Warum Unternehmen Personalkennzahlen systematisch erfassen sollten

Ein Personalkennzahlen-System fasst alle für ein Unternehmen relevanten Personalkennzahlen in Handlungsfeldern zusammen. Die Kennzahlen können mit Zielgrößen beschrieben werden. Ein systematisches und regelmäßiges Reporting mit Abweichungsanalysen schafft im Ergebnis die Basis für ein strategisches Personalmanagement.

Unternehmenssteuerung anhand von Personalkennzahlen

Die Personalstrategie bündelt dabei die Handlungsfelder der Personalarbeit und hat direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Üblicherweise werden die Handlungsfelder Personalstruktur, Gesundheit, Personalkosten und Recruiting unterschieden. Um größtmögliche Wirkung zu erzielen, sollte die Personalstrategie im Einklang mit der übergeordneten Unternehmensstrategie stehen. Das Ziel ist es, Personal mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort vorzuhalten und auf diese Weise die Unternehmensstrategie personalseitig abzusichern.

Strategie bestimmt die relevanten Personalkennzahlen

Welche Personalkennzahlen für eine Organisation relevant sind, hängt wesentlich von der Unternehmensstrategie ab. Verfolgt das Unternehmen eine Wachstums-, eine Konsolidierungs- oder eine Ergebnisstrategie? Benötigt es dementsprechend einen Personalaufbau oder -abbau? Welche qualitativen Weiterentwicklungsmaßnahmen sind für die Mitarbeiter erforderlich, damit sie bestmöglich zur Verwirklichung der Unternehmensstrategie beitragen können?

Unabhängig von solchen Fragestellungen gibt es einen gemeinsamen Kern von Personalkennzahlen, den nahezu alle Organisationen berichten. Dazu gehören in der Regel statistische Kennzahlen wie Personalstände und Full-Time Equivalents (FTEs). Eine wichtige Anforderung im Personalwesen ist es, diese Kennzahlen nach Unternehmenskriterien wie Mitarbeiterkreisen, Job-Familien, Alter oder Geschlecht getrennt berichten zu können.

Personalkosten und Gesundheitsmanagement

Die Kennzahlen zur Personalstruktur werden um Kennzahlen zur Mitarbeiterfluktuation und zu den Personalkosten ergänzt. Strukturierte Analysen der Personalkosten sind dabei heute nicht zuletzt vor dem Hintergrund einer geschlechtergerechten Bezahlung und einer gewünschten Zusammensetzung der Personalstruktur relevant.

Ein weiteres Handlungsfeld ist das Gesundheitsmanagement. Hier sind klassischerweise Krankenstände – mit und ohne Entgeltfortzahlung – zu verfolgen. Dabei spielen vor allem zwei Aspekte eine Rolle: Zum einen sind Unternehmen daran interessiert, möglichst wenige Produktivzeiten durch Erkrankung zu verlieren. Zum anderen hat der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht und sollte sich proaktiv für die Gesundheit seiner Belegschaft einsetzen. In stark produktionslastigen Unternehmen haben zusätzlich Kennzahlen wie Kosten pro Kapazität (FTE) große Bedeutung.

Mitarbeiterzufriedenheit und Organisationseffizienz

Nachhaltig wichtig sind Kennzahlen im Kontext der Mitarbeiterzufriedenheit. Sie haben den Zweck, die Wahrnehmung der Mitarbeiter besser zu verstehen, um Rückschlüsse auf Fluktuationsrisiken, organisationsbedingte Missstände oder nicht genutzte Unternehmenspotenziale ziehen zu können.

Abgerundet werden die Personalkennzahlen üblicherweise durch Prozesskennzahlen im Sinne der Organisationseffizienz. Wie lange dauert es beispielsweise, einen Personalvorgang in der Organisation zu bearbeiten? Wie lange braucht das Unternehmen, um ausgeschriebene Stellen neu zu besetzen? Wie lange durchläuft eine Bewerbung die Organisation?

An dieser Stelle kommen somit auch Recruiting-Kennzahlen ins Spiel: Wie viele ausgeschriebene Planstellen gibt es in der Organisation? Wie viele Bewerbungen mit welchen Qualifikationen erhält ein Unternehmen? Wo kommen die Bewerbungen her?

ESG Reporting verlangt auch Personalkennzahlen

Durch die systematische Erfassung von Personalkennzahlen steuern und unterstützen Unternehmen direkt ihre Unternehmensstrategie. Unabhängig davon machen es die gesetzlichen Bestimmungen rund um den Themenkomplex „Environmental, Social & Governance (ESG)“ erforderlich, eine Reihe von Personalkennzahlen zu berichten. So fordert die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) Unternehmen auf, Stellung zu den Auswirkungen ihrer Wertschöpfungskette und ihrer geschäftlichen Aktivitäten hinsichtlich Mitarbeiter, Partner, Lieferanten und Mitmenschen zu beziehen.

Die Kennzahlen, die das ESG Reporting berücksichtigen muss, sind dabei nicht grundlegend neu. Es handelt sich vielmehr um Kennzahlen, die Unternehmen in der Regel heute schon für ihre Belegschaft erheben. Sie müssen allerdings mit weiteren Informationen detailliert werden, die in einem ganzheitlichen HR-Kennzahlen-System ohnehin enthalten sein sollten.

Es ist also zu klären, wie Krankheiten und Arbeitsunfälle heute berichtet werden bzw. inwieweit gegebenenfalls die Datengrundlage verfeinert werden muss. Umgekehrt sollten in einem analytischen Personal-Berichtssystem Kriterien wie Stellen, Job-Profile, Mitarbeitergruppen und -kreise sowie Geschlecht und Alter ohnehin vorhanden sein. Diese Kriterien ermöglichen einen Drill-down, zum Beispiel für die Darstellung einer geschlechtergerechten Bezahlung.

Fazit: Vorgehen bei der Etablierung eines Personalkennzahlen-Systems

Personalkennzahlen systematisch zu erfassen, verschafft Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Dementsprechend sollten sie einen Weg finden, ein Personalkennzahlen-System zu etablieren. Idealerweise legen Organisationen ihre Unternehmens- und ihre Personalstrategie zugrunde, um die relevanten Handlungsfelder und Personalkennzahlen zu definieren. Sind diese identifiziert, können sich Unternehmen im nächsten Schritt Gedanken über die notwendigen Reporting-Merkmale und -Kriterien machen.

Anschließend ist es wichtig, geeignete Formate festzulegen, mit denen sich die Inhalte zu den Zielgruppen transportieren lassen. Beispielsweise benötigt der Power User im Personalcontrolling eher Excel-basierte Listen für weitere Drill-down-Möglichkeiten, während die Management-Linie in der Regel gleichartige, strukturierte Berichte mit weniger Freiheitsgraden bevorzugt. Für das Top-Management wiederum eignen sich eher aggregierte Auswertungen in interaktiven Dashboards. Die passenden Formate stellen sicher, dass die verschiedenen Unternehmensbereiche und Hierarchie-Ebenen die bereitgestellten Personalkennzahlen bestmöglich für die Erledigung ihrer Aufgaben verwenden können.