Was bei der Erstellung und Pflege von SAP Fiori-Rollen zu beachten ist

Die Benutzeroberfläche und webbasierte Technologie von SAP Fiori fasst verschiedene Anwendungen und Transaktionen zusammen und stellt sie als browserbasierte Apps zur Verfügung. Die Bündelung von Anwendungen, die in SAP GUI verteilt waren, sorgt für eine erhebliche Vereinfachung, da von zentraler Stelle ein direkter Absprung in andere Apps möglich ist. Im Vergleich zu SAP GUI weist SAP Fiori zudem eine deutlich stärkere Prozessorientierung auf. Der Vorteil: Durch die Gruppierung der Kataloge, welche die Apps enthalten, können ganze Prozesse vollständig durchlaufen werden.

9 praxiserprobte Tipps für Ihre Berechtigungen in SAP Fiori

SAP Fiori: Erweiterbarkeit und einfache Navigation

Neue Funktionalitäten und Innovationen werden nicht mehr in den SAP GUI-Transaktionen realisiert, sondern als SAP Fiori-Apps ausgeliefert. Diese nutzen im Hintergrund neue Technologien wie CDS Views, um die Performance zu steigern. Ein weiteres Merkmal von SAP Fiori ist die Erweiterbarkeit: SAP Fiori-Apps können individuell angepasst und den Mitarbeitern bereitgestellt werden. Die einfache In-App-Navigation bietet zahlreiche Absprünge in andere Apps, um weiterführende Informationen zu erhalten. Welche Absprünge genau möglich sind und angezeigt werden, lässt sich über die Berechtigungen steuern.

Anpassungen bei den Berechtigungen

Möchte ein Unternehmen SAP Fiori als UI-Technologie nutzen, gilt es zunächst zu prüfen, ob das vorhandene Berechtigungskonzept auf dem aktuellen Stand ist und ob es noch den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Zu den typischen Elementen eines Berechtigungskonzepts gehören Themen wie Prozesse, Organisation, Verantwortlichkeiten, Qualität der Berechtigungen, Technik, Vorschlagswerte und Ableitungen. Der Umstieg auf SAP Fiori bietet eine passende Gelegenheit, um das Berechtigungskonzept auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls anzupassen.

Bei der Einführung von SAP Fiori lassen sich drei Szenarien für das Berechtigungskonzept unterscheiden – abhängig von dessen Zustand. Weist das bestehende Konzept bereits saubere, funktionsbezogene Rollen auf, können die SAP Fiori-Rollen mit den dazugehörigen Applikationen einfach integriert werden. Falls die Qualität der Berechtigungen im vorhandenen Konzept verbesserungswürdig ist, empfiehlt sich der Aufbau eines neuen Konzepts (Redesign). Der hybride Ansatz stellt den Mittelweg zwischen den beiden genannten Optionen dar. Er zielt darauf ab, neue Rollen anzulegen, die alleine lauffähig sind und das bisherige Konzept langfristig ablösen.

Vorgehen beim hybriden Ansatz für SAP Fiori-Rollen

Wie kann die genaue Umsetzung des hybriden Ansatzes aussehen? Zunächst geht es darum, die Anforderungen für eine Stelle aus einem Fachbereich zu definieren und die benötigten Anwendungen für diese Stelle zu identifizieren. Dafür stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung: Unternehmen können sich an den bestehenden Rollen orientieren – inklusive eines Abgleichs mit den Vorschlägen aus der SAP Fiori Apps Reference Library – und die bisher genutzten SAP GUI-Transaktionen analysieren. Ebenso gilt es, die fachlichen Anforderungen bei der Ausgestaltung der Business-Rolle zu berücksichtigen.

Aus diesem Vorgehen ergeben sich schließlich die Fachbereichsrollen und die Arbeitsplatzrolle für die jeweilige Stelle. Eine Rolle besteht aus der Einzelrolle, welche die Funktionen enthält, und Katalogen mit den benötigten Anwendungen. Verankert sind die Kataloge in den Spaces, die auf dem SAP Fiori Launchpad dargestellt werden. Der Mitarbeiter bekommt schließlich die Business-Rolle zugewiesen, die sämtliche Berechtigungen umfasst, die er für die Ausübung seiner Tätigkeit benötigt.

Katalog: Bottom-up oder top-down?

Ein Katalog enthält mehrere Apps, die für eine Rolle verfügbar gemacht werden sollen. Er kann bottom-up oder top-down aufgebaut werden. Bei der Bottom-up-Methode werden die benötigten Apps einem neu angelegten Katalog hinzugefügt. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn ein Katalog nur wenige Anwendungen enthalten soll, keine oder nur wenige Absprünge in andere Apps erforderlich sind und der Fokus auf der Sicherheit liegt. Denn die Vergabe der Apps erfolgt nach einem strikten Need-to-know-Prinzip.

Der Top-down-Aufbau verwendet den SAP-Katalog gemäß der SAP-Standardrollen. Anschließend werden die nicht benötigten Apps entfernt. Dieses Vorgehen ist zu empfehlen, wenn ein Katalog viele Apps enthalten soll, viele Absprünge berücksichtigt werden müssen und eine effiziente Administrierbarkeit im Vordergrund steht.

Spaces und Pages im SAP Fiori Launchpad

Die Darstellung der Apps im SAP Fiori Launchpad erfolgt idealerweise mithilfe von Spaces und Pages. So kann der einzelne Mitarbeiter auf einen Blick erkennen, welchen Spaces er zugeordnet ist. Ein Space enthält eine oder mehrere Pages, welche die Inhalte der Spaces strukturiert darstellen. Die Startseite des SAP Fiori Launchpad lässt sich individuell anpassen. Beispielsweise kann der Mitarbeiter eine Sortierung nach Funktion vornehmen oder sich die am häufigsten genutzten Apps anzeigen lassen. Dass der Anwender das SAP Fiori Launchpad nach eigenen Wünschen gestalten kann, wirkt sich positiv auf die Benutzererfahrung und -zufriedenheit aus. Seit dem Release SAP S/4HANA FPS01 kann die Personalisierung der Startseite per Up- und Download zwischen Mitarbeitern ausgetauscht werden.

Parallelbetrieb von SAP GUI und SAP Fiori

Wenn es um die Einführung der SAP Fiori-Rollen geht, wird dem Mitarbeiter üblicherweise zusätzlich zur bestehenden alten SAP GUI-Rolle auch die neue SAP Fiori-Rolle zugeteilt. Es folgt eine ausführliche Testphase mit der Möglichkeit für Anpassungen und Nacharbeiten. Nach dem Go-Live der neuen Rollen hat der Benutzer in einer Übergangsphase zunächst noch die Wahl, ob er in SAP GUI oder mit dem SAP Fiori Launchpad arbeiten möchte. Irgendwann wird die alte Rolle entfernt und es ist nur noch die neue Rolle aktiv. Ein solcher nahtloser, sanfter Übergang gewährleistet, dass sich die Anwender in Ruhe mit den Neuerungen vertraut machen können und sich nicht überrumpelt fühlen. Wichtig ist jedoch, dass die Funktion der neuen Rollen ohne zugewiesene Altrollen getestet wird, da diese die Testergebnisse verfälschen würden.

Fazit: Wichtige Grundregeln für SAP Fiori-Rollen

Für die Erstellung, Pflege und Verwaltung von SAP Fiori-Rollen gibt es einige Grundregeln, die Unternehmen für eine reibungslose Umsetzung beachten sollten. Dazu gehört beispielsweise, die Kataloge nach Funktionen zu gruppieren, damit sie alle Absprünge enthalten, die eine App benötigt. Ein Katalog sollte nicht mehr als 50 Apps umfassen, damit die Performance stabil bleibt und die Anwender nicht von langen Ladezeiten des SAP Fiori Launchpad ausgebremst werden.

Es ist zwar weiterhin möglich, Gruppen über den SAP Fiori Launchpad Designer zu pflegen. Allerdings lautet die klare Empfehlung, die Darstellung mit Spaces und Pages zu verwenden, weil sich nur dann auch die neue Startseite des SAP Fiori Launchpad nutzen lässt. Die Spaces sollten nach Bereichen oder übergeordneten Funktionen, beispielsweise Arbeitsplätzen, aufgebaut werden. Dies muss jedoch im Einzelfall und entsprechend der Organisation im Unternehmen entschieden werden.

Um die relevanten Apps für eine SAP Fiori-Rolle zu identifizieren, eignet sich die SAP Fiori Apps Reference Library. Die Analyse sollte auf Basis der tatsächlich genutzten Anwendungen erfolgen und nicht auf Basis der vergebenen Berechtigungen. Wichtig für eine erfolgreiche Einführung von SAP Fiori ist zudem ein sanfter Übergang mit längerem Parallelbetrieb von SAP GUI und SAP Fiori. Umfassende Schulungen stellen sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem Weg nach SAP Fiori mitgenommen werden.