In 7 Schritten zur umfassenden Entscheidungsgrundlage für SAP S/4HANA

Vielen Unternehmen steht die SAP S/4HANA-Transformation noch bevor. Damit der Umstieg auf die neueste ERP-Generation gelingt, bedarf es einer ganzheitlichen Perspektive, die nicht nur die technologische Dimension berücksichtigt, sondern auch strategische und prozessuale Aspekte in den Blick nimmt. Aufgrund der Komplexität des Themas ist es unerlässlich, die SAP S/4HANA-Transformation sorgfältig vorzubereiten.

Checkliste für Projektverantwortliche zur Vorbereitung auf SAP S/4HANA

IBsolution hat dafür ein standardisiertes Vorgehen in sieben Schritten entwickelt, das zahlreiche Best Practices, die bewährte SAP-Projektmethodik und unsere langjährige Erfahrung in der SAP-Beratung kombiniert. Das Ziel dieser Herangehensweise ist es, in Anlehnung an die Unternehmensstrategie (Geschäftsmodell, Digitalisierung, Nachhaltigkeit etc.) die Machbarkeit und den Nutzen der SAP S/4HANA-Transformation für das Unternehmen zu ermitteln. Im Ergebnis erhält das Unternehmen eine maßgeschneiderte Roadmap als verlässliche Entscheidungsgrundlage für den erfolgreichen Wechsel zu SAP S/4HANA.

Schritt #1: Vorbereitung

Üblicherweise startet die Vorstudie zur SAP S/4HANA-Transformation mit einem Kick-off-Workshop. Inhaltlich geht es darum, dass sich die Projektbeteiligten des Unternehmens und des Beratungspartners kennenlernen, einen ersten Überblick der vorhandenen Systemlandschaft bekommen und die individuelle Ausgangssituation des Unternehmens erfassen. Darüber hinaus soll der Kick-off-Workshop die Ziele und Erwartungshaltungen der Projektbeteiligten definieren. Ein initiales Scoping dient dazu, die wesentlichen Aspekte des Projekts festzulegen. Der Entwurf eines ersten groben Zeitplans bildet den Abschluss der ersten Phase.

Schritt #2: Fokus-Interviews

Da es sich bei SAP S/4HANA um ein strategisches Projekt handelt, ist die Einbindung und Unterstützung der Unternehmensspitze essenziell. Fokus-Interviews mit der Geschäftsführung dienen dem Zweck, die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu ermitteln. Dieser Schritt ist für die SAP S/4HANA-Einführung besonders relevant, da die künftige SAP S/4HANA-Umsetzung zur übergeordneten Unternehmensstrategie passen muss. Außerdem etabliert diese Vorgehensweise wichtige Rahmenbedingungen und Leitplanken für den weiteren Verlauf des SAP S/4HANA-Transformationsprojekts. Letztlich geht es darum, das Commitment der Geschäftsführung zu dokumentieren.

Schritt #3: Potenzialanalyse

In Workshops mit dem Senior Management aus den relevanten Fachbereichen werden potenzielle Optimierungs- und Innovationsthemen für die verschiedenen Abteilungen identifiziert. Bei Bedarf erhalten die Führungskräfte mithilfe von kurzen Produktdemos einen ersten Eindruck vom Look-and-feel von SAP S/4HANA, um die Vorteile aufzuzeigen und die Identifikation der Führungskräfte mit der Transformation zu stärken.

Schritt #4: Strukturierung und Priorisierung

Basierend auf den Ergebnissen der Fokus-Interviews und der Potenzialanalyse erfolgt eine Strukturierung und Priorisierung der umzusetzenden Themen. Dazu gehört beispielsweise die Festlegung von Themen und Inhalten für die anstehenden Vorprojekte inklusive einer klaren Zuteilung der Verantwortlichkeiten, ersten Aufwandsschätzungen und eines groben Zeitplans. Die Liste der priorisierten Themen kann anschließend vom Management freigegeben werden.

Schritt #5: Planung der Vorprojekte

In mehreren Workshops nehmen die Beteiligten eine Grobplanung der Arbeitspakete vor, die insbesondere den jeweiligen Umfang, den Zeitplan und die Rahmenbedingungen berücksichtigt. Typische Themen, die in separaten Vorprojekten bearbeitet werden, sind Stammdaten, Organizational Change Management (OCM), Schnittstellen zu Sub-Systemen, Migration und das SAP Fiori-Konzept. Das Ziel dieser Phase ist es, eine definierte Vorgehensweise für alle genehmigten Arbeitspakete bzw. Vorprojekte festzulegen – einschließlich verlässlicher Aufwandsschätzungen und eines realistischen Zeitplans.

Schritt #6: SAP S/4HANA Business Case und Roadmap

Die Definition des SAP S/4HANA Business Case und der Roadmap für die Transformation steht im Mittelpunkt des nächsten Schritts. In diesem Zuge wird gegebenenfalls auch das passende Lizenzmodell für SAP S/4HANA ermittelt. Die Erstellung eines Fahrplans für die SAP S/4HANA-Einführung mit Arbeitsumfang, Aufwandsschätzung und Zeitplan/Meilensteinen stellt den Abschluss der Vorstudie dar.

Schritt #7: Ergebnispräsentation

Die relevanten Inhalte der vorangegangenen Schritte werden dokumentiert und der Geschäftsführung abschließend im Rahmen einer Ergebnispräsentation vorgestellt. Konkrete Handlungsempfehlungen weisen den Weg für das weitere Vorgehen bei der SAP S/4HANA-Transformation.

Fazit: Maßgeschneiderte Roadmap für die SAP S/4HANA-Transformation

Je sorgfältiger die SAP S/4HANA-Transformation vorbereitet wird, desto höher ist anschließend die Wahrscheinlichkeit für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Das standardisierte Vorgehensmodell von IBsolution liefert eine Standort- und Reifegradbestimmung, bindet alle relevanten Stakeholder ein und schafft Klarheit für das weitere Vorgehen. Unternehmen erhalten eine faktenbasierte Entscheidungsgrundlage und eine maßgeschneiderte Roadmap für die Einführung von SAP S/4HANA – und werden dadurch in die Lage versetzt, zukunftsfähige und investitionssichere Entscheidungen zu treffen sowie das Projektrisiko zu minimieren.