Die moderne Geschäftswelt ist geprägt von einer rasanten Veränderungsgeschwindigkeit. Die sozialen, ökonomischen und technologischen Rahmenbedingungen für Unternehmen wandeln sich in einem noch nie dagewesenen Tempo. Die Digitalisierung verschafft Unternehmen die Chance, auch unter herausfordernden Bedingungen weiterhin wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben. Beispielsweise befreit ein hoher Automatisierungsgrad Mitarbeiter von Routine-Aufgaben, sodass sie sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren können. Die digitale Transformation schafft Freiräume, um Prozesse zu optimieren, neue Geschäftsmodelle zu etablieren und die Zukunft des Unternehmens zu sichern.
Jeder Unternehmensbereich profitiert für sich von der Digitalisierung. Die Geschäftsführung und der Chief Financial Officer finden eine Antwort auf die Frage, wie sie Innovationen und neue Geschäftsmodelle finden und fördern können, ohne das Tagesgeschäft zu vernachlässigen. Der Chief Information Officer greift auf Echtzeit-Daten zurück, aus denen sich Handlungsempfehlungen ableiten und eine höhere Agilität realisieren lassen. Vertrieb, Service und Marketing tun sich leichter damit, die bestmögliche Customer Experience zu bieten sowie Loyalität und Kundenzufriedenheit zu steigern. Und der Personalleiter ist daran interessiert, Mitarbeiter mithilfe der Digitalisierung enger an das Unternehmen zu binden und neue Fachkräfte zu gewinnen.
Ein elementares Kernstück des digitalen Wandels von Unternehmen ist das ERP-System und damit die Implementierung von SAP S/4HANA. Die Digitalisierung hat massive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Dementsprechend werden erfolgreiche Transformationsprojekte top-down geplant, umgesetzt und gesteuert. Dabei sind drei Ebenen relevant: die strategische, die taktische und die operative Ebene.
Eine entscheidende Voraussetzung für das Gelingen der digitalen Transformation ist das eindeutige Bekenntnis des Managements zum Wandel. Die Geschäftsführung muss die Unternehmensstrategie mit Leben füllen und ein klares Zielbild vorgeben. Von der obersten Ebene wird das Zielbild auf die darunterliegenden Ebenen übertragen. Wichtige Aspekte, welche die Unternehmensstrategie umfassen sollte, sind das Geschäfts- und Betriebsmodell, die Digitalisierungsstrategie, das Thema Governance bzw. Risikomanagement, Nachhaltigkeit und Unternehmensplanung.
Auf der taktischen Ebene findet die Umsetzung der auf der strategischen Ebene formulierten Ziele statt. Hierbei spielt das Business Process Management (BPM) eine zentrale Rolle, weil es darum geht, die Prozesse an die strategischen Vorgaben anzupassen und fest in der Organisation zu verankern. Auch der Umgang mit den Stammdaten ist ein wichtiges Thema in diesem Zusammenhang. Darüber hinaus stellt sich die Frage, welche IT-Strategie am besten auf die Ziele des Unternehmens einzahlt. Wo sich Dinge verändern, sollte der Wandel von einem organisatorischen Change Management begleitet werden. Damit ist sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter abgeholt fühlen und bereit sind, sich auf die Neuerungen einzulassen und die digitale Transformation mitzutragen. Schließlich sind die Menschen ein relevanter Erfolgsfaktor bei jedem Transformationsprojekt.
Hier geht es um die Realisierung der Transformation auf Prozessebene. Es ist zu klären, welche Voraussetzungen dafür erforderlich sind. Ein Beispiel: Um nachhaltige Investitionen im Sinne der EU-Taxonomie-Verordnung nachweisen zu können, muss das ERP-System über eine entsprechende Funktionalität verfügen, die diese Informationen erfasst. Ist das nicht der Fall, muss nachgerüstet werden. Lassen sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter auf die digitale Transformation ein, können daraus wertvolle Wettbewerbsvorteile erwachsen.
Wesentliche Treiber für eine ERP-Transformation hin zu SAP S/4HANA sind der Wunsch, Geschäftsprozesse und Stammdaten zu harmonisieren und zu standardisieren, sowie die Absicht, die geschäftliche Agilität durch Skalierbarkeit und Flexibilität in einer nahtlos integrierten Unternehmensarchitektur zu verbessern. Kostenoptimierungen, die Erschließung neuer Märkte und die Bereitstellung neuer Services zahlen auf die Business Excellence ein und stärken die Marktposition von Unternehmen.
Zudem schafft eine ERP-Transformation die Grundlage, um schneller auf geänderte oder neue regulatorische Vorgaben zu reagieren und die erforderlichen Informationen bereitstellen zu können. Unternehmen stehen zunehmend in der Pflicht, ihrer sozialen Verantwortung nachzukommen. Dafür müssen sie in der Lage sein, die verfolgten Nachhaltigkeitsziele bei ihren geschäftlichen Aktivitäten zu berücksichtigen und beispielsweise die Konformität der gesamten Lieferkette mit geltenden Menschenrechts- und Umweltstandards zu dokumentieren.
Ganz egal, welche Motive hinter der ERP-Transformation stehen: Unternehmen sollten fünf verschiedene Phasen durchlaufen, um das Transformationsprojekt zum Erfolg zu führen. Am Anfang steht die Erarbeitung einer Strategie, die unter anderem Ziele und Verantwortlichkeiten definiert (Schritt 1). Hier geht es vor allem um interne Klärungen, das Führen von vorbereitenden Gesprächen und die Informationsbeschaffung. Alle Projektbeteiligten entwickeln ein einheitliches Verständnis, wohin die Reise gehen soll.
Anschließend folgt eine Standortbestimmung (Schritt 2), die ermittelt, wo das Unternehmen in Sachen digitaler Transformation aktuell steht. Dieser Quick Scan dient dazu, die relevanten vorbereitenden Maßnahmen für die SAP S/4HANA-Einführung zu identifizieren und zu priorisieren. Dabei ist der Top-down-Ansatz entscheidend: Das Management und die Geschäftsführung geben die Rahmenparameter und Leitplanken vor, die anschließend von der Unternehmensspitze aus in die Organisation getragen werden. Weiterhin gilt es, die Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten (Schritt 3). Dem Change Management und dem People Enablement kommt die Aufgabe zu, die Transformation im Unternehmen zu etablieren und alle Beteiligten auf diesem Weg mitzunehmen. Nur wenn eine hohe Akzeptanz für das Projekt bei den Mitarbeitern vorhanden ist, kann sich der Erfolg einstellen. Parallel dazu läuft die Umsetzung der in Schritt 2 definierten Vorprojekte.
Nun findet die eigentliche Umsetzung des SAP S/4HANA-Projekts, also die technische Implementierung statt (Schritt 4). Das People Enablement spielt weiterhin eine wichtige Rolle, um die Mitarbeiter mit dem neuen System und seinen Möglichkeiten vertraut zu machen. Darüber hinaus fällt auch die Vorbereitung geplanter weiterer Optimierungen in diese Phase, die angegangen werden sollen, nachdem SAP S/4HANA im Produktivbetrieb ist. Abschließend gilt es, die richtigen Lehren aus dem Projekt zu ziehen und gleichzeitig die Umsetzung zusätzlicher Innovationen und Optimierungen voranzutreiben, um die Mehrwerte von SAP S/4HANA immer stärker nutzen zu können (Schritt 5). Dabei ist insbesondere eine Erkenntnis wichtig: Die Transformation des Unternehmens ist eigentlich niemals zu Ende, sondern geht kontinuierlich weiter.