Wie Sie mit einer dezentralen Personalplanung Mehrwerte schaffen

Die Personal- bzw. Personalkostenplanung besitzt einige Besonderheiten, mit denen sie sich von anderen Disziplinen der Planung unterscheidet. So muss die Personalplanung vor allem flexibel und agil, gleichzeitig aber auch zuverlässig sein. Die besondere Rolle der Personalplanung wird nicht zuletzt an folgenden Faktoren deutlich:

• Die Personalkosten machen in vielen Unternehmen den größten Anteil an den Gesamtkosten aus. Dementsprechend bedarf die Personalplanung einer besonderen Sorgfalt.

• Die Personalkostenplanung muss verschiedene Besonderheiten wie Versicherungszuschüsse oder individuelle Boni abbilden. Kurzfristig auftretende Veränderungen im Personalkörper führen mit steigendem Planungshorizont zu größerer Unsicherheit.

• Aufgrund ihrer Kleinteiligkeit – häufig erfolgt die Planung stellen- bzw. mitarbeitergenau – ist die Personalplanung enorm aufwendig.

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Best Practices für die dezentrale Personalplanung

Mit den folgenden Best Practices sind Unternehmen in der Lage, eine belastbare und nachvollziehbare Personal- und Personalkostenplanung durchzuführen.

Vom Wissen der Führungskräfte profitieren

Die Berücksichtigung bereits vorliegender Personalinformationen ist ein bedeutender Aspekt für eine belastbare Personalplanung. Als Personalverantwortliche wissen die Führungskräfte in der Regel am besten über aktuelle und bevorstehende Entwicklungen und Veränderungen ihrer Mitarbeiter Bescheid. Demnach ist es für eine belastbare Planung optimal, wenn die Personalverantwortlichen mit Unterstützung der HR Business Partner die Personalplanung dezentral auf einer qualitätsgesicherten Datenbasis und innerhalb eines klaren Regelwerks durchführen.

Delegieren und Übernehmen von Verantwortung

Die direkte Beteiligung der Führungskräfte unterstützt eine grundsätzliche Kultur des Delegierens und der Übernahme von Verantwortung. Einzelne Einheiten erhalten in einem zu definierenden Rahmen mehr Entscheidungsbefugnisse, was zu stärkerer Eigenverantwortung und höherem Verantwortungsbewusstsein beiträgt.

Höhere Akzeptanz der Planung

Die direkte Einbindung und die Verantwortlichkeit steigern die Akzeptanz der Planung deutlich. Damit wird eine wesentliche Schwäche der zentralen Planung korrigiert. Zudem erfahren die Führungskräfte Vertrauen und Wertschätzung.

Brückenschlag zu möglicher Incentivierung

Die genannten Punkte führen auch zu einer höheren Motivation, die Planung umzusetzen und selbst mitgestaltete Budgetziele zu erreichen. Dieser Aspekt erweist sich beispielsweise als äußerst hilfreich, wenn Budgetziele Teil der Incentivierung sein sollen.

Zentrale Instanz zur Steuerung

Erfahrungsgemäß gilt bei dezentralen Planungsansätzen eine wichtige Grundregel: Das zentrale (HR-)Controlling ist in der Verantwortung für das Gesamtergebnis und muss daher zu jeder Zeit die Möglichkeit haben, den Prozess zu steuern und anzupassen.

Einsatz einer Planungssoftware

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist für dezentrale Planungsansätze der Einsatz einer Planungssoftware unumgänglich. Die größten Vorteile einer solchen Software sind:

• Maßnahmenplanung als Grundlage für Transparenz

  Ein wesentlicher Bestandteil des Regelwerks für die Personalplanung ist die Definition von einheitlichen Maßnahmen, auf deren Grundlage die Führungskräfte ihre Planung durchführen. So wird sichergestellt, dass beispielsweise ein Eintritt immer ein Eintritt und nicht eine neue Stelle ist oder eine Versetzung immer eine Versetzung und nicht ein Stellenabbau.

• Permanente Transparenz zu Status und Inhalten

  Die zentrale Planungsinstanz (HR-)Controlling behält innerhalb des Planungsprozesses zu jeder Zeit den Überblick über den Planungsstand. Entsprechend kann das (HR-)Controlling frühzeitig steuernd eingreifen, wenn sich unerwartete Planungsergebnisse abzeichnen.

• Erleichterte Reporting- & Abweichungsanalysen

  Ein klares Regelwerk und die Planung von Maßnahmen ermöglichen eine strukturierte und zügige Analyse für ein aussagekräftiges Reporting.

• Harmonisierung von Teilplanungen & Planungsanlässen

  Eine Planungssoftware erleichtert die Konsolidierung der Ergebnisse verschiedener Einheiten. Zudem lassen sich verschiedene Planungsanlässe harmonisieren. Beispielsweise können die Ergebnisse der jährlichen Budgetplanung als Aufsatzpunkt für die im Budgetjahr anstehenden unterjährigen Planungen (Forecast, Estimate) dienen – ohne manuellen Rechenaufwand und das mühsame Erstellen von Excel-Dateien.

• Workflows und Kommunikation

  Workflows lassen sich einfach hinterlegen und steuern, zum Beispiel die Freischaltung der Planungsanwendung, Reminder oder Fertigmeldungen. Zudem ist auch die Kommunikation zwischen den Planenden und der zentralen Planungsinstanz möglich, indem Kommentare zu den einzelnen Planungsmaßnahmen hinterlegt werden.

• Integrierte Schnittstellen und Datenschutz

  Sauber aufgesetzte Schnittstellen und belastbare Berechtigungskonzepte verhindern Unsicherheiten und Datenpannen beim Versenden von Planungsdateien oder bei deren lokalen Bearbeitung. Datenschutzkonzepte können berücksichtigt und Löschroutinen hinterlegt werden.

Kriterien für eine erfolgreiche dezentrale Planung

Eine dezentrale Planung ist kein Selbstläufer. Für die erfolgreiche Umsetzung sollten insbesondere zwei Kriterien berücksichtigt werden:

• Eindeutig definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

• Saubere Regeln und Abstimmungsprozesse innerhalb des Planungsprozesses

Diese beiden Faktoren bilden die Grundlage für Konsistenz in der Planung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Das Vertrauen der Beteiligten in die Personalplanung steigt, Konflikte und Missverständnisse werden minimiert. Zudem sind die Kriterien die Basis für einen effizienten, möglichst reibungslosen Prozess, der Risiken weitestgehend reduziert.