Data Governance: Schlüssel zur erfolgreichen Finance Transformation

Die Finanzfunktion durchläuft in vielen Unternehmen derzeit eine umfangreiche Transformation. Getrieben von einem harten globalen Wettbewerb, muss die Finanzabteilung vom reinen Verwalter der Unternehmenszahlen zum Enabler des Business von morgen werden. Angesichts dieses Rollenwechsels trägt die Finanzabteilung bzw. der Chief Financial Officer (CFO) eine größere Verantwortung denn je: Ob strategische und operative Planung, Reporting oder Forecasting – auf der Basis von Finanzzahlen treffen Unternehmen Entscheidungen, planen Strategien und ergreifen operative Maßnahmen – und das in immer kürzeren Zyklen.

8 Handlungsempfehlungen für effektive Data Governance

Falsche Zahlen haben gravierende Folgen

Was aber passiert, wenn sich Unternehmen nicht auf ihre Datenbasis verlassen können und die Werte nicht stimmen? Die Folgen sind nicht unbedingt immer unmittelbar erkennbar, haben aber gravierende Auswirkungen:

• Möglicherweise werden falsche Entscheidungen getroffen, die ausbleibenden Umsatz bedeuten können.

• Eventuell gibt es umständliche Abläufe und – damit einhergehend – erhöhte Kosten, die nicht identifiziert werden und den Wettbewerbern einen Vorteil bieten.

• Am schlimmsten wiegt die Unsicherheit, wenn das Vertrauen in die Zahlen und damit in die Organisation schwindet. Diese Entwicklung lähmt das gesamte Unternehmen – vom obersten Management (das möglicherweise falsch oder zu zögerlich agiert) bis hin zum einfachen Mitarbeiter (dessen fehlendes Vertrauen direkt zur Kündigung führen kann).

Data Governance und die Finanzdaten

Data Governance beschreibt die Struktur der Organisation und die dazugehörigen Prozesse im Unternehmen, die für die Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit und Qualität der Daten verantwortlich sind. Damit nimmt Data Governance eine Schlüsselrolle in der Finance Transformation ein. Es ist entscheidend, sich grundlegend und aktiv Gedanken darüber zu machen, wer die richtigen Personen (und die damit verbundenen Rollen) sind, um die Finanzdaten zu bearbeiten, Änderungen zu genehmigen und ihre Qualität sicherzustellen. Es sollte weder Überschneidungen noch Lücken in der Verantwortung geben.

Zudem ist es wichtig, effektive und effiziente Prozesse im Umgang mit den Finanzdaten zu haben. Allzu oft sind die Handlungsabläufe in Unternehmen historisch gewachsen und bedürfen einer kritischen Prüfung, ob sie im digitalen Zeitalter noch zielführend sind.

Dokumentierte Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und eine kontinuierliche Datenqualitätsprüfung sind die elementare Basis, auf der Daten korrekt erstellt, verarbeitet und verwendet werden. Damit einher geht eine optimale Datentransparenz, die im Bedarfsfall jederzeit Aufschluss darüber geben kann, wo Daten herkommen, wann und von wem sie geändert oder wo und wie sie verwendet wurden.

Data Governance: Grundlage für Datenqualität und Datenschutz

Gleichzeitig bildet Data Governance eine wesentliche Voraussetzung für Datenschutz und Compliance – zwei Themen, die gerade bei Finanzdaten einen hohen Stellenwert haben. Denn Finanzdaten sind vertrauliche Daten und müssen vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch geschützt werden.

Wichtig ist zu verstehen, dass der Aufbau einer Data Governance diesbezüglich nur den ersten Schritt darstellt. Sie bildet die Basis, auf der die Datenqualität sauber definiert, gemessen und visualisiert werden kann. Erst danach lassen sich die passenden Maßnahmen beschreiben und umsetzen, die langfristig eine hohe Datenqualität sicherstellen.

Data Governance ist ein entscheidender Baustein, um im Rahmen der Finance Transformation Vertrauen in die Daten, ihre Richtigkeit und ihre Aktualität herzustellen. Darüber hinaus liefert Data Governance die notwendige Voraussetzung für die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben wie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ebenso sind Daten elementar beim Einsatz neuartiger Konzepte und Technologien wie der künstlichen Intelligenz: Die Systeme und Modelle sind immer nur so gut wie die Daten, mit denen sie gefüttert werden bzw. mit denen sie arbeiten.

Fazit: Transparente Daten und Abläufe mit Data Governance

Data Governance allein kann die Finance Transformation nicht realisieren. Sie ist aber ein entscheidender Faktor für ihr Gelingen. Nur mit einer klaren Datenstrategie und -dokumentation sowie mit einer sauberen Organisations- bzw. Prozessdefinition kann eine transparente Datenqualität erreicht und stetig verbessert werden. Verlässliche Daten in hoher Qualität geben der Finanzfunktion das erforderliche Rüstzeug an die Hand, das für eine erfolgreiche Finance Transformation zwingend benötigt wird.