensweite, integrierte und moderne Systemplattform zu etablieren, die Prozesse und Lösungen aus den technischen und kaufmännischen Organisationseinheiten stärker zusammenführt und der Schluchseewerk AG nachhaltigen Geschäftserfolg bringt.

Foto: Schluchseewerk AG