So bewahren Sie eine hohe Datenqualität nach der Datenmigration

Stammdaten von hoher Qualität wirken sich in vielerlei Hinsicht positiv für Unternehmen aus. Sie sind beispielsweise notwendig, um strategischen Anforderungen gerecht zu werden, aussagekräftige Analysen durchzuführen und die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen. Auch das Erfüllen von behördlichen oder gesetzlichen Auflagen fällt deutlich leichter, wenn die Stammdaten gepflegt sind. Im Vertrieb ermöglichen korrekte und vollständige Daten einen 360°-Blick auf den Kunden und eröffnen lukrative Cross-Selling-Potenziale. Auch die Harmonisierung, Integration und Standardisierung von Geschäftsprozessen stellt hohe Anforderungen an die Datenqualität. Kurz gesagt: Es gibt keine guten Informationen aus schlechten Daten.

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Ziel: Datenqualität dauerhaft auf hohem Niveau halten

Nach einer Datenmigration sollte es das Ziel sein, die erreichte Datenqualität langfristig beizubehalten. Schließlich sollen die Anstrengungen, die vor der Datenmigration unternommen wurden, um die Datenqualität zu erhöhen, nicht vergebens gewesen sein. Es ist empfehlenswert, die Erfahrungen aus den drei vorherigen Phasen Datenanalyse, Datenbereinigung und Datenmigration zu nutzen, um passende Prozesse für die Aufrechterhaltung der Datenqualität einzurichten.

Zum Ansatz, die Datenqualität auf einem hohen Niveau zu halten, gehören die Vermeidung von Dubletten, die Sicherstellung korrekter Adressen, deren regelmäßige Aktualisierung sowie die Validierung und Anreicherung der Daten. Grundlage für die Arbeit mit Stammdaten kann die Definition eines entsprechenden Regelwerks sein. Dieses beinhaltet die einheitliche Erfassung von Telefonnummern und E-Mail-Adressen, die korrekte Erfassung von Bankverbindungen, die Definition von Dubletten und die Pflege der EANs im richtigen Format.

Szenarien für die Datenvalidierung

Für die Validierung von Daten nach der Datenmigration gibt es verschiedene Szenarien, die Hilfestellung bei der Verbesserung der Datenqualität geben:

• Datenqualitätscheck in SAP S/4HANA beim Anlegen eines Business Partners

• Master Data Consolidation of Active Records

• Adressvalidierung und Dublettenprüfung mit SAP Data Services

• Validierung und Checks beim Einsatz von SAP MDG

• Anreicherung der Daten mit ergänzenden Business-Informationen

Master Data Consolidation of Active Records

Das Tool „Master Data Consolidation of Active Records“ konsolidiert die aktiven Daten, die im System vorhanden sind. Die Ermittlung des optimalen Datensatzes (Best Record) erfolgt entlang definierter Regeln und mithilfe einer Anreicherung durch zusätzliche Informationen aus den Dubletten. Für die Konsolidierung bieten sich drei verschiedene Szenarien:

• Löschung der Duplikate
  Die Duplikate werden zur Löschung vorgemerkt und das Key Mapping wird auf den Best Record gelenkt.

• Veredelung des Best Records
  Der Best Record wird mit allen Informationen, die behalten werden sollen, angereichert, die Dubletten werden unverändert beibehalten und das Key Mapping bleibt unverändert.

• Veredelung aller Datensätze
  Die Dubletten werden beibehalten, aber zu Kopien des Best Records und das Key Mapping bleibt unverändert.

Nach der Auswahl der auf Dubletten zu prüfenden Datensätze werden die Matching-Ergebnisse auf Basis der vorhandenen Konfiguration ermittelt. Die Konfiguration legt fest, welche Voraussetzungen ein Datensatz erfüllen muss, um als Dublette zu gelten. Anschließend erfolgt die Überprüfung der ermittelten Best Records. Die Datensätze werden auf Grundlage der definierten Regeln validiert und die Ergebnisse in der Datenbank aktiviert.

Die flexiblen Optionen bei der Regelerstellung bringen eine gewisse Komplexität mit sich, sodass sich Unternehmen sorgfältig mit der Thematik auseinandersetzen müssen. Es gilt, die optimalen Einstellungen zu ermitteln, um die Ziele, die mit der Konsolidierung verbunden sind, auch tatsächlich zu erreichen.

Adressvalidierung und Dublettenprüfung mit SAP Data Services

SAP Data Services ist das ETL-Tool von SAP. Die Funktionalitäten, die für die Verbesserung der Datenqualität benötigt werden, sind allerdings nicht im Standard enthalten, sondern zusätzlich lizenzpflichtig. Die Adressbereinigung erfolgt anhand von postalischen Verzeichnissen und beinhaltet auch die Ergänzung von fehlenden Postangaben. Bei Bedarf kann eine individuelle Bereinigung durchgeführt werden, um beispielsweise Formatfehler zu korrigieren. Auch ein Dubletten-Check gehört zum Leistungsumfang. Nach Abschluss der Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung werden die optimierten Daten wieder in das SAP-System eingespielt.

Validierung und Checks beim Einsatz von SAP MDG

SAP MDG etabliert eine zentrale Ownership für alle Stammdaten. Deren Bearbeitung basiert auf Änderungsanträgen. Ein flexibles Workflow-Konzept bietet die Möglichkeit, den individuell passenden Stammdaten-Steuerungsprozess inklusive Qualitätsprüfungen und Berechtigungen anzulegen. Um die Qualität der Stammdaten zu steigern, werden die Daten in den Governance-Prozessen von SAP MDG gegen die SAP Business-Logik und gegen Regeln, die im BRFplus definiert sind, geprüft. Zudem lassen sich die Datenqualitätsprüfungen von externen Services verwenden.

Anreicherung/Validierung mithilfe von zusätzlichen Informationen

Die Datenqualität lässt sich auch durch zusätzliche Informationen aus externen Quellen verbessern. Aktuelle Adressinformationen können beispielsweise über Kartenanbieter wie Google Maps oder HERE abgerufen werden. Business-Verzeichnisse wie Dun & Bradstreet oder CDQ bieten die Möglichkeit, die Daten mit Detailinformationen über Unternehmen zu ergänzen. Darüber hinaus können auch HR-Daten bzw. Steuerdaten, Geo-Informationen, Telekommunikationsdaten, Ansprechpartner, Brancheninformationen und Produktinformationen aus externen Quellen bezogen werden.

Fazit: Anstrengungen für die Datenqualität lohnen sich

Es ist ein lohnenswertes Ziel, die Datenqualität nach erfolgter Datenmigration im neuen System dauerhaft hochzuhalten. Die Etablierung wirksamer Maßnahmen zur Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität sorgt zum einen dafür, dass Unternehmen von den im Datenmigrationsprojekt unternommenen Anstrengungen zur Optimierung der Datenqualität langfristig profitieren. Zum anderen leisten Unternehmen mit qualitativ hochwertigen Daten einen wertvollen Beitrag, um betriebliche Effizienz zu sicherzustellen, die Kundenzufriedenheit zu steigern, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Kosten zu senken und ihre Marktposition zu stärken. Alles in allem handelt es sich bei Maßnahmen zur Steigerung der Datenqualität um Investitionen, die langfristig auf die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg von Unternehmen einzahlen.