Typische Stolpersteine bei der Personalkostenplanung mit SAP

Die Personalkostenplanung kombiniert individuelle Annahmen zu Mitarbeitern oder Planstellen mit pauschalen Annahmen für Mitarbeitergruppen oder Unternehmensbereiche. Aufgrund der monatlichen Abrechnungsergebnisse weisen die aktuellen Personaldaten einen besonders hohen Grad an Genauigkeit auf. Dieser nimmt immer stärker ab, je weiter sich die Betrachtung in die Zukunft verlagert. Umgekehrt steigt die strategische Relevanz der Zahlen, wenn Unternehmen über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren vorausblicken und planen.

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Personalkostenplanung mit SAP ermöglicht Unternehmen, ihre Personalkosten zu verwalten und – ausgehend von den Ist-Daten – für die Zukunft zu prognostizieren und zu simulieren. Zeitgemäße Planungslösungen wie die SAP Analytics Cloud (SAC) bieten vielfältige Features und sind in der Lage, die individuellen Anforderungen von Unternehmen in Bezug auf die Personalkostenplanung abzubilden. Beim Aufbau einer entsprechenden Anwendung lauern allerdings bestimmte Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen sollten, damit die Personalkostenplanung softwareseitig bestmöglich unterstützt wird.

Wichtige Fragestellungen beim Aufbau einer SAP-Planungslösung

Zentrale oder dezentrale Planung?

Unternehmen müssen eine Grundsatzentscheidung treffen, ob sie die Personalkostenplanung zentral oder dezentral innerhalb ihrer Organisation durchführen möchten. Für beide Varianten gibt es überzeugende Argumente. Bei der dezentralen Planung führen beispielsweise Teamleiter anhand einer Aufbauorganisations- oder Kostenstellenhierarchie die Personalplanung durch. Organisatorisch ist eine solche dezentrale Planung erheblich aufwendiger, da deutlich mehr Personen operativ involviert sind. Die größte Stärke der dezentralen Planung besteht darin, dass die Teamleiter deutlich näher an den Mitarbeitern sind als die zentralen Funktionen aus dem Personalcontrolling. So lässt sich das Wissen der Führungskräfte einbeziehen, das noch nicht in den transaktionalen HR-Abrechnungssystemen abgebildet ist. Gleichzeitig fördert die dezentrale Planung auch eine Kultur des Delegierens und der Verantwortungsübernahme und erhöht die Transparenz und Akzeptanz für die Personalplanung.

Umgekehrt überzeugt die zentrale Planung durch einen schlanken Prozess und umgeht organisatorische Hürden. Es sind deutlich weniger Abstimmungen erforderlich, sodass der Ressourceneinsatz geringer ist. Auch bei Versetzungsszenarien trägt die zentrale Planung dazu bei, die Komplexität des Prozesses zu reduzieren. Der Nachteil ist das fehlende Wissen in den Zentralfunktionen bezüglich der Mitarbeiter.

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Mengenplanung oder stellengenaue Planung?

Die Mengenplanung basiert auf den Ergebnissen der Produktionsplanung als wesentlichen Treibern. Kostensätze werden anhand angefallener Personalkosten und geleisteter Produktionsstunden ermittelt. Die Plankosten und benötigte Full Time Equivalents (FTEs) für die Planperioden errechnen sich dabei anhand angepasster Kostensätze und angeforderter Planstunden. In produktionsintensiven Unternehmen hilft die Mengenplanung, eine rasche Übersicht über die benötigten Kapazitäten und die Plankosten zu ermitteln. Der Fokus der Mengenplanung verbleibt dabei auf den signifikanten Kosten- und Kapazitätstreibern. Daraus resultieren ein geringerer Ressourceneinsatz in der operativen Planungsdurchführung und weniger Aufwand für Abstimmungen. Ein wesentlicher Nachteil besteht jedoch in der geringeren Genauigkeit der Mengenplanung.

Bei der stellengenauen Planung erfolgt hingegen die Planung von Stellen und Mitarbeitern anhand personalwirtschaftlicher Maßnahmen. Der funktionale Unterschied zur Mengenplanung besteht darin, dass die Planung individuell für einen Mitarbeiter oder eine Stelle ausgeführt wird. Die Granularität der Daten ist hierbei um ein Vielfaches höher. Kosten und FTEs können anhand von individuellen Eingruppierungen und Zeitereignissen detailliert hochgerechnet werden. Dank der Planung und Validierung auf Mitarbeiter- oder Stellenebene erhöht die Stellenplanung die Genauigkeit und die Transparenz der Planung. Zudem rückt der Mitarbeiter in den Fokus, was durchaus eine bewusste Philosophie in der Personalsteuerung sein kann.

Grundsätzlich haben sowohl die Mengenplanung als auch die stellengenaue Planung ihre Berechtigung. Zeitgemäße Planungsanwendungen sollten in der Lage sein, beide Ansätze gleichermaßen zu unterstützen.

Welche Berechtigungen sind erforderlich?

Mitarbeiterdaten sind besonders sensibel und benötigen daher ein klares Berechtigungskonzept, das festlegt, wer welche Daten zu welchem Zeitpunkt sehen darf. Damit verbunden ist die Fragestellung, welche Informationen zu den Mitarbeitern ein Planer benötigt, um die Personalkostenplanung durchführen zu können. Relevant sind beispielsweise Daten zur Kontierung (Organisationseinheit, Kostenstellen, Mitarbeiterkreise, Entgeltgruppen etc.) sowie Informationen zu den Entgeltansprüchen (Fixum, variable Anteile, Sonderzahlungen, Sozialversicherungsbeiträge).

Für die strategische Personalplanung ist auch das Geburtsdatum relevant, um Renteneintritte oder die Altersstruktur im Unternehmen abbilden zu können. Diversity-Analysen erfordern zudem die Kenntnis des Geschlechts. Die Mitarbeiterzugriffe müssen prozessual und berechtigungsseitig geklärt sein. Es gilt zu verhindern, dass zu schützende Mitarbeiter-Informationen unbefugt in den Zugriff der Planer gegeben werden. Das betrifft sowohl Sichten auf die Planungsanwendung als auch Zugriffe auf Mitarbeiter-Stammdaten (Kontextmenüs).

Versetzungsszenarien mit Workflows abbilden?

Es ist empfehlenswert, beim konzeptionellen Aufbau der Planungsanwendung Versetzungsszenarien mit Workflows von Beginn an zu berücksichtigen. Wenn ein Mitarbeiter die Kostenstelle oder die Organisationseinheit wechselt, muss der Zielbereich sehen, um welchen Mitarbeiter es sich handelt, und benötigt Informationen zu Attributen wie der aktuellen Stellenbeschreibung oder der Entgeltgruppe etc. Die Planungsanwendung muss also eine individuelle Sicht auf die Workflow-Informationen bereitstellen.

Weiterhin muss die Versetzung freigegeben oder zurückgewiesen werden. Entsprechend gilt es, ein solches Szenario auch berechtigungsseitig abzubilden. Sollen Anfrage und Freigabe per Workflow oder organisatorisch – also durch die direkte Absprache der betroffenen Kollegen – erfolgen? Solche Versetzungsszenarien von vornherein in der Planungslösung mitzudenken, erleichtert die Konfiguration der Planungsanwendung sowie den zukünftigen Prozessablauf in der Praxis erheblich.

Weitere relevante Fragestellungen

Darüber hinaus gibt es weitere Aspekte, die es bei der Konzeption einer auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen Planungslösung zu beachten gilt. Dazu gehört beispielsweise die Frage, welche Planszenarien benötigt werden. Ein Budgetplan für das nächste Geschäftsjahr, ein Forecast zur Vervollständigung des aktuellen Geschäftsjahrs oder ein rollierender Forecast für die permanente Betrachtung der Organisationsentwicklung erfordern unterschiedliche Ausprägungen in den Funktionalitäten. Für einen rollierenden Forecast muss zudem festgelegt werden, welches System – die Planungsanwendung oder das System, das die transaktionalen Daten beinhaltet – bei widersprüchlichen Daten die Hoheit hat.

Möchte das Unternehmen Best-Case- und Worst-Case-Szenarien nutzen? Damit lassen sich unterschiedliche Prognosen für die weitere Geschäftsentwicklung skizzieren. Der Planung kommt in diesem Fall die Aufgabe zu, zukünftige Ereignisse vorwegzunehmen.

Fazit: So geht moderne Personalkostenplanung mit SAP

Moderne Personalkostenplanung mit SAP bietet Unternehmen ein wesentliches Instrument, um ihre Personalkosten effizient zu planen, strategische Entscheidungen zu treffen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Die richtigen Funktionalitäten, passende Berechtigungen und eine einheitliche Datenbasis ermöglichen eine systematische, präzise Planung und Kontrolle der Personalkosten. Wer die typischen Stolpersteine bei der Personalkostenplanung kennt, ist in der Lage, sie bei der Konzeption einer entsprechenden SAP-Lösung zu berücksichtigen und das Zielbild der Planungsanwendung so festzulegen, dass sie alle erforderlichen Kriterien eines Unternehmens erfüllt.